Dai libri contabili manoscritti a un'azienda di 54 milioni di UAH: La storia di ThinkGlobal

Sfida

Yana Moskovchenko non ha iniziato a costruire un impero commerciale — ha iniziato come madre in cerca di una scuola che non «rovinasse» lo spirito di sua figlia nel modo in cui sentiva che il sistema statale aveva fatto. Quella ricerca l'ha portata a comprare il franchise della scuola privata ThinkGlobal nel 2017, insieme a un centro per la prima infanzia che in seguito è diventato la scuola materna KUKU Kids, più una serie di campi familiari GLOBAL FRIENDS.

Per anni, ha gestito le finanze nel modo in cui molti fondatori lo fanno all'inizio: a mano. I registri contabili tracciavano quanto entrava e usciva da ogni sede, e Moskovchenko doveva riconciliare i numeri da sola — e spesso non corrispondevano. Fino a quando non visitava fisicamente una sede o non chiamava qualcuno lì, non aveva idea di quanto contante ci fosse effettivamente nel registro di cassa. Racconta di come cercasse costantemente di tenere tutto a mente: dove abbiamo dimenticato di registrare qualcosa, perché c'è una carenza, perché non corrisponde a Excel. «Era un incubo,» dice. «Non voglio nemmeno ricordarlo.»

L'incertezza è arrivata a un punto di svolta all'inizio dell'invasione su larga scala, quando Moskovchenko ha considerato di vendere la scuola per la preoccupazione dell'instabilità — prima di rendersi conto che cercare di vendere un'azienda tracciata su nient'altro che un foglio di calcolo Excel era, secondo le sue parole, non professionale.

Soluzione

Moskovchenko ha sentito parlare di Finmap in una conferenza e l'ha implementato in tutta l'azienda. Il rollout non ha ottenuto un consenso immediato — il suo team inizialmente ha resistito, come la maggior parte dei team resiste a qualsiasi nuovo sistema. L'ha spinto con una semplice proposta: nessuno vuole più lavare i vestiti a mano, e questo era l'equivalente di installare una lavastoviglie per le finanze della scuola. Il team di Finmap ha condotto una sessione di onboarding per il suo staff, e in un mese gli stessi dipendenti che avevano resistito le dicevano, «Come abbiamo vissuto prima?»

Oggi, Moskovchenko gestisce due sedi scolastiche e una scuola materna, ognuna con il suo amministratore e cassa, categorizzando i pagamenti dentro Finmap. Può controllare il saldo di qualsiasi cassa in qualsiasi momento, e traccia i campi GLOBAL FRIENDS come progetto separato in modo da poter vedere esattamente quanto può andare verso la pubblicità rispetto a quanto è utile netto. Quando imposta le tasse scolastiche per l'anno successivo, ora le imposta sulla base dei dati finanziari reali da Finmap piuttosto che sulla base di supposizioni.

Risultati

Il risultato più chiaro è la visibilità. Moskovchenko dice che con Finmap può essere in un'altra città, aprire il suo telefono, e vedere lo stato reale dell'azienda — un controllo di due minuti invece di un incubo di riconciliazione. Preparandosi per una recente intervista, ha recuperato i numeri nell'app in un paio di minuti: ricavo annuale di circa 54 milioni di UAH (approssimativamente $1.272.770), con redditività di approssimativamente il 46% per le scuole e circa il 14% per la scuola materna.

È diventata successivamente una sostenitrice del trattamento del tracciamento finanziario come un fondamentale aziendale piuttosto che una faccenda, dicendo ad altri fondatori che entrano nell'istruzione di calcolare il loro modello finanziario prima di iniziare, non dopo. Come dice, il costo dello strumento non è niente rispetto alle ore di lavoro manuale che ha sostituito — e la libertà che le ha comprato, secondo le sue parole, per concentrarsi «sull'amore, sulla crescita, sull'opportunità di assaporare questo universo.»