Wie Finmap Produktionsunternehmen hilft, ihre Finanzen in den Griff zu bekommen

Worauf verlassen Sie sich, wenn eine finanzielle Entscheidung ansteht?
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Für die Buchhaltung sind es Steuervorschriften. Für die Werkstattleitung — Arbeitspläne, Produktionszeitplan, Fertigungsplan. Und worauf verlassen Sie sich als Inhaber? Auf eine Excel-Datei ohne aktuelles Datum? Auf eine Nachricht vom Lieferanten im Messenger? Auf einen negativen Kontostand?

In der Produktion bewegt sich täglich Geld: Vorauszahlungen an Lieferanten, Vorschüsse an Mitarbeitende, unzählige kleine Ausgaben, Zahlungen an Dienstleister, Rohstoffeinkäufe, Miete, Kredite … Ohne System wird daraus schnell finanzielles Chaos.

Schauen wir uns die wichtigsten finanziellen Probleme von Produktionsunternehmen an — und zeigen, wie Finmap hilft, Ordnung in die Zahlen zu bringen, Chaos zu reduzieren und sichere Entscheidungen zu treffen.

So bringen Sie die Finanzen Ihrer Produktion in ein einziges System

In Produktionsbetrieben verteilen sich Finanzdaten oft auf dutzende Quellen: Bankkonten, CRM-Systeme mit Aufträgen, Excel-Tabellen mit Produktionsplänen, Lagerverwaltung, Buchhaltung. Häufig kommen noch private Karten von Inhabern oder Führungskräften dazu.

Das Ergebnis: ein zersplittertes Bild. Um die tatsächliche Lage zu verstehen, müssen Lagerbestände, Lieferantenbestellungen, Kundenzahlungen und Produktionskosten manuell abgeglichen werden.

Warum das fürs Unternehmen riskant ist:

1. Kontrollverlust über das Umlaufvermögen — jederzeit kann sich herausstellen, dass weniger Geld auf dem Konto ist als erwartet.
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2. Risiko von Liquiditätslücken — Rohstoffe und laufende Kosten werden bezahlt, bevor Kundenzahlungen eingehen.
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3. Fehler in der Kalkulation — wegen unvollständiger Daten lässt sich die tatsächliche Rentabilität von Aufträgen oder Produktionslinien nur schwer bewerten.
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4. Finanzielles Durcheinander zwischen Abteilungen — Einkauf, Vertrieb und Produktion führen jeweils eigene Listen, sodass dem Inhaber eine einzige verlässliche Finanzquelle fehlt.
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5. Zeitverlust für den Inhaber — statt das Unternehmen weiterzuentwickeln, verbringen Sie Zeit mit Tabellenabgleichen und manuellen Kontostandsprüfungen.

Alle Konten im Griff — von der Bank bis zum Lager

Der erste Schritt zu finanzieller Transparenz ist, alle Unternehmenskonten in einem System zusammenzuführen. In Finmap können Sie hinzufügen:

1. ‍Bankkonten, Einzelunternehmen, Kassen und Karten — und deren Salden in Echtzeit sehen. Nutzen Sie Integrationen mit Banken und Zahlungssystemen, um die Datenerfassung zu automatisieren, und importieren Sie Kontoauszüge, um auch mit Banken ohne Integration effizient zu arbeiten.
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2. Barkassen und Vorschüsse — um Geld zu erfassen, das vorübergehend bei Mitarbeitenden liegt. Fügen Sie Teammitglieder hinzu und vergeben Sie flexible Zugriffsrechte, um zu sehen, wie jede Abteilung oder Werkstatt mit Geld umgeht.
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3. Virtuelles Lagerkonto — zeigt den Wert von Waren oder Rohstoffen auf Lager in Geldbeträgen. Verfolgen Sie Warenbewegungen nach Wert und ziehen Sie die Kosten tatsächlich verbrauchter Materialien ab.

So sehen Sie sofort, wie viel Geld gerade verfügbar ist, wo es liegt und wie viel im Lager „eingefroren“ ist. Salden werden automatisch und regelmäßig aktualisiert, und alle Zahlen lassen sich in Sekunden abgleichen — von jedem Gerät und überall auf der Welt.

Verbinden Sie Systeme, die Ihre Finanzen beeinflussen — und schaffen Sie volle Transparenz

Für ein vollständiges Finanzbild reicht es nicht, nur Kontostände zu sehen — Sie müssen auch verstehen, welche finanziellen Prozesse im Unternehmen laufen. In Finmap ist das über die offene API möglich.

