Von Excel zur vollen Kontrolle: Wie KLEI seine Finanzen transformiert hat

Ein kreatives Produkt, treue Kund:innen und ein engagiertes Team — das reicht für Inspiration. Aber nicht fürs Skalieren.

Ohne strukturiertes Finanzmanagement ist es unmöglich, fundierte Entscheidungen zu treffen: wohin investieren, was ausbauen und was stoppen.

KLEI druckte Sticker für bekannte Kund:innen, verkaufte ins Ausland, bekam viel Lob und hatte alles im Griff — bis auf eine Sache: zu verstehen, womit sie wirklich Geld verdienten und wo sie Geld verloren.

Als der Kontostand immer näher an null rückte, während die Aufträge weiter zunahmen, stand plötzlich eine Frage im Raum:

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Verdienen wir wirklich Geld — oder sind wir nur die ganze Zeit beschäftigt?

KLEI: aus Überzeugung gegründet, auf Wachstum ausgerichtet

KLEI ist eine ukrainische Marke für langlebige Sticker, gegründet 2017. Statt auf Massenproduktion zu setzen, konzentrierte sich das Team auf Qualität und echten Produktwert. Gestartet ist das Unternehmen mit einem kleinen Team von 10 Personen — fast wie ein Familienbetrieb.

Dank des kreativen und zugleich pragmatischen Ansatzes von Gründer Mykyta Anikanov nahm das Geschäft schnell Fahrt auf. Schon bald gehörten Kund:innen wie Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia und andere dazu.

Wenn Finanzen zum Engpass werden

Nach außen sah alles gut aus: stabile Aufträge, internationale Kundschaft, hohe Qualität. Kund:innen in Kanada bestellten und waren bereit, wochenlang auf die Lieferung zu warten — ganz ohne zusätzliches Marketing.

Doch 2021 stieß das Wachstum scheinbar an eine unsichtbare Grenze. Mykyta erkannte: Das eigentliche Problem lag in den Finanzen. Es gab kein klares Verständnis dafür, wie viel das Unternehmen tatsächlich verdiente. Manche Monate waren profitabel, andere endeten im Minus — und es war schwer zu erklären, warum.

Die Ursachen:

• Liquiditätslücken durch unterschiedliche Zahlungsarten
• Unklare Kostenstruktur wegen sehr verschiedener Aufträge
• Kein zentrales System, das zeigte, wo das Unternehmen Geld verlor

Damals bearbeitete KLEI sehr unterschiedliche Aufträge — von 1 bis 10.000 Stickern, konturgeschnitten, als Sets oder für Unternehmen.

Was fehlte, waren Analysen, die zeigten, welche Aufträge profitabel waren und welche das Geschäft nach unten zogen. Um Klarheit zu bekommen und eine solide Grundlage zu schaffen, entschied sich Mykyta für die Einführung von Finmap.

Ich möchte ein Unternehmen aufbauen, das verlässlich ist und nicht bei der ersten Krise zusammenbricht. Das braucht Zeit. Und Finanzen waren schon immer meine Schwachstelle — das war wirklich schwierig für mich. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

Von Tabellen zu einem System: Was sich mit Finmap verändert hat

Im Sommer 2021 sah sich Mykyta Finmap genauer an. Im Herbst, als die Hauptsaison begann, führte das Unternehmen das System vollständig ein: zentrales Finanzmanagement statt Excel-Tabellen.

Die wichtigsten Tools und Entscheidungen, die sofort Wirkung zeigten:

• Alle Daten in einem System bündeln

Vor Finmap war das Finanzmanagement zerstückelt: getrennte Konten, Tabellen und Notizen im Kopf. Das sorgte für ständigen Stress — geht am Ende alles auf? Haben wir genug Geld? Haben wir etwas übersehen?

