Εποχικότητα Εσόδων Πρακτορείου: Πώς να Επιβιώσετε τους Αδύναμους Μήνες

Στα περισσότερα πρακτορεία, τα έσοδα ταλαντεύονται: γεμάτα μήνες και άδειοι μήνες. Οι πελάτες σταματούν έργα το καλοκαίρι, οι προϋπολογισμοί «παγώνουν» τον Ιανουάριο, ένα μεγάλο συμβόλαιο λήγει — και ο μήνας πέφτει άδειος. Το πρόβλημα δεν είναι η εποχικότητα καθαυτή, αλλά το ότι τα έξοδα του πρακτορείου παραμένουν σταθερά κάθε μήνα, ενώ τα έσοδα όχι. Όταν ένας αδύναμος μήνας σας πιάνει απροετοίμαστους, μετατρέπεται σε ταμειακό κενό και πανικό. Όμως η εποχικότητα μπορεί να προβλεφθεί και να προετοιμαστείτε γι' αυτήν.

Ας δούμε πώς να περάσετε τους αδύναμους μήνες χωρίς άγχος.

Γιατί τα έσοδα του πρακτορείου είναι ασταθή

Οι λόγοι της εποχικότητας ποικίλλουν: οι ίδιες οι επιχειρήσεις των πελατών είναι εποχιακές, οι προϋπολογισμοί μάρκετινγκ περικόπτονται τους «νεκρούς» μήνες, τα έργα ολοκληρώνονται άνισα, και τα νέα ξεκινούν με καθυστέρηση. Αυτό είναι φυσιολογικό για σχεδόν κάθε πρακτορείο. Αυτό που δεν είναι φυσιολογικό είναι όταν ο ιδιοκτήτης εκπλήσσεται από την ύφεση κάθε φορά, σαν να ήταν ανωτέρα βία — παρόλο που επαναλαμβάνεται χρόνο με τον χρόνο τους ίδιους μήνες.

Ο κίνδυνος: τα έξοδα είναι σταθερά, τα έσοδα όχι

Μισθοί, ενοίκιο, συνδρομές, φόροι — όλα αυτά πρέπει να πληρώνονται το ίδιο κάθε μήνα, ανεξάρτητα από το αν ο μήνας είναι γεμάτος ή άδειος. Έτσι ένας μήνας με αδύναμα έσοδα γίνεται αυτόματα ζημιογόνος, και αυτή η ζημία καλύπτεται από κάπου: ένα απόθεμα, ένα δάνειο, ή τα χρήματα των επόμενων πελατών. Χωρίς προετοιμασία, αυτός είναι ένας άμεσος δρόμος προς ένα ταμειακό κενό (πώς να τα αποφύγετε).

Βήμα 1. Δείτε την εποχικότητά σας

Πρώτα, ανασύρετε τα έσοδά σας ανά μήνα για τον τελευταίο χρόνο ή δύο και εντοπίστε το μοτίβο. Σχεδόν πάντα θα δείτε επαναλαμβανόμενες υφέσεις: καλοκαίρι, Ιανουάριος, τέλος τριμήνου. Μόλις γνωρίζετε εκ των προτέρων τους «αδύναμους» μήνες σας, παύουν να είναι έκπληξη και γίνονται μια γραμμή στο σχέδιο για την οποία μπορείτε να προετοιμαστείτε.

Βήμα 2. Ένα απόθεμα για τους αδύναμους μήνες

Το βασικό εργαλείο κατά της εποχικότητας είναι ένα οικονομικό απόθεμα, που χτίζεται στους γεμάτους μήνες και ξοδεύεται στους άδειους. Η ιδέα είναι απλή: στους δυνατούς μήνες δεν «καταναλώνετε» όλα τα έσοδα, αλλά βάζετε ένα μέρος τους στην άκρη για να καλύψετε μια μελλοντική ύφεση. Έτσι ο χρόνος εξισορροπείται, και ο αδύναμος μήνας περνάει ήρεμα, γιατί τα χρήματα γι' αυτόν έχουν ήδη τεθεί στην άκρη.

Βήμα 3. Εξομαλύνετε τα έσοδα

Η εποχικότητα δεν είναι κάτι που απλώς περιμένετε να περάσει — μπορείτε επίσης να την εξομαλύνετε. Τα συμβόλαια με πάγια αμοιβή (retainer) δίνουν πιο σταθερά έσοδα από τα μεμονωμένα έργα· μπορείτε να σχεδιάσετε ενεργές πωλήσεις πριν από τη «νεκρή» σεζόν ή να προσφέρετε στους πελάτες εργασία χρονισμένη ακριβώς για την ύφεση. Όσο πιο σταθερά είναι τα έσοδά σας, τόσο μικρότερο είναι το εύρος των υφέσεων. Για το πώς σχετίζεται το ταμείο μισθοδοσίας με τα έσοδα σε διαφορετικούς μήνες, δείτε το άρθρο Μισθοδοσία σε πρακτορείο.

Παράδειγμα: ένας χρόνος με εποχικότητα

Ένα πρακτορείο κερδίζει κατά μέσο όρο 300 χιλιάδες τον μήνα, αλλά το καλοκαίρι τα έσοδα πέφτουν στις 180. Τα έξοδα είναι σταθερά — 260 χιλιάδες. Από τον Ιούνιο έως τον Αύγουστο το πρακτορείο χάνει 80 χιλιάδες τον μήνα, 240 χιλιάδες συνολικά για το καλοκαίρι. Αν είναι έκπληξη, αυτό σημαίνει πανικό και χρέος. Όμως αν ο ιδιοκτήτης γνωρίζει εκ των προτέρων για την ύφεση, τότε από τον Ιανουάριο έως τον Μάιο βάζει στην άκρη 50 χιλιάδες τον μήνα στο απόθεμα (250 χιλιάδες) — και το καλοκαίρι περνάει ήρεμα, από αυτά που έχουν τεθεί στην άκρη, χωρίς κανένα ταμειακό κενό.

Από πού να ξεκινήσετε

Ανασύρετε τα έσοδά σας ανά μήνα για τον τελευταίο χρόνο και βρείτε τις επαναλαμβανόμενες υφέσεις. Στη συνέχεια, υπολογίστε πόσο κοστίζει να περάσετε έναν αδύναμο μήνα, και ξεκινήστε να βάζετε χρήματα στην άκρη γι' αυτό στους δυνατούς μήνες. Η τακτική λογιστική καθιστά την εποχικότητα ορατή εκ των προτέρων (πώς να ξεκινήσετε με τη διοικητική λογιστική).

Στο Finmap, τα έσοδα ανά μήνα και η κίνηση του αποθέματός σας εμφανίζονται καθαρά, ώστε οι εποχιακές υφέσεις να είναι εύκολο να προβλεφθούν και να προετοιμαστείτε γι' αυτές. Δοκιμάστε το δωρεάν για 7 ημέρες.