Cómo Mathema Reemplazó un Error de Excel de $250 con Control Financiero Diario
“\"Tuve suerte con mis finanzas, siempre escuché a gente inteligente, y todos dijeron: controla tus finanzas.\”
— Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema
Desafío
Mathema es una escuela de matemáticas en línea que hoy ejecuta más de 20,000 lecciones al mes para más de 2,000 estudiantes. No comenzó de esa manera, y no comenzó en Finmap tampoco: el cofundador Vitalii Shkil construyó las finanzas tempranas de la empresa en Excel, de la manera que la mayoría de fundadores lo hacen. Funcionó, hasta que la escala alcanzó eso. Las hojas de cálculo que se suponía debían dar a Shkil una imagen financiera completa nunca la entregaron realmente: las actualizaciones se atrasaban, y el negocio pagó por ello de maneras que eran difíciles de ver viniendo. En un incidente, un error dentro de una fórmula de Excel le costó al negocio $250, y tardó al equipo dos horas de búsqueda solo para encontrar dónde el número se había hecho mal.
Para Shkil, esa clase de brecha importaba más de lo que podría haber importado para un fundador de primera vez. Entró al negocio ya cargando conocimiento de contabilidad financiera, y no estaba dispuesto a dejar que una hoja de cálculo fuera el techo en qué tan bien podía aplicarlo. «Tuve suerte con mis finanzas, siempre escuché a gente inteligente, y todos dijeron: controla tus finanzas», dice.
Solución
Desde marzo de 2021, Mathema ha ejecutado su gestión financiera en Finmap. Shkil conectó las cuentas bancarias de la empresa de modo que las transacciones se posteen automáticamente en lugar de ser escritas a mano, cerrando el paso de entrada manual donde el error de $250 se había colado. También configuró acceso basado en rol en el equipo, de modo que la gente pudiera registrar y ver los números relevantes a su parte del negocio sin que cada titular de cuenta necesitara visibilidad financiera completa.
El hábito diario es monitoreo de flujo de caja: una vista del mismo día de qué se está moviendo dentro y fuera, reemplazando la imagen retrasada y propensa a errores que Excel solía darle. En la cima de esa verificación diaria, Shkil revisa un estado de P&L y flujo de caja mensual, y rastrea pagos de primera lección específicamente, ya que esa métrica le dice si los estudiantes nuevos realmente se están convirtiendo en pagadores en lugar de solo inscribirse. Utiliza los mismos números para mantener la estructura de costo de Mathema bajo revisión regular, buscando categorías que valga la pena optimizar mientras la escuela escala. «Ya estaba aplicando mi conocimiento de contabilidad financiera a un negocio nuevo, hacerlo financieramente saludable desde el inicio», dice.
Resultados
Mathema ha crecido en una escuela que ejecuta más de 20,000 lecciones al mes para más de 2,000 estudiantes, con reportes financieros que ya no dependen de alguien recordando actualizar una hoja de cálculo correctamente, o capturando un error antes de que le cueste dinero real. Bajo la disciplina de flujo de caja diaria que Shkil construyó alrededor de Finmap, la empresa reporta que nunca ha caído en una brecha de efectivo, el exacto tipo de punto ciego que le costó al negocio $250 y dos horas perdidas atrás cuando Excel era el sistema completo.
Para Shkil, la elección de herramienta nunca fue puramente financiera. «También quiero apoyar productos ucranianos geniales como Finmap», dice.
