Бухгалтерлік фирма: пайданы қызметкер санына емес, әр клиент пен әр бухгалтерге шақтап есептеңіз

«Есебімде 80 клиент бар, төрт бухгалтерім жұмыс істейді. Айналым жаман емес сияқты. Бірақ ай соңында өзіме алатыным — жалдамалы бас бухгалтерге төлейтін жалақыдан да аз. Айырма қайда кететінін әр клиенттің табысын бөлек есептегенде ғана түсіндім.»

Бухгалтерлік фирма — қызық бизнес. Күн сайын өзгелердің қаржысын құтқарасыз: тоқсанды жабасыз, ҚҚС-ты салыстырасыз, басқа біреудің кестесіндегі қателерді табасыз. Ал өз ақшаңызды ай соңындағы шот қалдығына қарап бағалайсыз. Клиент көп, маусымда бухгалтерлер кешке дейін отырады, бірақ иесіне қалатыны ұялтарлықтай аз.

Себебі көбіне біреу-ақ. Сіз бизнесті әр клиент әкелетін пайдамен емес, клиент саны бойынша өлшейсіз. Бұл — мүлде екі бөлек көрсеткіш. Тағы он клиент қосып алып, аз табыс таба бастауға болады. Портфельдің жартысы төлегенінен көп шығын әкелсе, дәл солай болады. Ендеше ақшаның қайда тығылатынын және оны неге көрмейтініңізді анықтайық.

Клиент пен бухгалтер бойынша пайда: қарапайым тілмен

Клиенттің ай сайынғы төлемі — сіздің пайдаңыз емес. Ол — түсім. Пайда дегеніміз — нақты сол клиентке қызмет көрсету құнын шегергеннен кейін қалатын ақша.

Ал бухгалтерлік фирмада шығынның негізгі бөлігі — бухгалтердің уақыты. Бір клиентке айына нақты қанша сағат кететінін есептеңіз: бастапқы құжаттар, салыстырулар, қоңыраулар, хаттар, «мынаны да қарап бере аласыз ба», есептілік. Оны сол клиентпен жұмыс істейтін маманның сағаттық құнына көбейтіңіз (салықтармен бірге жалақыны жұмыс сағатына бөліңіз). Оған дәл осы клиентке қатысты тікелей шығындарды қосыңыз: бөлек лицензия, ЭЦҚ, электронды құжат айналымы, банк үзінділері. Міне, бұл — шығын. Ай сайынғы төлемнен осы шығынды алып тастасаңыз, клиент бойынша пайда шығады.

Бухгалтер бойынша пайда да дәл солай есептеледі, тек жоғарыдан төмен қарай. Бір бухгалтердің портфеліндегі барлық клиентті алыңыз, олардың төлемдерін қосыңыз, сол адамның салықтармен бірге жалақысын және оның клиенттеріне қатысты тікелей шығындарды шегеріңіз. Сонда нақты бір маман қанша маржа әкелетінін көресіз. Көбіне тосын нәрсе осы жерден шығады: ең көп жұмыс істейтін бухгалтер әрдайым ең пайдалы маман бола бермейді.

Неге иелер бұған сирек жетеді? Өйткені бухгалтер мамандығы бойынша өзгенің ақшасын есептейді, өзінікін емес. Сіз үйренген құралдардың бәрі клиент есебіне арналған: олардың салығы, есептері, балансы. Ал өз фирмаңыздың басқарушылық есебі — маусымда қол тимей қалатын бөлек жұмыс. Сөйтіп етікшінің етігі жоқтың кебі болады: әр клиенттің табысын тиынына дейін көресіз, ал өзіңіздікін көрмейсіз.

Неге «клиент саны» алдайды

«Бізде 80 клиент бар» деген сөз салмақты естіледі. Бірақ бұл сан ақша туралы ештеңе айтпайды. Бірдей 80 клиенті бар екі иенің пайдасы жер мен көктей болуы мүмкін — бәрі ол клиенттердің ҚАНДАЙ екеніне және қанша уақыт жейтініне байланысты.

Әдемі санның артында не жасырынады:

• ҚҚС-сыз, бірыңғай салықтағы қарапайым жеке кәсіпкер — айына 30–40 минут. Оның төлегенінің басым бөлігі сізде қалады.
• Жалпы жүйедегі, ҚҚС-ы, жалақысы, сыртқы саудасы мен валюталық операциялары бар ЖШҚ — айына бірнеше сағат және жүйкені тоздыратын тоқсан. Көбірек төлесе де, мұндағы маржа көбіне «шағын» жеке кәсіпкерден төмен болады.
• Күнде қоңырау соғып, құжаттарды түнгі 11-де мессенджерге фото қылып жіберетін клиент ешбір прайста көрсетілмеген уақытты жеп қояды.

