Könyvelőiroda: nyereség ügyfelenként és könyvelőnként, nem létszám szerint

«80 aktív ügyfelem van és négy könyvelőm. Az árbevétel egész jónak néz ki. Mégis a hónap végén kevesebb marad nálam, mint amennyit egy alkalmazott főkönyvelőnek fizetnék. Hogy hova tűnik a különbség — csak akkor értettem meg, amikor végre külön kiszámoltam az egyes ügyfeleken elért nyereséget.»

A könyvelőiroda különös üzlet. Nap mint nap mások pénzügyeit mentik meg: negyedéveket zárnak le, áfát egyeztetnek, mások hibáit javítják mások táblázataiban. A saját pénzüket a hónap végi egyenleg alapján mérik fel. Rengeteg ügyfél, szezonban éjszakáig dolgozó könyvelők, és a tulajdonosnak valahogy kínosan kevés marad.

Az ok szinte mindig ugyanaz. A vállalkozást az aktív ügyfelek számával mérik, nem az egyes ügyfelek hozta nyereséggel. Ez két teljesen más szám. Aláírhat tíz újabb ügyfelet, és mégis kevesebbet kereshet — pontosan ez történik, ha a portfólió fele többe kerül, mint amennyit fizet. Nézzük meg, hol rejtőzik ez a pénz, és miért nem látja.

Nyereség ügyfelenként és könyvelőnként, egyszerűen

Az ügyfél átalánydíja nem az Ön nyeresége. Az bevétel. A nyereség az, ami az adott ügyfél kiszolgálásának valós költsége után marad.

Egy könyvelőirodában a költség mindenekelőtt a könyvelő ideje. Számolja meg, havonta hány óra megy el ténylegesen egy ügyfélre: bizonylatok, egyeztetések, telefonhívások, e-mailek, „ezt is nézze már meg nekem” kérések, jelentések. Szorozza meg az adott munkatárs óradíjával (a bér a járulékokkal osztva a munkaórákkal). Adja hozzá az adott ügyfél közvetlen költségeit — külön licenc, minősített elektronikus aláírás, elektronikus dokumentumcsere, banki kivonatok. Ez a költség. Az átalánydíj mínusz a költség az ügyfelenkénti nyeresége.

A könyvelőnkénti nyereség ugyanígy működik, felülről lefelé. Vegye az adott könyvelő portfóliójában lévő összes ügyfelet, adja össze az átalánydíjaikat, vonja le az illető bérét a járulékokkal és az ügyfeleinek közvetlen költségeit. Így látja, mekkora fedezetet hoz egy adott ember. És itt gyakran meglepetés vár: a legelfoglaltabb könyvelő korántsem mindig a legjövedelmezőbb is egyben.

Miért jut ide ritkán a tulajdonos? Mert a könyvelő szakmájánál fogva mások pénzét számolja, nem a sajátját. Minden megszokott eszköze az ügyfél könyvelését szolgálja: az ő adóit, az ő jelentéseit, az ő mérlegét. A saját cégének vezetői számvitele külön feladat, amire szezonban sosem jut idő. Így lesz a mondás igaz: a cipész gyerekének nincs cipője — minden ügyfél nyereségét fillérre pontosan látja, csak a sajátját nem.

Miért hazudik az „ügyfélszám”

A „80 ügyfelünk van” szilárdan hangzik. Csakhogy ez a szám semmit nem mond a pénzről. Két tulajdonos, ugyanazzal a 80 ügyféllel, gyökeresen eltérő nyereséget érhet el — attól függően, MELYIK ügyfelekről van szó, és mennyi időt esznek fel.

Íme, mi rejtőzik a szép szám mögött:

• Egy egyszerű egyéni vállalkozó átalányadóval, áfa nélkül — havi 30–40 perc. Szinte teljes egészében megmarad, amit fizet.
• Egy korlátolt felelősségű társaság az általános rendszerben, áfával, bérszámfejtéssel, külkereskedelemmel és devizával — havi több óra, plusz egy idegtépő negyedév. Itt a fedezet gyakran vékonyabb, mint egy „kicsi” egyéni vállalkozónál, pedig ez utóbbi többet fizet.
• Az ügyfél, aki naponta telefonál, és este 11-kor mobiltelefonos fotóként küldi a bizonylatokat az üzenetküldőbe, olyan időt emészt fel, amely egyetlen árlistán sem szerepel.

