Excelден толық қаржылық бақылауға: KLEI-дің қаржылық трансформациясы

Креативті өнім, адал клиенттер және берілген команда — бұл шабыт үшін жеткілікті. Бірақ масштабтау үшін жеткіліксіз.

Құрылымдалған қаржылық басқарусыз негізделген шешім қабылдау мүмкін емес: қайда инвестициялау керек, нені дамыту керек, нені қысқарту керек.

KLEI танымал клиенттерге стикерлер басып шығарды, шетелге сатты, клиенттерден мақтау естіді және барлығын басқарды — тек бір нәрседен басқа: нақты қайдан ақша тауып, қайдан жоғалтып жатқанын түсінуден.

Тапсырыстар өсіп жатса да, банктегі шот нөлге жақындағанда, бір сұрақ туындады:

‍
Біз шынымен ақша табамыз ба, әлде жай ғана бос жүрмейміз бе?

KLEI: мағынаға негізделген, өсуге бағытталған

KLEI — 2017 жылы құрылған берік стикерлердің украиналық бренді. Жаппай өндірістің орнына олар сапа мен өнімнің құндылығына назар аударды. Компания жанұялық бизнес секілді жұмыс істейтін шағын, 10 адамнан тұратын командадан бастады.

Негізін қалаушы Микита Аниканованың креативті әрі прагматикалық көзқарасының арқасында бизнес тез қарқын алды және көп ұзамай Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia сияқты клиенттермен жұмыс істей бастады.

Қаржы тар жол болып қалғанда

Сырт көзге бәрі керемет көрінетін: тұрақты тапсырыстар, халықаралық клиенттер, жоғары сапа. Канададағы клиенттер тапсырыс беріп, жеткізілімді апталап күтуге дайын болды — мұның бәрі қосымша маркетингсіз.

Бірақ 2021 жылы өсу көзге көрінбейтін шекке тірелгендей болды. Микита мәселенің түбі қаржыда екенін түсінді. Бизнестің нақты қанша табыс табатыны түсініксіз болды. Кейбір айларда пайда болса, басқаларында шығынмен аяқталды — және неге екенін түсіндіру қиын еді.

Себептері:

• Ақша алшақтығы әртүрлі төлем әдістерінен туындады
• Түсініксіз шығын құрылымы тапсырыстардың алуан түрлілігінен пайда болды
• Бизнестің қайдан ақша жоғалтып жатқанын көрсететін бірыңғай жүйенің болмауы

Сол кезде KLEI өте әртүрлі тапсырыстармен жұмыс істеді — 1-ден 10 000-ға дейінгі стикерлер, контур бойынша кесілген, жиынтықтар немесе корпоративтік тапсырыстар.

Бірақ қай тапсырыстар пайдалы, ал қайсысы шығынға ұшыратып жатқанын көрсететін аналитика жетіспеді. Анықтық алу және негіз қалау үшін Микита Finmap енгізуге шешім қабылдады.

Мен алғашқы дағдарыста құламайтын, сенімді компания құрғым келеді. Бұл уақытты қажет етеді. Ал қаржы маған әрдайым әлсіз тұсым болды — бұл маған шынымен қиын болды. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушысы

Кестелерден жүйеге дейін: Finmap не өзгертті

2021 жылдың жазында Микита Finmap-пен танысты. Бизнес маусымы басталған күзде компания жүйені толығымен енгізді: қаржылық басқаруды орталықтандырды және Excel кестелерінен бас тартты.

Бірден нәтиже берген негізгі құралдар мен шешімдер:

• Барлық деректерді бір жүйеде біріктіру

Finmap-қа дейін қаржылық басқару шашыраңқы болды: бөлек шоттар, кестелер және естен шығармау үшін жазып қою. Бұл үнемі стресс тудырды — бәрі сәйкес келе ме? Ақша жете ме? Бірдеңені жіберіп алмадық па?