Сондықтан «көбірек клиент тарту» әрдайым пайданы өсіру деген сөз емес. Кейде бұл бухгалтерлерге қосымша жұмыс үйіп, фирманы шын мәнінде асырап отырған клиенттерге кететін уақытты ұрлау ғана. Клиент саны өседі, ал пайда орнында қалады немесе төмендейді.

Тағы бір қақпан — ірі клиент автоматты түрде «беделді», сондықтан оны қалай болса да ұстап қалу керек деп ойлау. Бедел жалақы төлемейді. Фирманы портфельдегі логотип емес, маржа асырайды. Клиенттер тізіміндегі үлкен бренд қанша сағат алатынын және орнына не қалдыратынын есептегенге дейін ғана эгоңызды жылытады.

Мысалмен есептеп көрейік

Шағын фирманың төрт типтік клиентін алайық. Ай сайынғы төлем — клиенттің айына төлейтіні. Шығын — бухгалтердің нақты уақытының ақшаға шаққандағы құны және тікелей шығыстар. Маржа — фирмада қалатын сома. Сандар шартты, бірақ үлгісі дерлік әр талдауда қайталанады.

Оң жақ бағанға қараңыз. 3 500 төлейтін «шағын» жеке кәсіпкер фирмаға 74% қалдырады — дерлік бәрін. Ал әріптестерге мақтанып айтатын 18 000 төлейтін сыртқы сауда компаниясы 6% ғана қалдырады: бүкіл төлемді валюталық операциялар, ҚҚС түзетулері және бітпейтін нақтылаулар жұтып қояды. Ақшалай алғанда жеке кәсіпкер мен компания фирмаға шамамен ұқсас сома әкеледі — 2 600 және 1 000, бірақ компания бухгалтердің уақытын бес есе көп алады.

Мұндай бөлініс болмаса, иесі әр «ірі» клиентке қуанып, «шағындарын» бағаламай қояды. Ал шын мәнінде рентабельділікті ұстап тұрған дәл сол шағын клиенттер болуы мүмкін.

Бағасы төмен қойылған «қиын» клиенттер пайдаңызды жейді

Бухгалтерлік фирмадағы ең үлкен тесік — төлемі бірнеше жыл бұрын «көзбен» қойылып, содан бері қайта қаралмаған клиенттер. Ал олар бойынша жұмыс көлемі үнсіз екі есе өсіп кеткен.

Фирманы минусқа сүйрейтін қиын клиент әдетте былай көрінеді:

• Тұрақты сома төлейді, бірақ ай сайын жаңа операция, касса, қызметкер қосады — ал төлем үш жыл бұрынғыдай қалады.
• Құжаттарды ретсіз жібереді: жартысын тоқсан соңында, фото түрінде, қателерімен жібереді, бухгалтер бәрін қолмен қайта түзетеді.
• Себеппен де, себепсіз де қоңырау соғады: «мынаны қалай өткіземін», «көлік алсам, салығын есептеп беріңізші», «мына келісімшартты қарап жіберіңізші». Әр қоңырау — прайсқа кірмеген 15–20 минут.
• Негізгі қызмет үшін төлеп отырса да, бухгалтерді өзіне толық жұмыс күніне жалданған адамдай көреді.

Шамамен есептейік. Бухгалтер фирмаға бір жұмыс сағатына, айталық, 250 ₴ тұрады. 8 000 ₴ төлейтін қиын клиент айына 40 сағат алады — тек жалақының өзі 10 000 ₴ шығын, лицензия мен қолтаңбаны қоспағанда. Демек, оған қызмет көрсету «құқығы» үшін сіз ай сайын 2 000 ₴ өз қалтаңыздан төлейсіз. Ал сол 40 сағатта үш қарапайым жеке кәсіпкер фирмаға таза маржа әкелер еді. «Маңызды клиенттің» өзгелерден тапқан пайдаңызды үнсіз жейтіні осылай.

Мұндай бір клиент үш қарапайым жеке кәсіпкердің уақытын бір өзі алуы мүмкін. Тек жеке кәсіпкерлер маржа әкеледі, ал бұл клиент «маңызды клиент» кейпіндегі шығын әкеледі. Кассаны ғана бақыласаңыз, мұны көрмейсіз: одан ақша түседі, бірақ жұмсалған уақытты жаппайтыны ортақ қазанда жоғалып кетеді.

Бір бухгалтер шын мәнінде қанша клиент көтере алады

«Бір бухгалтерге қанша клиент» деген сұраққа адам санымен әмбебап жауап жоқ. 40 қарапайым жеке кәсіпкер мен ҚҚС-та тұрған 40 компания — екі бөлек әлем. Клиент санын емес, сағатты есептеңіз.