Tehát az „írjunk alá több ügyfelet” nem mindig a nyereség növeléséről szól. Néha csak arról, hogy munkát halmoznak a könyvelőkre, és elveszik az idejüket azoktól az ügyfelektől, akik ténylegesen eltartják az irodát. Az ügyfélszám nő, a nyereség stagnál vagy csökken.

Egy másik csapda az a feltételezés, hogy egy nagy ügyfél automatikusan „presztízs”, akit mindenáron meg kell tartani. A presztízs nem fizet fizetést. A fedezet tartja el az irodát, nem egy logó a portfólióban. Egy nagy márka az ügyféllistán addig melengeti az egót, amíg meg nem számolja, hány órát visz el, és mit ad cserébe.

Számoljuk ki egy példán

Vegyünk egy kis iroda négy tipikus ügyfelét. Az átalánydíj az, amit az ügyfél havonta fizet. A költség a könyvelő valós idejéből pénzre átszámítva, plusz a közvetlen kiadások. A fedezet az, ami az irodánál marad. A számok illusztratívak, de a minta szinte minden elemzésben megismétlődik.

Nézze meg a jobb oldali oszlopot. A „kicsi” egyéni vállalkozó 3 500-zal 74%-ot ad az irodának — szinte az egészet. A látványos, 18 000-es külkereskedelmi társaság, amivel a kollégák előtt dicsekszik, 6%-ot hagy: a teljes díjat felemészti a devizaműveletek, az áfakorrekciók és a végtelen egyeztetések. Pénzben az egyéni vállalkozó és a társaság szinte ugyanannyit hoz az irodának — 2 600 a 1 000-hez —, pedig a társaság ötször annyi könyvelői órát visz el.

E bontás nélkül a tulajdonos minden „nagy” ügyfelet ünnepel, és alábecsüli a „kicsiket”, pedig épp a kicsik tartják fenn a jövedelmezőséget.

Az alulértékelt „nehéz” ügyfelek felemésztik a nyereséget

A könyvelőiroda legnagyobb lyuka azok az ügyfelek, akiknek az átalánydíját évekkel ezelőtt „szemre” állították be, és soha nem vizsgálták felül, miközben a rájuk eső munka mennyisége csendben megduplázódott.

Így néz ki egy nehéz ügyfél, aki mínuszba húzza az irodát:

• Fix összeget fizet, mégis minden hónapban új tranzakciók, pénztárgépek, alkalmazottak jönnek hozzá — miközben a díj ugyanaz, mint három éve.
• Kaotikusan küldi a dokumentumokat: a felük negyedév végén, fotóként, hibákkal, amelyeket a könyvelő kézzel javít.
• Telefonál indokkal és indok nélkül is: „hogyan könyveljem ezt”, „számolja ki az adót, ha autót veszek”, „nézze meg ezt a szerződést”. Minden hívás 15–20 perc, ami nincs benne az árban.
• Úgy viselkedik, mintha a könyvelőt neki személyesen, teljes munkaidőben alkalmazták volna, miközben az alapszolgáltatásért fizet.

Számoljuk ki nagyjából. Egy könyvelő órája mondjuk 250 ₴-ba kerül az irodának. Egy nehéz ügyfél 8 000 ₴-os átalánydíjjal havi 40 órát visz el — ez már 10 000 ₴ költség pusztán bérben, licencek és aláírások nélkül. Ami azt jelenti, hogy Ön minden hónapban 2 000 ₴-t fizet azért a megtiszteltetésért, hogy kiszolgálhatja. Miközben ugyanezen 40 órában három egyszerű egyéni vállalkozó tiszta fedezetet hozna az irodának. Így eszi fel csendben egy „fontos ügyfél” azt a nyereséget, amit mindenki máson megkeresett.

Egyetlen ilyen ügyfél annyi órát visz el, mint három egyszerű egyéni vállalkozó együttvéve. Csakhogy az egyéni vállalkozók fedezetet hoznak, ez pedig veszteséget, „fontos ügyfélnek” álcázva. És amíg csak a kasszát figyeli, nem is látja: a pénz megérkezik tőlük, de az a tény, hogy nem fedezi a ráfordított időt, elvész a közös kasszában.

Hány ügyfelet bír el valójában egy könyvelő

A „hány ügyfél jut egy könyvelőre” kérdésre nincs egyetemes válasz létszámban kifejezve. 40 egyszerű egyéni vállalkozó és 40 áfás társaság két különböző bolygó. Órákat számoljon, ne fejeket.

