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4 Min.
29.12.2025
Fallstudie Industriekälte: So digitalisieren Sie ein Engineering-Unternehmen
Sergiy Shuldik
Finanzexperte bei Finmap
Ein erfolgreiches Unternehmen in der industriellen Kältetechnik braucht mehr als technisches Know-how – es braucht chirurgische Präzision in der Finanzplanung. Petro Arabadzhy, Inhaber von Alternative Technologies, erzählt, wie er seine Finanzabteilung mit Unterstützung eines Fractional CFO von Finmap weiterentwickelt hat.
Über das Unternehmen: Experten für industrielle Kältetechnik
Alternative Technologies ist ein Engineering-Unternehmen mit Full-Cycle-Ansatz, das sich auf professionelle Kältelösungen für die Bereiche Agrarwirtschaft, HoReCa und Retail spezialisiert hat. Offiziell wurde das Unternehmen 2010 gegründet, doch das Kernteam besteht aus Fachleuten mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Umsetzung komplexer Großprojekte.
Das Team bietet umfassende schlüsselfertige Lösungen und deckt dabei alle Projektphasen intern ab:
- Engineering & Planung: Entwicklung individueller, energieeffizienter Kältesysteme.
- Direktimport: Beschaffung von Anlagen direkt bei führenden Herstellern aus Italien, Deutschland, Spanien, Finnland und Frankreich.
- Montage & Inbetriebnahme: Einsatz einer eigenen, lizenzierten Montageabteilung.
- Wartung & Modernisierung: Vollständige technische Betreuung über den gesamten Lebenszyklus der Anlagen.
Dank seiner branchenübergreifenden Expertise und einer belastbaren Lieferkette zählt Alternative Technologies konstant zu den TOP-10-Anbietern auf dem ukrainischen Markt und belegt in spezialisierten Projektkategorien häufig einen Platz unter den Top 3. Für Inhaber Petro Arabadzhy geht es nicht einfach darum, Technik zu verkaufen, sondern seinen Kunden innovative Lösungen mit hoher Kapitalrendite zu liefern.
Marktherausforderungen und Besonderheiten der Branche
Der Markt für industrielle Kältetechnik ist kapitalintensiv und logistisch komplex. Daraus ergeben sich mehrere besondere Herausforderungen:
- Branchenvielfalt: Wer gleichzeitig im Retail- und HoReCa-Segment arbeitet, braucht maximale Flexibilität, da sich Einkaufszyklen und Zahlungsbedingungen stark unterscheiden.
- Operative Komplexität: Das Geschäftsmodell vereint drei unterschiedliche Bereiche: Import, spezialisierte Dienstleistungen und Direktvertrieb. Dadurch entsteht ein hoher Bedarf an präzisem Accounting, um die Rentabilität jedes einzelnen Projekts zu verfolgen – nicht nur das Gesamtergebnis des Unternehmens.
Finanzielle Transformation mit einem Fractional CFO
Die Ausgangslage: Excel und Bauchgefühl
Vor der Zusammenarbeit mit Finmap hatte das Unternehmen bereits eine funktionierende Finanzstruktur mit einer leitenden Buchhalterin und einem Finanzanalysten.
- Die Tools: Das gesamte Reporting – P&L und Cashflow – wurde in Excel geführt.
- Das Problem: Der Inhaber kannte die wichtigsten Zahlen zwar mit einer Abweichung von etwa 2 %, doch viele Entscheidungen wurden weiterhin eher intuitiv getroffen. Die Steuerplanung, etwa bei der Mehrwertsteuer, erfolgte reaktiv und einzelfallbezogen statt strategisch.
Warum ein Fractional CFO?
Der wichtigste Auslöser war der Mangel an strukturierter Finanzplanung und Forecasting. Petro suchte schon seit einiger Zeit nach einem CFO, weil ihm klar war: Für Skalierung braucht es einen globalen Blick auf die Finanzen – weit über die Möglichkeiten klassischer Buchhaltung hinaus.
- Das Ziel: „Chaos darf man nicht skalieren.“ Mit der zunehmenden Diversifizierung des Geschäfts brauchte der Inhaber eine strategische „rechte Hand“, die Daten zusammenführt und fundierte Entscheidungen ermöglicht.
Der Prozess: Interne Widerstände überwinden
Der Wechsel zu einem externen CFO war für die gesamte Organisation eine Veränderung.
- Teamdynamik: Anfangs nahm das interne Buchhaltungsteam den externen Experten als Eingriff in den eigenen Verantwortungsbereich wahr.
- Die Lösung: Durch offene Kommunikation in den ersten sechs Wochen verstand das Team, dass der CFO nicht zum Kontrollieren da war, sondern um es zu stärken. So wandelte sich die interne Kultur von Widerstand zu Zusammenarbeit.
- Remote-Integration: Die Arbeit im Remote-Format verlief reibungslos, da das Unternehmen diese Prozesse bereits während der COVID-19-Zeit optimiert hatte.
Die Ergebnisse: Von der „Diagnose“ zur „Behandlung“
Nach drei Monaten Zusammenarbeit führte das Unternehmen mehrere besonders wirksame Instrumente ein:
- Projekt-Rentabilitätsrechner: Es wurde ein neues Modell entwickelt, das Gemeinkosten und operative Ausgaben in die Kosten jedes Projekts einbezieht. So wurde die tatsächliche Nettomarge jedes Vertrags sichtbar.
