Coworking-nyereség: helyenként és kihasználtság szerint, nem a teli terem alapján

«Nap mint nap 55–60 ember van nálam a térben, valódi nyüzsgés, tele háznak tűnik. A hónap végén viszont a bérleti díj és a rezsi után mindössze 30–40 ezer hrivnya marad a kezemben. Leültem, és kiszámoltam a kihasználtságot a fizetett bérletek alapján — a helyeknek valójában csak 64%-a volt kifizetve. A többi «tömeget» napijegyes vendégek adták: bejöttek három órára, megittak egy kávét, és mentek. A terem tele van, a nyereség viszont közel nulla.» — egy 60 fős coworking iroda tulajdonosa, Lviv

A coworking egyszerű vállalkozásnak tűnik: bérel egy szintet, berendezi asztalokkal, és órára, illetve hónapra adja ki a négyzetmétereket. Az árbevételt könnyű növelni — néhány esemény és egy folyamatos szabadúszó-áramlás, és a terem zsong. A nyereség azonban egészen máshol rejtőzik, mint ahol elsőre gondolnánk. Nem attól függ, hányan ülnek éppen most a teremben, hanem attól, hogy a helyeknek valójában mekkora hányada van kifizetve, és mennyire fedezi a bevétel a bérleti díjat. Nézzük meg, miért két különböző dolog a «teli terem» és a «nyereséges coworking iroda», és hogyan kezdje el a pénzt helyenként és kihasználtság szerint látni — ne csak szemre.

A coworking nyeresége a kihasználtságban rejlik, nem a teremben

A kihasználtság (occupancy) egyszerű dolog: a helyeknek és a különálló irodáknak mekkora hányada hoz ténylegesen pénzt. Vegye a havonta kifizetett helyek számát, és ossza el az összes olyan hellyel, amelyet fizikailag ki tud adni. Hatvanból negyven kifizetve — ez 67%-os kihasználtság. Ez a szám, nem a teremben lévő nyüzsgés dönti el, hogy a hónap nyereséggel vagy nullán zár.

A különbség alapvető. Ha a «teli teremre» néz, embereket lát — és közülük a fele napijeggyel jött be, magával hozott egy barátot, valaki más bérletén dolgozik, vagy egy ingyenes eseményre érkezett. Ha a kihasználtságot a kifizetett helyek alapján számolja, pénzt lát. Ez két különböző coworking iroda egyben: az első kellemesen zsong, a második fizeti a bérleti díjat.

A fő csapda, hogy a coworking magas fix költségbázisú és lassan növekvő bevételű vállalkozás. A négyzetméterei ott állnak, és ugyanannyiba kerülnek — 50%-os és 90%-os kihasználtság mellett is. A bevétel ezzel szemben attól függ, hány helyet vásárolnak meg bérlettel. Ezért a kihasználtság apró emelkedése — 65%-ról 75%-ra — gyakran a teljes különbséget jelenti a «kínkeservesen kijövök» és a «rendesen keresek» állapot között.

Miért nem nyereség még a teli terem

A teli termet öröm nézni, és a tulajdonos tudat alatt úgy olvassa, hogy «virágzik az üzlet». A termet azonban különböző emberek töltik meg, és nagyon eltérően fizetnek. Az állandó rezidens egy fix asztalnál havonta stabil 6–7 ezer hrivnyát hoz. A napijegyes vendég 300–400 hrivnyát hoz, és pontosan ugyanazt a helyet és ugyanazt a kávét foglalja el. Vizuálisan egyformák — egymás mellett ülnek. Pénzügyileg egy egész világ választja el őket.

Az eseményekkel és az «ingyenes forgalommal» még rosszabb a helyzet. A meetupok, előadások, kávékóstolók emberekkel töltik meg a teret, és az élet érzetét keltik — de szinte semmilyen közvetlen bevételt nem hoznak helyenként, miközben felemésztik a takarítást, a kávét, a villanyt és a menedzser idejét. Ön az aktivitást nézi, és azt hiszi, a coworking beindult. Pénzben viszont csak a költségek indultak be.

«Éveken át a bejáratnál számolt emberek számával mértem a sikert. Amíg ki nem számoltam a bevételt helyenként — és meg nem láttam, hogy a leghangosabb napom volt pénzügyileg a leggyengébb.»

Vagyis a «sok ember, és a nyereség közel nulla» nem paradoxon és nem is kudarc. Ez annak a coworking irodának a normál állapota, amely nem a kifizetett helyek alapján számolja a kihasználtságot. A terem a saját életét éli, a pénz a sajátját, és amíg a kettőt egymás mellé nem teszi, a hangulatot menedzseli, nem a vállalkozást.

Példa: ugyanaz a bérleti díj, más eredmény

Vegyünk egy 60 munkahelyes coworking irodát. A fix költségek — bérleti díj, rezsi, internet, takarítás és egy menedzser — havonta összesen mintegy 290 000 hrivnyát tesznek ki. Ebből maga a bérleti díj 180 000, vagyis az oroszlánrész. Az átlagos bevétel kifizetett helyenként nagyjából 5 000 hrivnya. Nézzük most meg, önmagában a kihasználtság mit tesz a vállalkozással, változatlan árak és változatlan bérleti díj mellett.