Sie können mit Finmap verbinden:

• ‍CRM-System — damit Deals automatisch mit Ihrer Finanzbuchführung synchronisiert werden.
• ‍Lagerverwaltungssystem — um Einkäufe, Rohstoffabschreibungen und deren Einfluss auf den Cashflow nachzuverfolgen.
• ‍Buchhaltung, Dokumentenmanagement oder andere Dienste — wenn Sie weitere Geschäftsprozesse transparent machen möchten.

Sie können die Integration selbst einrichten oder den internen Integrationsspezialisten von Finmap nutzen, der das System an Ihre Unternehmensstruktur anpasst.

Am Ende erhalten Sie ein einheitliches System, das alles zusammenführt, was Ihre Finanzen beeinflusst: Verkäufe, Ausgaben, Lagerbestände, Abrechnungen. Im Zentrum steht — Finmap als einzige verlässliche Finanzquelle.

Kontrolle über Abrechnungen mit Kunden und Lieferanten

In der Produktion fließt Geld selten synchron. Rohstoffe, Logistik und Gehälter sind bereits bezahlt — der Kunde zahlt aber erst in 15–30 Tagen oder noch später. Genau so entstehen Liquiditätslücken: Das Geld scheint im Umlauf zu sein, aber auf den Konten ist nichts.

Gleichzeitig ist das Management von Abrechnungen anspruchsvoll. Manche Kunden zahlen verspätet, andere bitten um Zahlungsaufschub. Lieferanten verlangen Vorkasse und bestehen auf klaren Fristen.

Ohne systematische Nachverfolgung übersieht man schnell eine Forderung, verwechselt Zahlungstermine oder verliert Vertrauen bei Partnern. ‍

Das führt zu folgenden Problemen:

• Sie wissen nicht, wer Ihnen wie viel schuldet — statt einer klaren Schuldnerliste durchsuchen Sie Nachrichten oder Tabellen.
• Sie können eine Zahlungsfrist verpassen und einen Lieferanten verlieren — weil Verpflichtungen ohne einheitlichen Zahlungskalender aus dem Blick geraten.
• Dienstleister melden sich, bevor Sie an die Rechnung denken — das schadet Ihrer Reputation und erschwert die weitere Zusammenarbeit.
• Sie sehen nicht, wann Geldeingänge zu erwarten sind oder wie Ausgaben geplant werden müssen — alles basiert auf Schätzungen statt auf Zahlen.
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Um nicht in die Falle von Liquiditätslücken zu geraten und die Kontrolle über Abrechnungen zu verlieren, sollten Sie sich auf drei entscheidende Schritte konzentrieren. Das sollten Sie umsetzen — und so funktioniert es in Finmap:

Warum sollten Sie den DSO berechnen?

Der DSO beantwortet eine einfache, aber entscheidende Frage: Nach wie vielen Tagen nach dem Verkauf landet das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto?

Je höher Ihr DSO, desto stärker der Druck auf Liquidität und Umlaufvermögen.

Laut einer Studie der Kaplan Group:

42 % der Unternehmen haben einen DSO von über 46 Tagen — bei großen Produktionsunternehmen liegt dieser Anteil sogar bei 70 %.

Wenn sich dieser Wert in die Länge zieht, ist das nicht nur „Forderung auf dem Papier“ — es ist echtes Geld, das Sie nicht für Rohstoffe, Gehälter oder Wachstum nutzen können.

DSO-Richtwerte für verschiedene Produktionsarten:

Wenn Sie Ihren DSO steuern, steuern Sie Ihre Liquidität. Wenn nicht, arbeiten Sie auf Pump — selbst wenn auf dem Papier Gewinn steht.

Was den Gewinn in der Produktion wirklich antreibt

In Produktionsunternehmen ist es oft schwierig zu erkennen, welche konkreten Produkte, Aufträge oder Geschäftsbereiche tatsächlich profitabel sind.

Der Grund: Es fehlt eine detaillierte Erfassung nach Verantwortungsbereichen oder Projekten.

Häufig landen sowohl direkte als auch indirekte Kosten (Einkäufe, Löhne, Logistik, Miete) auf einem allgemeinen Produktionskonto, ohne bestimmten Produkttypen oder Kundenaufträgen zugeordnet zu werden.

Die Folge:‍

• Verlustbringende Produkte „verstecken“ sich zwischen profitablen und verzerren das Finanzbild.
• Budget fließt in unprofitable Bereiche, die keine Marge bringen.
• Managemententscheidungen basieren auf Bauchgefühl statt auf Analyse.

Das ist ein systemisches Problem, das die Profitabilität aushöhlt — selbst wenn Produktion oder Umsatz wachsen.