- Strategisches Forderungsmanagement: Das Unternehmen beziffert heute genau, was Zahlungsverzögerungen kosten. Das stärkt die Verhandlungsposition und ermöglicht eine strengere Politik bei Verzugsstrafen.
- Kennzahlen für die Vertriebsleistung: Für die Vertriebsabteilung wurde ein monatliches Reporting eingeführt, das individuelle Leistung mit aktuellen Rentabilitätszielen verknüpft.
- Optimierung von Vermögenswerten: Das Management bekam klare Sicht auf den Lagerumschlag und kann verhindern, dass Kapital über längere Zeit im Warenbestand „eingefroren“ wird.
Petro Arabadzhys Rat an andere Unternehmer:
„Warten Sie nicht zu lange. Je später man finanzielle Ineffizienzen angeht, desto größer werden sie. Sobald Sie die echten, berechneten Daten sehen, wissen Sie endlich genau, wo Sie ansetzen müssen.“
Warum ein Fractional CFO strategisch unverzichtbar ist
Die Zusammenarbeit mit einem CFO von Finmap bedeutet nicht Buchhaltung – sie bedeutet den Wechsel von „Blindflug“-Management zu strategischem Wachstum.
- Den Fokus des Inhabers zurückgewinnen: Verlieren Sie sich nicht länger in manuellen Berechnungen. Konzentrieren Sie sich auf Strategie, während ein Profi Ihre Finanzarchitektur aufbaut.
- Versteckte Lecks erkennen: Ein CFO sieht, wo Kapital verloren geht – von ineffizienter Logistik bis zu Projekten mit niedriger Marge, die nur scheinbar profitabel sind.
- Datenbasierte Motivation: Transparente Gewinnrechner zeigen Managern genau, wie ihre Entscheidungen den Gewinn des Unternehmens – und ihre eigene Vergütung – beeinflussen.
- Breite Expertise: Sie erhalten Zugang zu einem Spezialisten, der Hunderte von Fällen gesehen hat und weiß, wie man Steuern optimiert, Kapital steuert und reibungslos skaliert.
Warten Sie nicht, bis finanzielle „Symptome“ kritisch werden. Beginnen Sie noch heute damit, ein finanziell gesundes Unternehmen aufzubauen!
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Häufig gestellte Fragen
Wie lässt sich die Rentabilität einzelner Projekte in der Industrie- oder Kältetechnikbranche messen?
Weil Engineering-Projekte oft Import, Montage und Service miteinander verbinden, sollten Gemein- und Betriebskosten jedem einzelnen Auftrag zugeordnet werden – statt nur auf die Gesamtergebnisse des Unternehmens zu schauen. Ein Projekt-Rentabilitätsrechner, der diese Kosten pro Auftrag berücksichtigt, zeigt die tatsächliche Nettomarge. So wird sichtbar, welche Projekte nur auf dem Papier profitabel wirken. Dadurch können Sie Preise und Prioritäten auf Basis echter Zahlen festlegen – nicht aus dem Bauch heraus.
Warum sollte ein wachsendes Engineering-Unternehmen von Excel auf ein strukturiertes Finanzsystem umsteigen?
Excel zeigt zwar die wichtigsten Zahlen, doch die Steuerung bleibt oft reaktiv und vom Bauchgefühl geprägt – Aufgaben wie die Umsatzsteuerplanung werden dann von Fall zu Fall gelöst. Ein strukturiertes System führt die Daten zusammen, sodass Sie Prognosen erstellen, Steuern strategisch planen und Entscheidungen treffen können, ohne alles manuell neu zu berechnen. Das Ziel ist, wie es in der Fallstudie heißt: das Unternehmen skalieren, ohne das Chaos mitzuskalieren.
Was bringt ein Fractional (Virtual) CFO zusätzlich zu einem internen Buchhalter?
Ein Buchhaltungsteam konzentriert sich in der Regel auf steuerliche Pflichten und laufende Zahlungen. Ein Fractional CFO dagegen baut die strategische Finanzarchitektur auf: Forecasting, Richtlinien für Forderungen, Vertriebskennzahlen und die optimale Nutzung von Vermögenswerten. Er bringt externe Erfahrung aus vielen Fällen mit und hilft dem Inhaber, aus manuellen Berechnungen auszusteigen und sich stärker auf die Strategie zu konzentrieren. Die Rolle ergänzt Ihre bestehende Buchhaltung, statt sie zu ersetzen.
Wie kann ein Unternehmen die Kosten verspäteter Kundenzahlungen senken?
Der erste Schritt ist, genau zu beziffern, was Zahlungsverzögerungen das Unternehmen kosten. So werden offene Forderungen von einem diffusen Ärgernis zu einer messbaren Kennzahl. Mit dieser Zahl haben Sie in Verhandlungen mehr Gewicht und können strengere Verzugsgebühren besser begründen. Ein strategisches Forderungsmanagement setzt außerdem Kapital frei, das sonst in unbezahlten Rechnungen gebunden wäre.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
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