Vegye egy könyvelő havi munkaóra-keretét — mondjuk 160-at. Vonjon le 15–20%-ot a „levegőre”: szünetek, megbeszélések, képzés, feladatok közötti váltás. Így marad kb. 130 valós produktív óra. Most ossza el rájuk a portfóliót: egy egyszerű egyéni vállalkozó 0,5–1 óra, alkalmazottal rendelkező 3–4, áfás társaság 6–10, összetett külkereskedelmi társaság 12 és afelett. Hamar kiderül, hogy egy könyvelő, akinek „csak 25 ügyfele” van, jobban túlterhelt lehet, mint egy kollégája 45-tel, mert az övéi mind komplex társaságok.

Ez a szám — a munkaterhelés órákban, nem ügyfelekben — az Ön biztonsági szelepe. Megmutatja, kire nem lehet már munkát halmozni, kinek van szabad kapacitása, és hogy az iroda egyáltalán fel tud-e venni egy új nagy ügyfelet anélkül, hogy valaki kiégve felmondana. A könyvelői fluktuáció szinte mindig ott kezdődik, ahol a terhelést fejszámban, nem órában mérték.

És még valami: a terhelést ne a csúcshéten mérje, hanem havi átlagban. Különben vagy folyamatosan „tartalék” embereket tart, vagy a határig hajtja a csapatot. Az egyenletes ütemezés egyenletes nyereséget hoz; a káosz és a rohanás kiégést és fluktuációt hoz, ami többe kerül, mint bármilyen kihasználatlan kapacitás. Szezonban jó új könyvelőt találni külön költséges kín — jobb nem odáig eljutni.

Szezonális csúcsok: negyedévek és éves beszámoló

A könyvelőiroda nem egyenletes hónapokban él, hanem hullámokban. A negyedéves, és különösen az éves beszámoló idején a terhelés megsokszorozódik, miközben a csapat ugyanaz marad. Ezekben a hetekben a tulajdonos segítséget vesz fel, túlórát fizet, vagy nézi, ahogy a könyvelők kiégnek — és mindez „átlagos hónapban” láthatatlan költség.

Íme, mit tesz ez ellen az a tulajdonos, aki ügyfelenként és könyvelőnként számol:

• Előre tudja, melyik hónap lesz csúcshónap, és hány óra kell a norma felett — mert látja a portfólió szerkezetét, nem csak az átalánydíjak összegét.
• A szezonális segítség költségét beépíti az éves beszámolót igénylő ügyfelek árába, ahelyett hogy a saját zsebéből fedezné.
• Megérti, hogy az az ügyfél, aki egész évben az alap átalánydíjat fizette, majd decembertől márciusig egész napokra lefoglalja a könyvelőt, ezekben a hónapokban mélyen mínuszban van.

Ügyfelenkénti könyvelés nélkül a szezon csak „egy nehéz időszaknak” tűnik, amit át kell vészelni. Vele viszont egy konkrét költségtétel, amit be lehet árazni vagy újra lehet osztani.

Így hangzik a valóságban

A felismerés általában ugyanabban a pillanatban érkezik. A tulajdonos leül kiszámolni, miért keres 80 ügyféllel ugyanannyit, mint két évvel korábban 50-nel. Fedezet szerint sorba rendezi a portfóliót — és látja, hogy tucatnyi ügyfél nulla vagy negatív fedezettel fut, és épp a legjobb könyvelő foglalkozik velük.

«Azt hittem, kevés az ügyfelem, ezért próbáltam egyre többet aláírni. Kiderült, a probléma az volt, hogy nem emeltem az árat azoknak, akik úgy fizettek, mintha 2021 lenne, miközben hármójuk munkáját raktam rájuk.»

Aztán jön a beszélgetés, amit a tulajdonos évekig kerülgetett: a megnőtt ügyfelek díjának felülvizsgálata, és őszinte döntés azokról, akiket olcsóbb elengedni, mint megtartani. Nem azért, mert az ügyfél rossz, hanem mert a szám végre látható.

És szinte mindig egy második felismerés is követi: az áremelés jóval kevésbé ijesztő, mint amilyennek tűnt. Az az ügyfél, aki évek óta piaci ár alatt fizet, valahol mélyen tudja ezt. Egy nyugodt beszélgetés, kézben a számokkal — „ennyivel nőtt az Önre eső munka mennyisége” — a legtöbb esetben megegyezéssel zárul, nem elvesztett ügyféllel. Akik mégis távoznak, jellemzően pont azok, akiket veszteség lett volna megtartani.