Nézze meg alaposan ezt a táblázatot. A fedezeti pont itt körülbelül 65%-os kihasználtságnál van. Ez azt jelenti, hogy a helyek első kétharmada kizárólag a bérleti díjat és a rezsit fedezi, és csak a 40. és a 60. hely közöttiek kezdenek pénzt hozni Önnek. A «55%» és a «75%» közötti különbség nem húsz elvont százalékpont — ez a különbség mínusz 40 ezer és plusz 40 ezer között a zsebében. A terem pedig mindkét esetben «szinte teli» háznak látszik.

Ezért látta a cikk elején szereplő tulajdonos a nyüzsgést, de nem látta a nyereséget. Az ő 64%-os kihasználtsága szó szerint a fedezeti pont szélén van. Amit keresett, azt a bérleti díj felemésztette, a maradékot pedig alig valamennyi haszonkulccsal napijegyes vendégek egészítették ki. Elég volt a bérletekkel elért valós kihasználtságot 10 ponttal megemelni — és ugyanaz a tér tízezreket kezdett tiszta nyereségként hozni.

A bérleti díj a legfontosabb fix költség, és nem érdekli a kihasználtság

A coworkingban a bérleti díj nem az egyik költség — ez az első számú költség, amely körül az egész modell forog. Rendszerint a bevétel 40–60%-át emészti fel, és minden hónapban ugyanannyi marad — decemberben, amikor minden hely foglalt, és a holt augusztusban is, amikor a város fele elutazott. A bérleti díjat nem érdekli az Ön kihasználtsága: mindig elveszi a maga összegét.

Pontosan ezért érzi meg egy coworking iroda ilyen fájdalmasan a visszaesést. Amikor a kihasználtság 80%-ról 55%-ra esik, a bevétel egynegyeddel csökken, miközben a bérleti díj a helyén marad — és a bevételből való részesedése meredeken emelkedik. Ami egy jó hónapban a bevétel 45%-a volt, egy gyenge hónapban 65–70%-ra nő, és mindenre másra — fizetésekre, kávéra, fejlesztésre, Önre — csak morzsák maradnak. Egy üres hónap egy coworking irodában többe kerül, mint amennyinek látszik, mert a fix költségek nem tudnak zsugorodni az emberekkel együtt.

A bérleti díjhoz becsületesen hozzá kell adnia a tér teljes «fix költségét»: a rezsit, az internetet (ez a coworkingban kritikus tétel — a gyors csatorna és a tartalék pénzbe kerül), a takarítást, amely a kihasználtságtól függetlenül minden nap fut, valamint a menedzser és a recepció fizetését. Mindez olyan költség, amelyet félig üres tér esetén is visel. Ezért nem azt kell mérnie, hogy «bérleti díj a bevétel ellenében», hanem hogy «a tér teljes fix költsége a bevétel ellenében» — és ezt az arányt külön nézze meg a leggyengébb szezonjában is, nem csak a legjobbjában.

Bérlet vagy napijegy: mi táplálja valójában a bevételt

A bérlet és a napijegy két különböző üzlet, amely ugyanabban a teremben él. A bérlet kiszámíthatóságot ad: a rezidens előre fizet, egész hónapra lefoglal egy helyet, Ön pedig előre tudja a kihasználtságát. A napijegy ma ad készpénzt, de holnapra semmit nem garantál — a hely ma foglalt, holnap üres, és nem tud rá bérleti díjat tervezni.

Itt bújik meg a klasszikus hiba. A napijegyek nyereségesnek tűnnek: a napi díj egy hónapra felszorozva gyakran «drágábbnak» tűnik a bérletnél. A napijegyes hely azonban szinte soha nincs kihasználva minden munkanapon — az idő felében üresen áll, az állásidő pedig elveszett bevétel egy drága négyzetméteren. A bérlet időegységenként olcsóbb, viszont a helyet teljes egészében megvásárolja, és kiszámíthatóvá teszi a kihasználtságát — ami biztonságossá teszi a bérleti díjat.

Egy egészséges coworking-modell a bérletes tagok magjára épül, amely önmagában fedezi a bérleti díjat és a fix költségeket, a napijegyek, események és tárgyalótermek pedig magas fedezetű bónuszként épülnek rá felülről. Ha ez fordítva van — a bérleti díjat véletlenszerű napi vendégekkel próbálja fedezni —, minden hónapban nulláról indul, és a forgalomért imádkozik. Pontosan ezért él évekig a fedezeti pont szélén az a coworking iroda, amely a napi látogatók «teli termét» hajszolja bérletek eladása helyett.

