Come TURE ha portato la pianificazione finanziaria in un'azienda costruita sulle stagioni
TURE gestisce il turismo d'avventura in Ucraina — trekking in montagna, rafting, gite sciistiche, le proprie catene di alloggi «White Elephant» e «White Bison», e competizioni all'aperto, con operazioni che si estendono sul Dniester, i Carpazi e Ternopil. Roman Kozachuk, Responsabile Marketing, si è unito all'azienda nel 2016 e ha aiutato a formalizzare la sua funzione di marketing nel 2020; l'azienda scala da un team di quattro persone fino a 25-50 dipendenti al picco della stagione.
“La gestione intuitiva senza piani e budget può produrre risultati a breve termine, ma la pianificazione finanziaria rende un'azienda resiliente.”
— Roman Kozachuk, Responsabile Marketing, TURE
Sfida
I primi anni di Kozachuk in TURE hanno significato indossare ogni cappello contemporaneamente. «Ho dovuto lavorare in vari dipartimenti: dal coordinamento delle guide e della logistica alla gestione di un affitto stagionale a Ternopil, fino a lavorare io stesso come guida. Questo mi ha fornito una visione a 360 gradi dell'azienda,» dice — una visione che ha reso difficile ignorare le lacune nelle finanze dell'azienda.
Il turismo è un'azienda spietata da gestire su fogli di calcolo. Le finanze di TURE vivevano in file Excel manuali con formule complesse che richiedevano tempo per aggiornare, quindi l'immagine era sempre un passo dietro la realtà. I viaggi potevano richiedere un cambiamento nello stesso giorno a causa del tempo, il mercato stesso si è contratto notevolmente dopo febbraio 2022, e la domanda oscilla bruscamente tra picchi estivi e flessioni invernali. Oltre a ciò, le operazioni erano sparse in più località, senza un modo veloce per vedere la spesa totale per categoria in tutta l'azienda.
Soluzione
TURE si è trasferita su Finmap all'inizio del 2024, cercando una struttura di spesa trasparente e visibilità in tempo reale della redditività dei progetti. Le ditte individuali (FOP) dell'azienda hanno collegato i propri conti bancari direttamente alla piattaforma, sostituendo l'ingresso manuale con dati live. «Finmap ci ha aiutato ad automatizzare i nostri processi in modo splendido. L'integrazione bancaria per le nostre ditte individuali (FOP) importa i dati in tempo reale. Ora possiamo vedere il quadro finanziario categorizzato per canale: annunci Meta, annunci Google, design o merchandising del marchio,» dice Kozachuk.
Quella ripartizione a livello di canale, accoppiata con la vista Piano vs. Reale di Finmap, ha dato a TURE istantanea visibilità del budget invece di una ritardata, e ha permesso al team di tracciare una linea chiara tra le spese operative e le spese in conto capitale — una distinzione che è importante per un'azienda che investe in catene di alloggi mentre gestisce anche viaggi giornalieri.
Risultati
Kozachuk inquadra il passaggio meno come uno scambio di software e più come un cambiamento nel modo in cui l'azienda viene gestita. «La gestione intuitiva senza piani e budget può produrre risultati a breve termine, ma la pianificazione finanziaria rende un'azienda resiliente,» dice. Per un'azienda la cui domanda può muoversi in un giorno a causa del tempo, o in un anno a causa di uno shock del mercato, quella resilienza è il punto.
Il suo consiglio a chiunque consideri lo stesso percorso nel turismo è diretto: «Se vuoi entrare nel settore del turismo, devi essere appassionato di esso perché le sfide sono reali. La finanza è lo strumento che ti mostra esattamente dove quella passione ti sta portando.»
Il resoconto di TURE non cita un ricavo, costo o percentuale di crescita specifica dal passaggio — il cambiamento che descrive è strutturale: dati bancari in tempo reale invece di ingresso manuale, spesa visibile per canale invece di nascosta in formule, e un piano che l'azienda può controllare rispetto a sé stessa invece di scoprire a fine anno se i numeri hanno funzionato. In un'azienda così stagionale, conoscere il quadro piano-versus-reale in tempo reale è di per sé la vittoria.