Hogyan látja ezt a Finmapben

Az ügyfelenkénti nyereség kiszámolásához nincs szükség külön elemzési részlegre. Csak arra van szükség, hogy a pénz és az idő ne egy közös kasszában üljön. A Finmapben pontosan így áll össze:

• Bevétel ügyfelenként és szolgáltatásonként. Minden átalánydíj külön látszik: ki mennyit fizet, milyen szolgáltatásért, milyen rendszerességgel. Azonnal kiszúrja azokat az ügyfeleket, akiknek az ára évek óta nem változott.
• Közvetlen költségek külön. Könyvelői bérek, licencek, dokumentumcsere, aláírások — úgy elosztva, hogy a költséget lássa, ne csak „az összes kiadás” összegét.
• Fedezet szem előtt. Bevétel mínusz közvetlen költség ügyfelenként vagy könyvelőnként — és látja, ki tartja el az irodát, és ki csak forgalmat termel.
• Fizetési naptár az átalánydíjakhoz. Látja, mikor és kitől érkezik a pénz, ki van hátralékban, és hogy a pénzeszköz fedezi-e a béreket egy csúcshónapban — kézi Excel-bűvészkedés nélkül.

Ha ez a négy dolog egy helyen van, a „hova tűnik a pénz” megszűnik kérdés lenni. Egyszerűen megnézi a fedezetet ügyfelenként és személyenként — és a döntések maguktól nyilvánvalóvá válnak.

A lényeg itt a rendszeresség. Az ügyfelek egyszeri felvitele, majd elfelejtése nem működik: a portfólió él, a díjak változnak, emberek jönnek-mennek. De ha a könyvelés magától fut minden hónapban, mindig friss adatokkal rendelkezik az ügyfelenkénti és könyvelőnkénti fedezetről — és számmal vezeti az irodát, nem megérzésből negyedév végén.

Tanács könyvelőiroda-tulajdonosoknak

• Órákat számoljon, ne fejeket. Állítson fel egy egyszerű időbecslést minden ügyfélre — akár durva becslést is. Ez az alapja mindennek.
• Évente vizsgálja felül a díjakat. A megnőtt ügyfél fizessen a jelenlegi mennyiségért, ne azért, amivel érkezett.
• Keresse meg a minimális fedezeti küszöbét. Ami az alatt van, az áremelésre vagy elválásra jelölt.
• Ossza el a könyvelők portfólióját óra alapú terhelés szerint, hogy ne veszítsen el senkit kiégés miatt.
• Építse be az árba a szezont az éves beszámolót igénylő ügyfeleknél, ahelyett hogy a csúcsokat a saját nyereségéből fedezné.
• Ne féljen elengedni a toxikus ügyfeleket. Egy nehéz ügyfélen felszabadított óra gyakran megtérül két egyszerű ügyfél normál fedezetével.

Kapcsolódó téma — ha rendszerszinten szeretné feltárni, mely ügyfelek adják ténylegesen a fedezet zömét, és melyek csak terhelik a csapatot, kezdje az ügyfél-jövedelmezőség Pareto-elemzésével. Ahhoz pedig, hogy megértse, valójában mennyi munkát bírnak a könyvelői, és hol kezdődik a kiégés, nézze meg, hogyan hat a csapat kihasználtsága a nyereségre.

«Sok az ügyfél, elfoglaltak a könyvelők, a tulajdonosnak alig marad valami — ez nem a munka mennyiségéről szól. Arról szól, hogy a munka egy részét ingyen végzi, és ezt még csak nem is tudja.»

A pénz nem tűnik el. Csak nem látja.

Az irodája pénze nem vész el. Elveszik azon ügyfelek és azon könyvelők között, akiknek az árát, illetve az óráit sosem nézte át. Abban a pillanatban, amikor az ügyfelenkénti és személyenkénti nyereség láthatóvá válik, a döntések maguktól megérkeznek — melyik díjat kell emelni, kit kell elengedni, kit kell tehermentesíteni.

Próbálja ki a Finmapet ingyen 14 napig. Vigye fel az ügyfeleit, rendezze el az átalánydíjakat és a közvetlen költségeket — és először láthatja majd, ki tartja el ténylegesen a portfóliójában az irodát, és ki csak az elfoglaltság látszatát kelti.