Így hangzik ez a valóságban

A valóságban ez szinte soha nem úgy hangzik, hogy «nincs elég ügyfelem». Épp ellenkezőleg. Így hangzik: «Elfogytak a helyek, és valamiért mégsincs pénz». «Minden nap tele vagyunk, néha még el is utasítunk embereket — a hónap végén mégis nullán állunk». «Vettünk még húsz asztalt a második emeletre, a nyereség mégsem nőtt». «Nyolc eseményt tartottunk ebben a hónapban, zsongott a tér — és mégis mínuszban zártunk a kávén és a takarításon».

Ezen mondatok mindegyike mögött ugyanaz a vakfolt húzódik: a tulajdonos a teremben lévő emberekkel méri a vállalkozást, nem a kifizetett helyekkel és a bérleti díjnak a bevételből vett arányával. Mozgást lát és nyüzsgést hall, az agya pedig ezt úgy olvassa: «minden rendben». Az a szám viszont, amely valójában irányítja a nyereséget — a bérletek szerinti kihasználtság a fedezeti ponthoz képest —, egyszerűen sehol sincs kiszámolva. Láthatatlan, ezért senki nem kezeli.

«Hagyja abba a bejáratnál az emberek számolgatását. Számolja ki, hány hely van valójában kifizetve, és hol van a fedezeti kihasználtsága. Minden más csak zaj a teremben.»

Hogyan lássa ezt a Finmapben

Ahhoz, hogy a terem ne verje át Önt, a bevételeket és a költségeket egyetlen képbe kell rendeznie, ahol a kihasználtság és a bérleti díj aránya jól látható. A Finmapben coworking iroda esetén ez így áll össze:

• Bevétel díjtípusonként, külön-külön — bérletek (fix asztalok, hot-desk), különálló irodák, napijegyek, tárgyalóterem- és eseménybérlés. Így azonnal látszik, a bevétel mekkora része kiszámítható és mekkora véletlenszerű.
• Fix és változó költségek külön — a bérleti díj, a rezsi, az internet, a takarítás és a menedzser egy közös «tér fix költsége» kategóriában, a kávé, a fogyóeszközök és az órabéres személyzet pedig külön, változó költségként.
• A tér fedezete — bevétel mínusz a tér fix költsége, hogy lássa, a jelenlegi kihasználtság fedezi-e a bérleti díjat, vagy még a fedezeti pont alatt van.
• Fizetési naptár — a bérleti díj és a rezsi határidői a bérlethosszabbítási dátumok mellett. Így előre látja, hogy a rezidensek befizetései fedezik-e a havi fix számlákat, még mielőtt elérkezne a bérleti díj esedékessége.

Amint ez mind egybe áll, a «teli terem» megszűnik érvnek lenni. Ön a valós kihasználtságot nézi a kifizetett helyek alapján, a bérleti díj bevételen belüli arányát és a tér fedezetét — és az árakról, az új asztalokról, az eseményekről a szám, nem pedig a «sok az ember» érzés alapján dönt.

Tanácsok a coworking iroda tulajdonosának

• A kihasználtságot a kifizetett helyek, ne a teremben lévő fejek alapján számolja. A kifizetett hely pénz, az eseményre érkező vendég költség.
• Ismerje a fedezeti pontját a kihasználtság százalékában kifejezve. Egyetlen szám — «e százalék alatt mínuszban vagyok» — többet ér tucatnyi jelentésnél.
• Minden hónapban tartsa szem előtt a bérleti díj bevételből vett arányát. És külön nézze meg a leggyengébb szezonban is, ne csak a csúcson.
• Az alapot bérletekre építse. A bérleti díjat a rezidensek kiszámítható bevételének kell fedeznie, nem a véletlenszerű napijegyeknek.
• Ne keverje össze az aktivitást a nyereséggel. Mielőtt újabb eseményt indítana, számolja ki, mit ad hozzá a fedezethez, ne csak a hangulathoz.
• Új négyzetmétereket csak igazolt kereslet mellett vegyen fel. Egy üres második emelet ugyanazt a fix bérleti díjat jelenti bevétel nélkül.

Kapcsolódó téma — olvassa el, mekkora hányadát fordíthatja a bevételének bérleti díjra, hogy lássa, nem túl magas-e a legnagyobb költségtétele, és azt is, hogyan számolja ki a fedezeti pontját erre a hónapra, hogy pénzben is tudja a minimális kihasználtságát.

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

A pénz egy coworking irodában nem tűnik el — csak elbújik a teli terem mögött. Amíg Ön a vállalkozást emberekkel méri, nem kifizetett helyekkel és a bérleti díj arányával, a nyereség véletlennek tűnik. Amint meglátja a kihasználtságot, a fedezeti pontot és a tér fedezetét, világossá válik, hol szivárog pontosan a pénz, és mit kell tennie ellene.

📌 Próbálja ki a Finmapet ingyen 14 napig. Állítsa be a bevételeket díjtípusonként, és különítse el a bérleti díjat egy önálló «tér fix költsége» tételbe — és már az első hónapban meglátja a valós kihasználtságát, a fedezeti pontját, és azt, hogy abból a «teli teremből» valójában mennyi az Öné.

Próbálja ki a Finmapet ingyen 14 napig →