Агенттігіңіз Excel-ден асып түсті: жүйеге көшу керек кез

Excel — керемет құрал, әрі дерлік әр агенттік осыдан бастайды. Екі клиентіңіз бен бірнеше жобаңыз болған кезде кесте өз міндетін адал атқарады: кірісті жазасыз, шығынды азайтасыз, қалдықты көресіз. Мәселе Excel «жаман» болғанда емес, агенттік одан асып түскенде, әрі оны арналмаған міндеттерге созуды жалғастырғанда басталады.

Мәселе Excel жақсы ма, жаман ба дегенде емес, жүйеге көшетін сәт қашан келеді дегенде. Агенттіктің кестелерден асып түскенін көрсететін белгілерді және мұндай көшудің нақты не беретінін қарастырайық. Осындай көшудің өмірден алынған мысалын KLEI Excel-ден қаржылық бақылауға қалай көшті кейсінен көре аласыз.

Excel неге жұмыс істейді — бірақ белгілі бір деңгейге дейін

Excel-дің күші — қарапайымдылығы мен икемділігінде: ол тегін, әрқашан қолда, әрі оған қалаған формулаңызды қоса аласыз. Бір-екі жобаға ақшаңызды көру үшін осы жеткілікті. Бірақ Excel — «қолмен» жасалатын құрал: онда бәрі біреудің деректерді дұрыс және уақытында енгізуіне, формулаларды бұзбауына байланысты. Көлем аз кезде бұл қолмен жасалатын жұмыс байқалмайды. Бизнес неғұрлым үлкен болса, соғұрлым ол қымбатқа түседі.

1-белгі. Деректер кешігіп және қатемен енгізіледі

Бірінші белгі — кесте өзектілігін жоғалтады. Транзакциялар соншалықты көп болғандықтан, оларды «кейінірек» жазады, ұмытып кетеді, қайталап енгізеді, қате сомамен немесе қате ұяшыққа енгізеді. Файлға қарайсыз да, сандардың дұрыстығына сеніміңіз қалмайды. Есебіңізге сене алмасаңыз, ол өзінің басты міндетін — шешім қабылдауға негіз беруді — атқармай қалады.

2-белгі. Есеп жинау сағаттарға созылады

Екінші белгі — қарапайым сұраққа жауап алу үшін (клиент сізге қанша пайда әкелді, барлық шоттар бойынша қалдық қандай) бірнеше қойындылар мен файлдарды қолмен біріктіруге тура келеді. Айды жабу бір-екі күндік қолмен жасалатын жұмысқа айналады. Шешім қабылдауға кетуі керек уақыт оның орнына кестелерді құрастыруға жұмсалады. Бұл масштаб ұлғайған сайын қалай болатыны туралы Агенттікке арналған Google Sheets: неге масштабта тоқтап қалады мақаласын оқыңыз.

3-белгі. Шешім қабылдауға қажетті бөліністер жетіспейді

Үшінші белгі — Excel дайын түрде бермейтін бөліністерге мұқтаж болу: клиент пен жоба бойынша пайда, команданың жүктелуі, қалдық болжамы бар төлем күнтізбесі. Мұны кестеде құруға болады, бірақ әрбір мұндай есеп — біреу үнемі күтіп отыруы керек жеке әрі тұрақсыз құрылым. 10-нан астам клиентте бұл жеке қызметке айналады.

4-белгі. Файл бір адамның басында ғана сақталады

Төртінші белгі — бәрі «файл қалай жұмыс істейтінін білетін» бір адамға тіреледі. Ол демалысқа кетсе немесе жұмыстан шықса, есебіңіз тоқтап қалады. Бизнес ортақ файлдағы формуланы біреудің байқаусызда бұзып алуына тәуелді бола алмайды.

Жүйеге көшу сізге не береді

Арнайы басқарушылық есеп жүйесі дәл осы қолмен жасалатын жұмысты жояды: банктер қосылып, транзакциялар өздігінен тартылады, клиент, жоба және ақша ағыны бойынша бөліністер автоматты түрде есептеледі, ал деректер нақты уақытта өзекті болып тұрады. Сіз есебіңізді «құрастыруды» тоқтатып, оны тек пайдалана бастайсыз. Мұндай жүйенің нақты не екенін және «браузердегі Excel-ден» несімен ерекшеленетінін Қаржыны басқару платформасы дегеніміз не мақаласынан оқыңыз.

Дәл қашан көшу керек

Практикалық ереже қарапайым: жоғарыдағы төрт белгінің кемінде екеуін өзіңізден таныса алсаңыз, агенттігіңіз Excel-ден асып түскен, әрі кестелерде өткізген әр ай сізге сағаттар мен қателерге түсіп жатыр. Жағдай мүлдем нашарлағанша күтудің қажеті жоқ — жағдайды әлі бақылап тұрған кезде көшкен арзанырақ. Бір демалыс күнінде жасалған жылдам көшудің мысалын осы жерден көре аласыз.

Finmap-та Excel-ден көшу әдетте бірнеше сағатты алады, содан кейін есебіңіз өздігінен жүреді — кестелерді қолмен құрастырудың қажеті болмайды. 7 күн тегін пайдаланып көріңіз.