Cómo KLEI Reemplazó la Adivinanza Financiera con Claridad en Tiempo Real
KLEI fabrica pegatinas, no producidas en masa, sino duraderas y cuidadosamente terminadas, de Ucrania. Fundada en 2017 por Mykyta Anikanov, la empresa comenzó como una operación de diez personas que parecía más una familia que un negocio. Creció rápidamente: pedidos llegaron de clientes internacionales incluyendo Reface, Wix, Banda Agency y Wikimedia, y clientes tan lejanos como Canadá estaban dispuestos a esperar semanas por entregas sin gastos de marketing adicionales.
“\"Abro Finmap, veo el saldo, gastos próximos, seguimos en números positivos, y continúo.\”
— Mykyta Anikanov, Fundador, KLEI
Desafío
El crecimiento no vino con visibilidad. Las finanzas de KLEI vivían en cuentas bancarias separadas, hojas de cálculo y notas mentales del propio Anikanov. Los pedidos variaban mucho: desde pegatinas individuales hasta tiradas de 10,000, cortadas, empaquetadas o corporativas, y cada tipo de pedido tenía su propia estructura de costos que el equipo no podía ver fácilmente. Los métodos de pago mixtos creaban brechas de efectivo, y como el saldo bancario se acercaba a cero incluso mientras los pedidos seguían aumentando, Anikanov no podía responder la pregunta básica: ¿KLEI era realmente rentable, o solo estaba ocupado?
«Las finanzas siempre han sido mi punto débil: fue muy difícil para mí», dice. El estrés tenía un ritmo: «Antes, estaría tranquilo por dos días y luego estresado por dos semanas. Ahora es lo opuesto: siempre estoy tranquilo».
Solución
KLEI implementó Finmap en otoño de 2021 y la utilizó para consolidar cada cuenta, hoja de cálculo y nota mental en un solo lugar, con un saldo en vivo y calendario de pagos reemplazando la instantánea retroactiva que el equipo solía armar. Dos cambios se destacaron.
Primero, una vez que Finmap hizo visibles las cuentas por cobrar, el equipo identificó un patrón de clientes que pagaban tarde y cambió el negocio a una política de prepago únicamente. «Después de implementar gestión financiera, vi en Finmap que realmente teníamos cuentas por cobrar. Así que simplemente dijimos: de aquí en adelante, solo prepago», dice Anikanov.
Segundo, KLEI construyó una estructura de categorías dentro de Finmap, categorías separadas para pegatinas individuales y paquetes de pegatinas, de modo que finalmente podía ver qué tipos de pedidos eran realmente rentables en lugar de juzgar el negocio por el saldo total solamente. «Antes, solo mirábamos el total: el dinero entró, así que estábamos bien. Pero una vez que comenzamos a dividir por tipos de pedidos, vimos que no todo era igualmente rentable», dice.
También construyó una rutina alrededor del sistema en lugar de tratarlo como una solución única: «Pasa tiempo en finanzas semanalmente. Incluso 30 minutos analizando los números te dan más que conjeturas o intuición. Un fundador debe saber qué significa cada número y tomar decisiones basadas en hechos».
Resultados
El cambio más claro es cómo Anikanov comienza su día ahora. «Abro Finmap, veo el saldo, gastos próximos, seguimos en números positivos, y continúo. Antes, tenía que verificar tres cuentas bancarias, hojas de cálculo, notas, y aún así no estar seguro», dice.
Ese cambio de verificar tres lugares a verificar uno liberó tiempo y atención que solían dedicarse a la ansiedad financiera. Para 2025, KLEI había recaudado inversión y comenzado a construir su propia instalación de producción, abierto nuevas cuentas y puesto una nueva estructura financiera para acompañar su crecimiento, el tipo de hitos que son difíciles de alcanzar mientras se adivina rentabilidad pedido por pedido.
Cuando se le pregunta qué le diría a otro fundador en la misma posición, Anikanov se refiere al hábito más que al software: conoce tus números, verifícalos cada semana, y deja que los hechos, no la intuición, impulsen la próxima decisión.