Бухгалтердің айлық жұмыс сағатын алыңыз — мысалы, 160. Оның 15–20%-ын «ауаға» шегеріңіз: үзіліс, жиналыс, оқу, тапсырмалар арасында ауысу. Сонда шамамен 130 нақты өнімді сағат қалады. Енді портфельді соған бөліңіз: қарапайым жеке кәсіпкер — 0,5–1 сағат, қызметкерлері бар болса — 3–4, ҚҚС-тағы компания — 6–10, күрделі сыртқы сауда компаниясы — 12 сағаттан жоғары. Сөйтіп «небәрі 25 клиенті» бар бухгалтердің 45 клиенті бар әріптесіне қарағанда көбірек жүктелгенін тез көресіз, өйткені оның бәрі күрделі компаниялар.

Осы көрсеткіш — клиент санымен емес, сағатпен өлшенген жүктеме — сіздің сақтандырғышыңыз. Ол кімге енді жұмыс үйе алмайтыныңызды, кімде бос ресурс барын және фирма жаңа ірі клиентті біреуді күйдіріп алмай қабылдай ала ма, соны көрсетеді. Бухгалтерлердің ауысуы көбіне жүктеме сағатпен емес, клиент санымен есептелген жерден басталады.

Тағы бір нәрсе: жүктемені ең қызған апта бойынша емес, айлық орташа көрсеткішпен өлшеңіз. Әйтпесе не үнемі «керек болып қалар» деп артық адам ұстайсыз, не команданы шегіне дейін жұмыс істетесіз. Тұрақты кесте тұрақты пайда береді; хаос пен аврал күйіп кетуге және кадр ауысуына әкеледі, ал оның құны кез келген бос тұрған ресурстан қымбат. Маусым кезінде жақсы бухгалтер табу — өз алдына қымбат бас ауруы, оған жеткізбеген дұрыс.

Маусымдық шарықтау: тоқсандар және жылдық есеп

Бухгалтерлік фирма бірқалыпты айлармен емес, толқынмен өмір сүреді. Тоқсандық есептілікте, әсіресе жылдық есепте жүктеме бірнеше есе өседі, ал команда сол күйі қалады. Сол апталарда иесі көмекші жалдайды, қосымша жұмысқа төлейді немесе бухгалтерлердің күйіп кетуін бақылайды — мұның бәрі «орташа айда» көрінбейтін шығын.

Клиент пен бухгалтер бойынша есеп жүргізетін иесі мұнымен қалай жұмыс істейді:

• Қай айда шарықтау болатынын және нормадан қанша сағат артық керек екенін алдын ала біледі — өйткені тек төлемдердің сомасын емес, портфель құрылымын көреді.
• Жылдық есеп қажет клиенттер үшін маусымдық көмектің құнын бағаға алдын ала қосады, өз қалтасынан жаппайды.
• Жыл бойы базалық төлем төлеп, желтоқсаннан наурызға дейін бухгалтерді күні бойы ұстап отыратын клиент сол айларда терең минусқа түсіретінін түсінеді.

Клиент бойынша есеп болмаса, маусым жай ғана «шыдап шығатын қиын кезең» болып көрінеді. Ал есеп болса, бұл — бағаға қосуға немесе қайта бөлуге болатын нақты шығын жолы.

Бұл өмірде қалай естіледі

Түсінік әдетте бір сәтте келеді. Иесі отырып, неге 80 клиентпен екі жыл бұрынғы 50 клиент кезіндегідей ақша алып жүргенін есептей бастайды. Портфельді маржа бойынша сұрыптайды да, он шақты клиенттің нөлде немесе минуста екенін, ал ең мықты бухгалтердің дәл солармен жұмыс істеп жүргенін көреді.

«Менің проблемам клиент аздығында деп ойлап, тағы клиент тартуға тырыстым. Сөйтсем, мәселе 2021 жылғы бағамен төлеп жүргендерге үш есе жұмыс жасап беріп, бағасын көтермегенімде екен.»

Содан кейін иесі жылдар бойы кейінге қалдырған әңгіме басталады: өсіп кеткен клиенттердің төлемін қайта қарау және кейбірін ұстап отырғаннан жіберген арзанға түсетінін адал мойындау. Клиент жаман болғандықтан емес, сан ақыры көрінгендіктен.

Көбіне екінші жаңалық та шығады: баға көтеру ойлағандай қорқынышты емес екен. Нарықтан төмен төлеп жүрген клиент оны іштей бәрібір біледі. Қолда нақты сандармен сабырлы сөйлесу — «сіз бойынша жұмыс көлемі осынша өсті» — көп жағдайда клиент жоғалтумен емес, келісіммен аяқталады. Ал кететін аз клиент әдетте ұстап отырғанның өзі шығын болған клиенттер.

