Cómo LIBERT Ahorró $8,348 al Año al Reemplazar Hojas de Cálculo con Finmap
LIBERT ejecuta transporte de clase de negocios y premium en Ucrania: reservas individuales y corporativas, transporte de delegaciones oficiales, logística de eventos, rutas internacionales, vehículos blindados para viajes sensibles a la seguridad y conductores que hablan inglés. Andriy Antonenko fundó la empresa en 2008 y la construyó alrededor de un principio simple: el orden importa, especialmente en finanzas, por lo que capacitó a su equipo en un sistema de reporte claro desde el principio.
“\"Finalmente, se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, lo cual es una de las claves del éxito para mí.\”
— Andriy Antonenko, Propietario, LIBERT
Desafío
Esa disciplina era manual. LIBERT funcionaba en hojas de cálculo hechas a medida, y al final del año eso significaba reconciliar más de doce tablas mensuales que se habían vuelto demasiado complejas para confiar sin verificación constante. Cada noche conllevaba el mismo riesgo. «Si por la noche no verificas todo contra las tablas y no listas adicionalmente todos los resultados, o pierdes un error en alguna parte, ¡entonces mañana será imposible desenredar esta maraña de datos!», dice Antonenko. La carga de trabajo había superado lo que un solo gerente de operaciones podría razonablemente manejar en horas normales, y los sistemas de CRM que LIBERT intentó en el camino no se ajustaban a cómo el negocio realmente funcionaba; ninguno de ellos estaba construido alrededor de conductores, vehículos y proyectos de la manera que una empresa de transporte necesita.
Solución
Antonenko decidió probar Finmap. «El sistema es simple y todo es claro. Y la reunión en línea con el consultor de soporte hizo posible personalizar el servicio exactamente a mi formato de negocio», dice.
La empresa construyó su configuración de Finmap alrededor de cómo realmente funciona: cada uno de los aproximadamente 20 conductores de LIBERT obtiene una cuenta individual para registrar gastos con recibos y etiquetarlos a un proyecto, por lo que el gasto nunca es un misterio cuando llega a la oficina principal. Los autos individuales se rastrean como proyectos por derecho propio, mostrando costos de servicio e ingresos por clase de vehículo. Un panel también proporciona a Antonenko visibilidad del consumo de combustible de cada conductor contra sus límites.
Resultados
El resultado más claro es una contratación que LIBERT ya no necesita hacer. Tomar un gerente de operaciones adicional, al salario mensual promedio de Ucrania de $750, costaría a la empresa aproximadamente $8,780 al año. La suscripción anual de Finmap cuesta $432, un ahorro neto de $8,348 al año, además de la nómina y los gastos generales de gestión que una nueva contratación habría añadido.
Día a día, eso también significa menos tiempo dedicado a la reconciliación y más tiempo ejecutando el negocio: límites de combustible, saldos de conductores y rentabilidad a nivel de vehículo ahora son algo que Antonenko puede verificar en un panel en lugar de reconstruir a partir de una pila de tablas. El otro resultado es más difícil de poner un número pero importa igual para él: confianza dentro del equipo. «Finalmente, se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, lo cual es una de las claves del éxito para mí. Es importante que haya suficiente para todos, entonces el trabajo de los conductores será cómodo y el nivel de nuestro servicio solo crecerá», dice.
Ya está pensando en qué más podría asumir el sistema: «No sabía ni si había programas similares o competidores de Finmap. ¿Y por qué, si este sistema me satisface completamente? Sería bueno para nuestro negocio poder no solo emitir facturas en Finmap, sino también proporcionar certificados de trabajos completados».