Früher war ich zwei Tage ruhig und danach zwei Wochen gestresst. Heute ist es umgekehrt — ich bin eigentlich immer ruhig. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

• Forderungen im Griff behalten

KLEI arbeitete oft ohne Vorauszahlung, um Prozesse zu beschleunigen und Aufträge zu sichern. Verspätete Zahlungen wirkten zunächst selten, verursachten in Wirklichkeit aber ernsthafte Liquiditätslücken.

Das Geld sollte eigentlich auf dem Konto eingehen, doch Verzögerungen brachten den operativen Rhythmus durcheinander. Mithilfe des Berichts zu Verbindlichkeiten und des Zahlungskalenders erkannte das Unternehmen diese Schwachstelle und traf eine klare Entscheidung.

Nachdem wir Finanzmanagement eingeführt hatten, sah ich in Finmap, dass wir tatsächlich offene Forderungen hatten. Also sagten wir einfach: okay, ab jetzt nur noch mit Vorauszahlung. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

• Volle Kontrolle über Kontostände und Cashflow

Mit Finmap konnte KLEI den finanziellen Stand in Echtzeit sehen: wie viel Geld auf dem Konto ist, welche Zahlungen offen sind, was morgen ansteht. Das beendete die ständige unterschwellige Anspannung, Finanzen nur zu „erspüren“ — jetzt gibt es Zahlen, Grafiken und Termine.

Ich öffne Finmap, sehe den Kontostand, die kommenden Ausgaben, sehe, dass wir noch im Plus sind — und mache weiter. Früher musste ich drei Bankkonten, Tabellen und Notizen prüfen und war trotzdem nicht sicher. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

• Aufträge kategorisieren

Um genauer hinzuschauen, legte KLEI in Finmap eine Kategorienstruktur an: eigene Kategorien für einzelne Sticker und Sticker-Sets. So wurde die Rentabilität nach Produkttyp sichtbar — nicht nur auf Unternehmensebene, sondern nach Geschäftsbereichen. Das Team sah, was skaliert werden sollte und was neu gedacht werden musste.

Früher schauten wir nur auf die Gesamtsumme: Geld kam rein — also war alles gut. Aber als wir begannen, nach Auftragstypen zu unterscheiden, sahen wir, dass nicht alles gleich profitabel war. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

Finanzwissen aufbauen

Finanzen waren Mykytas Schwachstelle — das Thema machte ihn immer nervös. Parallel zu Finmap absolvierte er den Kurs „Business Money“. Dadurch konnte er operative Aufgaben delegieren und zugleich selbst verstehen, wie Unternehmensfinanzen funktionieren.

Früher fragte ich mich ständig: Wird alles aufgehen, wird es reichen? Heute verstehe ich, woher diese Fragen kommen — und wie ich sie beantworten kann. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

Die Kombination aus Automatisierung und persönlicher Einbindung gab Mykyta genau das, was er am meisten brauchte: Sicherheit. Er verlässt sich nicht mehr auf Intuition. Er trifft Entscheidungen auf Basis von Berichten und echten Daten.

Das veränderte nicht nur die Finanzen, sondern den gesamten Ansatz der Unternehmensführung.

Ein Finanzsystem als Voraussetzung fürs Skalieren

Nachdem Finmap eingerichtet und operative Aufgaben delegiert waren, wurde das System zu einem stabilen Anker für das Team. Alle wichtigen Finanzdaten lagen an einem Ort, klar nach Kategorien strukturiert und jederzeit zugänglich.

Das schuf Zeit für das, was für Gründer:innen wirklich zählt: Wachstum, Strategie, Expansion.

So erreichte KLEI 2025 eine neue Skalierungsstufe:

• Investitionen eingesammelt.
• Mit dem Aufbau einer eigenen Produktionsstätte begonnen.
• Neue Konten eröffnet.
• Eine neue Finanzstruktur eingeführt, passend zum Wachstum.

Dieses Wachstum wäre ohne ein funktionierendes Finanzsystem, das bereits vorhanden war, nicht möglich gewesen — sie mussten nicht bei null anfangen.