Laut McKinsey:‍

Rund 40 % der Führungskräfte verkleinern ihr Produktportfolio, um Komplexität zu senken und die Gesamtprofitabilität zu steigern.

Solche Entscheidungen lassen sich nicht aus dem Bauch heraus treffen — dafür braucht es belastbare Daten.

Wie Finmap wirksames projektbasiertes Management unterstützt

Genau dafür gibt es den Projektbericht in Finmap. Sie sehen jede Richtung — samt ihren Bestandteilen (Teilprojekten) — als eigene finanzielle Einheit: Einnahmen, Ausgaben, Warenkosten, operativen Gewinn und Rentabilität.

Ein „Projekt“ muss nicht nur ein Geschäftsbereich sein. In Ihrem Unternehmen kann das sein:

• ‍Ein bestimmter Produkttyp — zum Beispiel die Produktion von Küchenmöbeln, Kinderbetten oder Metallkonstruktionen.
• ‍Eine Charge für einen bestimmten Kunden — ein individueller Auftrag mit eigenem Budget, Zeitplan und eigenen Kosten.
• ‍Pilotproduktion eines neuen Produkts — um zu prüfen, ob sich eine Skalierung zur Serienproduktion wirtschaftlich lohnt.
• ‍Ein Vertrag oder eine Ausschreibung — etwa die Lieferung von Produkten an einen öffentlichen Auftraggeber.
• ‍Lohnfertigung — wenn Ihr Unternehmen Waren für andere Marken herstellt.
• ‍Eine bestimmte Werkstatt oder Produktionslinie — um die Effizienz verschiedener Bereiche zu bewerten.
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Die Bedeutung von projektbasiertem Management ist nicht nur Theorie. Forschung von ScienceDirect zeigt, wie unterschiedlich einzelne Produkte zur Rentabilität eines Unternehmens beitragen:

Im Durchschnitt erwirtschaften nur etwa 20 % der Produkte eines Produktionsunternehmens mehr als 150 % des Gesamtgewinns. Das bedeutet: Die übrigen 80 % sind entweder gerade so kostendeckend — oder tatsächlich verlustbringend.

Können Sie sicher sagen, welche Ihrer Produkte den größten Gewinn bringen?

Finanziell starke Produktion bedeutet nicht maximaler Umsatz — sondern Analytik, die klar zeigt, was skaliert und was gestrichen werden sollte.

Vom Excel-Chaos zum strukturierten Management: der Fall Practik

PRACTIK ist ein ukrainischer Hersteller innovativer Nahrung für Hunde und Katzen und positioniert sein Produkt als vollwertige Mahlzeit — nicht einfach als Tierfutter. Um hohe Qualitätsstandards sicherzustellen, hat das Unternehmen zwei Werke von Grund auf in der Ukraine aufgebaut — und damit volle Kontrolle über jede Produktionsstufe.

Das Unternehmen produziert in zwei Hauptrichtungen: Futter für Katzen und Futter für Hunde. Jede Richtung hat eigene Produktlinien, die laufend aktualisiert und verbessert werden.

Vor der Einführung von Finmap versuchte das Unternehmen, seine Finanzen in Excel zu steuern. Doch mit dem Wachstum des Geschäfts und immer mehr Einnahmequellen kamen die Tabellen nicht mehr mit — Automatisierung war unmöglich, und ein vollständiges Finanzbild blieb außer Reichweite.

Es ging jedoch nicht nur um Automatisierung. Das Unternehmen hatte tiefere Gründe, auf systematisches Finanzmanagement umzusteigen:

• ‍Der Cashflow ließ sich manuell nicht mehr verfolgen — Einnahmen aus verschiedenen Richtungen flossen ohne Aufschlüsselung in einen gemeinsamen Strom.
• ‍Keine zentrale Analysegrundlage für Entscheidungen — Ausgaben wurden nicht in einem System erfasst.
• ‍Unsicherheit über Salden und Investitionsmittel — verfügbare Ressourcen ließen sich nur schwer prognostizieren.
• ‍Mehrere Geschäftsbereiche, aber kein einheitliches System — Immobilienvermietung, Investitionen und B2C-Verkäufe brauchten eine gemeinsame Finanzoberfläche.
• ‍Delegationsbedarf — die Finanzen lagen allein bei einem Mitinhaber, was das Wachstum bremste

Als das Unternehmen beschloss, strukturiertes Finanzmanagement einzuführen, wandte es sich an den Finanzmanager von Finmap. Er half, die passende Struktur aufzubauen und zentrale Prozesse einzurichten — abgestimmt auf die konkreten Anforderungen des Unternehmens.