Мұны Finmap-та қалай көруге болады

Клиент бойынша пайданы есептеу үшін бөлек аналитика бөлімі қажет емес. Ақша мен уақытты бір қазанға сала бермеу керек. Finmap-та бұл былай бірігеді:

• Клиент және қызмет бойынша кіріс. Әр ай сайынғы төлем бөлек көрінеді: кім қанша төлейді, қандай қызмет үшін төлейді, қаншалықты тұрақты төлейді. Бағасы жылдар бойы өзгермеген клиенттерді бірден байқайсыз.
• Тікелей шығындар бөлек. Бухгалтерлердің жалақысы, лицензиялар, құжат айналымы, қолтаңбалар — бәрі бөлініп көрсетіледі, сондықтан «барлық шығынның жалпы сомасын» емес, нақты құнды көресіз.
• Маржа көз алдыңызда. Клиент немесе бухгалтер бойынша кірістен тікелей шығындарды шегересіз — сонда фирманы кім асырап отырғанын, ал кім жай ғана айналым жасап тұрғанын көресіз.
• Ай сайынғы төлемдерге арналған төлем күнтізбесі. Ақша қашан және кімнен түсетінін, кім кешіктіріп жатқанын, шарықтау айында касса жалақыны жаба ма — бәрін Excel-де қолмен әуре болмай көресіз.

Осы төрт нәрсе бір жерде жиналғанда, «ақша қайда кетеді» деген сұрақ сұрақ болудан қалады. Клиент және адам бойынша маржаға қарайсыз — шешімдер өзінен-өзі айқын болады.

Мұндағы басты нәрсе — тұрақтылық. Клиенттерді бір рет енгізіп, ұмытып кету жұмыс істемейді: портфель тірі, төлемдер өзгереді, адамдар келеді-кетеді. Бірақ есеп ай сайын өзі жүріп тұрса, алдыңызда әрдайым клиент және бухгалтер бойынша жаңа маржа тұрады — фирманы тоқсан соңындағы ішкі сезіммен емес, нақты санмен басқарасыз.

Бухгалтерлік фирма иесіне кеңес

• Клиент санын емес, сағатты есептеңіз. Әр клиентке кететін уақытты қарапайым түрде болса да бағалаңыз. Қалғанының бәріне негіз осы.
• Төлемдерді жылына бір рет қайта қараңыз. Өскен клиент келген кездегі көлем үшін емес, қазіргі жұмыс көлемі үшін төлеуі керек.
• Ең төменгі маржа шегін анықтаңыз. Одан төменнің бәрі — бағаны көтеруге немесе қоштасуға кандидат.
• Бухгалтерлердің портфелін сағаттағы жүктеме бойынша бөліңіз, адамды күйіп кетуден жоғалтып алмау үшін.
• Жылдық есебі бар клиенттерге маусым құнын бағаға қосыңыз, шарықтау кезеңдерін өз пайдаңыздан жаппаңыз.
• Уытты клиенттерді жіберуден қорықпаңыз. Қиын клиенттен босаған бір сағат көбіне қалыпты маржасы бар екі қарапайым клиентпен өзін ақтайды.

Осыған байланысты — қай клиенттер маржаның негізгі бөлігін әкелетінін, ал қайсысы тек команданы жүктеп тұрғанын жүйелі түрде анықтағыңыз келсе, клиент табыстылығының Парето талдауынан бастаңыз. Ал бухгалтерлеріңіз шын мәнінде қанша жұмыс көтеріп жүргенін және күйіп кету қай жерде басталатынын түсіну үшін команда жүктемесінің пайдаға қалай әсер ететінін қараңыз.

«Клиент көп, бухгалтерлер бос емес, иесіне аз қалады — бұл жұмыс көлемі туралы емес. Бұл сол жұмыстың бір бөлігін тегін істеп жүргеніңіз және оны өзіңіз де білмейтініңіз туралы.»

Ақша жоғалмайды. Сіз оны жай көрмейсіз.

Фирмаңыздың ақшасы жоғалып кетпейді. Ол бағасын қайта қарамаған клиенттер мен сағатын есептемеген бухгалтерлердің арасында жоғалады. Клиент және адам бойынша пайда көрінген сәтте шешімдер өзінен-өзі келеді: қай төлемді көтеру керек, кіммен қоштасу керек, кімді жеңілдету керек.

Finmap-ты 14 күн тегін қолданып көріңіз. Клиенттеріңізді енгізіңіз, ай сайынғы төлемдер мен тікелей шығындарды бөліп көрсетіңіз — сонда портфеліңізде фирманы шын мәнінде кім асырап отырғанын, ал кім тек жұмыстың көп сияқты көрінуін жасап тұрғанын алғаш рет көресіз.