Wer seine Zahlen kennt, weiß, wohin er steuert

Als Nächstes stehen der Abschluss der eigenen Produktionsstätte, die Stabilisierung der Prozesse und die Vorbereitung auf neue Märkte an. Finmap bleibt dabei zentral — als Struktur, Kontrollinstrument und Grundlage für jeden nächsten Schritt.

Am Ende gibt Mykyta eine einfache, aber praktische Erkenntnis mit:

Nimm dir jede Woche Zeit für deine Finanzen. Selbst 30 Minuten Zahlenanalyse bringen dir mehr als Vermutungen oder Bauchgefühl. Gründer:innen sollten wissen, was jede Zahl bedeutet — und Entscheidungen auf Fakten stützen.

Was du aus der Geschichte von KLEI mitnehmen kannst

Vielleicht ähnelt dein Unternehmen KLEI: ein starkes Produkt, treue Kund:innen — aber intern kein klarer Blick auf die Ausgaben, ständige Liquiditätslücken und das anhaltende Gefühl, dass irgendetwas nicht stimmt.

KLEI hielt rechtzeitig inne, schaute in die Finanzen — und sah das echte Bild. Genau das gab dem Team die Sicherheit zu skalieren, Investitionen einzuwerben und mit Klarheit zu wachsen.

Wenn du das hier liest, bist du wahrscheinlich schon auf dem Weg zu finanzieller Klarheit.

Hier sind ein paar Lektionen, die KLEI gelernt hat — damit du nicht blind dadurch musst:

• Kein System = keine Kontrolle.
• Gewinn „nach Gefühl“ = Risiko für Liquiditätslücken.
• Ordnung in den Finanzen = nicht Excel, sondern Automatisierung, Konsequenz und das richtige Tool.

Mach es wie KLEI: Warte nicht auf die Krise, um Ordnung zu schaffen.

Teste Finmap und sieh selbst, wie sich dein Unternehmen verändert, wenn finanzielle Klarheit da ist.

Häufig gestellte Fragen

1. Warum hatte ein Unternehmen mit stabilen Aufträgen trotzdem finanzielle Schwierigkeiten?
Weil Aufträge nicht gleich Gewinn sind. KLEI fehlte ein System, das zeigte, was wirklich Geld bringt und was nur Umsatz erzeugt. Das führte zu Liquiditätslücken und unklaren Kosten.

2. Welche Maßnahme bringt sofort Wirkung — unabhängig von der Branche?
Alle Konten, Einnahmen und Ausgaben in einem System zu bündeln und täglich in einer Ansicht zu prüfen. Das reduziert Chaos, schafft Klarheit und senkt das Risiko, etwas zu vergessen.
Für KLEI war genau das der Moment, in dem echte Kontrolle begann. Es funktioniert für jedes Unternehmen, in jeder Nische.

3. Ist Finmap auch für kleine oder kreative Unternehmen geeignet?
Ja. KLEI ist ein kleines Unternehmen mit einem kreativen Produkt. Solche Unternehmen arbeiten oft stark nach Intuition. Mit Finmap kannst du kreativ bleiben — und gleichzeitig sehen, was finanziell wirklich passiert.

4. Was, wenn ich Finanzen nicht verstehe?
Mykyta von KLEI war auch kein Finanzexperte — und sagt das ganz offen. Er delegierte die Buchhaltung, absolvierte einen Grundlagenkurs und lernte, Berichte zu lesen. Finmap ist für Gründer:innen gemacht, die Klarheit wollen, ohne sich in Routineaufgaben zu verlieren.

5. Welche Ergebnisse erzielte KLEI, nachdem die Finanzen geordnet waren?
Das Unternehmen sammelte Investitionen ein, startete den Aufbau einer eigenen Produktionsstätte, entwickelte eine neue Finanzstruktur und verbesserte die Abläufe — alles auf Basis von Daten, nicht von Annahmen.

Branche: Wie Finmap Produktionsunternehmen hilft, Ordnung in ihre Finanzen zu bringen