Kontrolle und Finanzmanagement wurden anschließend an eine interne Spezialistin, Natalia, übergeben. Sie verantwortet heute die Finanzen des Unternehmens und teilt ihre Erfahrungen mit Finmap:

Als wir begonnen haben, alle Einnahmen und Ausgaben an einem Ort zu sehen, wurden Entscheidungen viel einfacher. Jetzt verstehen wir, wie viel Geld verfügbar ist, wo es zu Mehrausgaben kommt und wie sich Preise von Monat zu Monat verändern.

Was sich nach dem Wechsel zu Finmap verändert hat

Nach dem Wechsel zu Finmap erhielt das Unternehmen nicht nur ein praktisches Tool — sondern ein vollwertiges Finanzmanagement-System. ‍

Das hat sich in der Praxis verändert:

1. Practik erhielt volle Kontrolle über die Finanzen. Alle Einnahmen und Ausgaben befinden sich nun in einem System — mit transparenter Analyse und klaren Salden.
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2. Das Management sieht jetzt, wie viel Geld für Investitionen verfügbar ist, wo Mehrausgaben entstehen und wie sich Einkaufspreise verändern — Entscheidungen basieren auf Zahlen, nicht auf Vermutungen.
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3. Finanzprozesse wurden strukturiert: Das Team prüft monatlich Berichte, analysiert Ausgaben und plant das Budget auf Basis aktueller Trends.
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4. Liquiditätslücken kommen nicht mehr überraschend — sie werden erwartet und vorbereitet. Durch die Delegation des Finanzmanagements können sich die Inhaber auf die Skalierung des Geschäfts konzentrieren.

Mit Finmap bringen wir nicht nur Ordnung in unsere Zahlen, sondern ins gesamte Unternehmen. Das gibt uns Sicherheit, Stabilität und die Möglichkeit, weiterzugehen. —  fasst das Practik-Team zusammen

Finmap — ein Tool für Kontrolle, Sicherheit und Wachstum

Finanzmanagement beantwortet tägliche Fragen: Können wir diesen Einkauf heute machen? Reicht das Geld für die Gehaltszahlungen? Welche Produktlinie sollten wir ausbauen — und welche schließen?

In der Produktion sind solche Entscheidungen teuer. Fehler passieren nicht wegen fehlender Erfahrung — sondern wegen fehlender Daten.

Finmap hilft, alle Finanzinformationen in einem System zusammenzuführen, die Lage in Echtzeit zu sehen, Prognosen zu erstellen und kritische Fehler zu vermeiden. Deshalb entscheiden sich Produzenten, die wachsen wollen, für Finmap — nicht blind, sondern systematisch.

Buchen Sie eine kostenlose Beratung mit einem Finmap-Experten — und sehen Sie, wie es für Ihr Unternehmen funktioniert.

Häufig gestellte Fragen

1. Warum von Excel wechseln, wenn es funktioniert?
Excel liefert kein aktuelles Bild — Daten veralten schnell, Berichte aus verschiedenen Quellen lassen sich nur schwer zusammenführen, und Automatisierung fehlt. Bis zu einer gewissen Größe funktioniert es, danach bremst es das Wachstum.
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2. Woher weiß ich, wie viel Geld investiert werden kann und wie viel für laufende Kosten bleiben muss?
Sie brauchen ein System, das verfügbare Salden und kommende Verpflichtungen zeigt. So treffen Sie fundierte Investitionsentscheidungen, ohne Zahlungsausfälle zu riskieren.
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3. Unsere Rohstoffpreise ändern sich ständig. Wie können wir verfolgen, wann und warum Kosten steigen?
Wenn Ausgaben regelmäßig und strukturiert erfasst werden, erkennen Sie Einkaufstrends und können rechtzeitig auf Veränderungen reagieren.
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4. Wie finde ich heraus, wo Geld verloren geht, wenn der Umsatz stabil ist, der Gewinn aber nicht wächst?
Sie brauchen Aufzeichnungen, die Ausgaben nach Kategorien und Geschäftsbereichen zeigen. So lassen sich Mehrausgaben, versteckte Kosten oder ineffiziente Prozesse identifizieren.
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5. Kann Finanzmanagement delegiert werden, wenn wir keinen CFO haben?
Ja — entscheidend ist eine saubere Buchführungsstruktur. Danach kann eine verantwortliche Person die Verwaltung übernehmen: Buchhaltung, Office-Management oder Administration. Der Inhaber erhält Berichte in einem klaren und bequemen Format.