Бұрын екі күн тыныш болып, содан кейін екі апта алаңдаушылықта жүретінмін. Қазір керісінше — мен әрқашан тыныш жүрмін. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушысы

• Дебиторлық берешекті басқару

KLEI процесті жеделдету және тапсырысты бекіту үшін жиі алдын ала төлемсіз жұмыс істеді. Кешіктірілген төлемдер сирек көрінгенімен, шын мәнінде елеулі ақша алшақтығын тудырды.

Ақша шотқа түсуі керек еді, бірақ кешігулер операциялық ырғақты бұзды. Төленуге тиісті есеп пен Төлем күнтізбесінің арқасында компания осы әлсіз тұсты анықтап, нақты шешім қабылдады.

Қаржылық басқаруды енгізгеннен кейін Finmap-та бізде шынымен дебиторлық берешек бар екенін көрдім. Сондықтан біз жай ғана: «жарайды, бұдан былай — тек алдын ала төлем» дедік. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушысы

• Баланстар мен ақша ағынына толық бақылау

Finmap KLEI-ге өздерінің қаржылық жағдайын нақты уақытта көруге мүмкіндік берді: шотта қанша ақша бар, қандай төлемдер күтіліп жатыр, ертең не болады. Бұл қаржыны «сезіммен» бағалаудан туындайтын үздіксіз ішкі мазасыздықты жойды — енді сандар, графиктер және даталар бар.

Finmap-ты ашамын, балансты, алдағы шығындарды көремін, әлі де пайдамын — және жалғастырамын. Бұрын үш банк шотын, кестелерді, жазбаларды тексеруге тура келетін, бірақ бәрібір сенімді бола алмайтынмын. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушысы

• Тапсырыстарды санаттарға бөлу

Тереңірек түсіну үшін KLEI Finmap-та санат құрылымын жасады: жеке стикерлер мен стикер жиынтықтары үшін бөлек санаттар. Бұл өнім түрі бойынша пайдалылықты ашты — тек бизнес деңгейінде емес, бағыт бойынша да. Олар нені масштабтау керектігін және нені қайта қарау керектігін көрді.

Бұрын біз тек жалпы соманы қарайтынбыз: ақша келіп жатса — демек, бәрі жақсы. Бірақ тапсырыс түрлері бойынша бөле бастағанда, бәрі бірдей пайдалы емес екенін көрдік. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушысы

Қаржылық сауаттылықты дамыту

Қаржы — Микитаның әлсіз тұсы болды, бұл тақырып оны әрқашан мазалайтын. Finmap-пен қатар ол «Бизнестегі ақша» курсын аяқтады. Бұл оған операцияларды делегациялауға және бизнес қаржысының қалай жұмыс істейтінін өзі түсінуге мүмкіндік берді.

Бұрын мен үнемі ойланатынмын — бәрі сәйкес келе ме, жете ме деп. Қазір бұл сұрақтардың қайдан туындайтынын — және оларға қалай жауап беруді түсінемін. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушысы

Автоматтандыру мен жеке араласуды біріктіру Микитаға ең қажет нәрсені — сенімділікті берді. Ол енді интуицияға сенбейді. Ол есептер мен нақты деректер негізінде шешім қабылдайды.

Бұл тек қаржыны ғана емес, бизнесті басқарудың бүкіл тәсілін өзгертті.

Масштабтаудың алғышарты ретінде қаржылық жүйе

Finmap-ты баптап, операцияларды делегациялағаннан кейін жүйе команда үшін тұрақты тірекке айналды. Барлық негізгі қаржылық деректер бір жерде, санаттар бойынша анық құрылымдалған және кез келген уақытта қолжетімді болды.

Бұл негізін қалаушы үшін шынымен маңызды нәрсеге — өсу, стратегия, кеңею дегенге уақыт босатты.

Осылайша, 2025 жылы KLEI масштабтаудың жаңа деңгейіне жетті:

• Инвестиция тартты.
• Өзінің өндірістік алаңын салуды бастады.
• Жаңа шоттар ашты.
• Өз өсуіне сай жаңа қаржылық құрылым енгізді.

Бұл өсу жұмыс істеп тұрған қаржылық жүйесіз мүмкін болмас еді — оларға нөлден бастаудың қажеті болмады.

