Come Viora Build ha recuperato 20 ore settimanali sostituendo i fogli di calcolo con Finmap
Viora Build è un'azienda di costruzioni con sede in Portogallo che realizza ville di lusso e sviluppi residenziali multistrutturati per investitori privati e sviluppatori che richiedono sia qualità costruttiva che trasparenza nei numeri sottostanti. Come la maggior parte dei costruttori basati su progetti, Viora Build gestisce più cantieri contemporaneamente, ognuno con il proprio budget, i propri appaltatori, il calendario dei pagamenti e i costi dei materiali — una struttura in cui è facile perdere traccia di ciò che sta effettivamente accadendo al denaro.
“Lavorare con il direttore finanziario mi ha liberato almeno 20 ore settimanali in finanza.”
— Simon, Responsabile Operazioni presso Viora Build
Sfida
Per anni, Viora Build ha gestito le sue finanze come fanno molte aziende edili in crescita: in Google Sheets. Ogni spesa veniva inserita manualmente e categorizzata manualmente, progetto per progetto.
«Abbiamo tracciato tutte le spese manualmente, il che ha portato costantemente a errori. Avevamo bisogno di un sistema che fornisse un quadro chiaro e aiutasse a pianificare la crescita,» dice Simon, Responsabile Operazioni presso Viora Build.
Le lacune andavano oltre i refusi. L'azienda non aveva rapporti P&L o Cash Flow, quindi i margini effettivi dei progetti rimanevano invisibili fino a molto tempo dopo. Non c'era un calendario dei pagamenti, il che lasciava l'azienda esposta a deficit di cassa. E poiché diversi grandi progetti procedevano in parallelo, un singolo errore di calcolo comportava un vero rischio finanziario.
«Avevamo bisogno di una persona che potesse preparare corretti rapporti P&L e Cash Flow, fare suddivisioni per mesi e trimestri, gestire la pianificazione finanziaria e preparare proposte commerciali per gli investitori,» spiega Simon. L'azienda sapeva che l'automazione era necessaria dal principio, ma i vincoli di risorse hanno ritardato il passaggio fino a quando l'azienda non ha potuto permettersi di farlo.
Soluzione
Una volta che Viora Build ha avuto il capitale per agire, ha proceduto su due fronti contemporaneamente. Innanzitutto, ha assunto un responsabile finanziario per occuparsi della categorizzazione delle operazioni, della costruzione dei rapporti e della pianificazione finanziaria — un ruolo che si è trasformato in una posizione di direttore finanziario che gestisce lavori più strategici.
«All'inizio, abbiamo lavorato nel formato di un responsabile finanziario: categorizzava tutte le operazioni, costruiva i rapporti. E ora stiamo lavorando a un livello più profondo nel formato di un direttore finanziario, quando esegue decisioni strategiche e ci fornisce rapporti,» dice Simon.
In secondo luogo, l'azienda ha trasferito ogni operazione finanziaria da Google Sheets a Finmap, fornendole tracciamento a livello di categoria, saldi conti live e rapporti P&L e Cash Flow su richiesta. Con le basi in atto, il team sta ora andando oltre: integrando finanza, approvvigionamento e stima dei costi in un unico sistema ERP, in modo che la pianificazione degli acquisti, il controllo dei costi e i certificati di completamento rimangono sincronizzati.
Risultati
La gestione finanziaria ha smesso di essere reattiva, e il team di leadership ha ottenuto una visione chiara di ogni progetto.
La vittoria più immediata è stata il tempo. «Lavorare con il direttore finanziario mi ha liberato almeno 20 ore settimanali in finanza,» dice Simon — ore che ora dedica allo sviluppo dell'azienda piuttosto che alla ricerca di numeri.
La seconda vittoria è stata l'accuratezza. «Ora possiamo calcolare accuratamente i margini dei nostri progetti e, grazie a questo, l'utile netto,» nota Simon. Con un calendario dei pagamenti in atto, il team ha anche una visione chiara di ciò che è dovuto e quali certificati di completamento devono ancora essere emessi, eliminando l'incertezza che circondava i deficit di cassa.
Approvvigionamento, finanza e stima ora lavorano in sincronizzazione piuttosto che in silos separati, risparmiando tempo in tutto il team di gestione, non solo per Simon. Con il lancio dell'ERP in corso, Viora Build si sta posizionando per la sua prossima fase: assumere progetti più grandi con la fiducia che viene dal sapere esattamente dove si trovano i soldi.
«Ora possiamo pianificare le nostre finanze senza metterci nei guai. Questo dà fiducia e libertà per la crescita,» dice Simon.