Сандарды білсең — қайда бара жатқаныңды білесің

Келесі қадамдар: өндірістік алаңды аяқтау, процестерді тұрақтандыру және жаңа нарықтарға шығуға дайындалу. Finmap орталық рөлде қалады — әрбір келесі қадамға құрылым, бақылау және негіз бере отырып.

Соңында Микита қарапайым, бірақ практикалық кеңес ұсынады:

Апта сайын қаржыға уақыт бөліңіз. Тіпті сандарды талдауға жұмсалған 30 минут те болжамнан немесе ішкі сезімнен гөрі көбірек нәрсе береді. Негізін қалаушы әрбір санның нені білдіретінін білуі керек — және фактілерге сүйеніп шешім қабылдауы керек.

KLEI тарихынан нені үйренуге болады

Сіздің бизнесіңіз KLEI-ге ұқсас болуы мүмкін: сапалы өнім, адал клиенттер — бірақ ішінде шығындардың нақты көрінісі жоқ, үнемі ақша алшақтығы және бірдеңенің дұрыс емес екені туралы сезім кетпейді.

KLEI уақытында тоқтап, өз қаржысына үңіліп қарады — және нақты картинаны көрді. Бұл оларға масштабтауға деген сенімділік берді, инвестиция тартуға және анықтықпен өсуге мүмкіндік берді.

Егер сіз мұны оқып отырсаңыз, сіз, бәлкім, қаржылық анықтыққа бара жатырсыз.

KLEI үйренген бірнеше сабақ — сіз мұны соқыр сезіммен өтпес үшін:

• Жүйе жоқ = бақылау жоқ.
• «Сезіммен» пайда = ақша алшақтығы қаупі.
• Қаржыдағы тәртіп — бұл Excel емес, автоматтандыру, тұрақтылық және дұрыс құрал туралы.

KLEI жасағанды жасаңыз: тәртіп орнату үшін дағдарысты күтпеңіз.

Байқап көріңіз Finmap және қараңыз қаржылық анықтық келгенде бизнес қалай өзгеретінін.

Жиі қойылатын сұрақтар

1. Тапсырыстары тұрақты компания неге әлі де қаржылық қиындықтарға тап болды?
Себебі тапсырыстар пайдаға тең емес. KLEI-де нақты қандай ақша әкелетінін және нендей нәрсе тек айналымды арттыратынын көрсететін жүйе болмады. Бұл ақша алшақтығына және түсініксіз шығындарға әкелді.

2. Салаға қарамастан бірден нәтиже беретін әрекет қандай?
Барлық шоттарды, кірістер мен шығыстарды бір жүйеде орталықтандыру — және оларды күн сайын бір терезеде қарап шығу. Бұл ретсіздікті азайтады, анықтық әкеледі және бірдеңені ұмытып кету қаупін жояды.
KLEI үшін нақты бақылау осы жерден басталды. Бұл кез келген бизнес пен кез келген салаға жарайды.

3. Finmap шағын немесе креативті бизнеске жарай ма?
Иә. KLEI — креативті өнімі бар шағын бизнес. Мұндай компаниялар көбінесе интуиция бойынша жұмыс істейді. Finmap креативті бола отырып, нақты ақшаны көруге мүмкіндік береді.

4. Егер мен қаржыны түсінбесем ше?
KLEI-дің Микитасы да қаржы маманы болған жоқ — және ол мұны өзі айтады. Ол бухгалтерияны сырттан тапсырды, негізгі курс өтті және есептерді оқуды үйренді. Finmap күнделікті жұмыста адасып қалмай, анықтық алғысы келетін негізін қалаушылар үшін жасалған.

5. KLEI өз қаржысын ретке келтіргеннен кейін қандай нәтижелерге қол жеткізді?
Олар инвестиция тартты, өз өндірістік алаңын іске қосты, жаңа қаржылық құрылым құрды және операцияларды жетілдірді — мұның бәрі болжамға емес, деректерге негізделген.

Сала: Finmap өндірістік компанияларға қаржылық тәртіп орнатуға қалай көмектеседі