Studium przypadku: jak cyfryzować firmę inżynieryjną z branży chłodnictwa przemysłowego

Sukces w branży chłodnictwa przemysłowego wymaga czegoś więcej niż tylko wiedzy technicznej — potrzebna jest chirurgiczna precyzja w planowaniu finansowym. Petro Arabadzhy, właściciel firmy Alternative Technologies, opowiada, jak przekształcił dział finansowy dzięki współpracy z Fractional CFO z Finmap.

O firmie: eksperci w dziedzinie chłodnictwa przemysłowego

Alternative Technologies to firma inżynieryjna działająca w pełnym cyklu, specjalizująca się w profesjonalnych rozwiązaniach chłodniczych dla sektorów Agro, HoReCa i Retail. Choć firma została oficjalnie założona w 2010 roku, jej trzon zespołu tworzą specjaliści z ponad 20-letnim doświadczeniem w realizacji złożonych, dużych projektów.

Zespół oferuje kompleksowe rozwiązania „pod klucz”, realizując każdy etap procesu we własnym zakresie:

• Inżynieria i projektowanie: opracowywanie dopasowanych do klienta, energooszczędnych systemów chłodniczych.
• Import bezpośredni: zaopatrzenie w sprzęt bezpośrednio od wiodących producentów z Włoch, Niemiec, Hiszpanii, Finlandii i Francji.
• Montaż i uruchomienie: praca własnego, licencjonowanego działu instalacyjnego.
• Serwis i modernizacja: pełne wsparcie techniczne przez cały cykl życia instalacji.

Dzięki doświadczeniu w wielu sektorach i sprawdzonemu łańcuchowi dostaw Alternative Technologies stale znajduje się w TOP-10 na rynku ukraińskim, a w wybranych kategoriach projektów specjalistycznych zajmuje nawet miejsce w pierwszej trójce. Dla właściciela, Petro Arabadzhy, priorytetem nie jest samo sprzedawanie sprzętu, lecz dostarczanie klientom innowacyjnych rozwiązań o wysokim zwrocie z inwestycji.

Wyzwania rynkowe i specyfika branży

Rynek chłodnictwa przemysłowego charakteryzuje się wysoką kapitałochłonnością i skomplikowaną logistyką, co rodzi kilka specyficznych wyzwań:

• Różnorodność sektorów: jednoczesna praca w Retail i HoReCa wymaga dużej elastyczności ze względu na różne cykle zakupowe i warunki płatności.
• Złożoność operacyjna: biznes łączy trzy różne modele — import, usługi specjalistyczne i sprzedaż bezpośrednią. To wymusza precyzyjną księgowość, która pozwala śledzić rentowność każdego pojedynczego projektu, a nie tylko ogólny wynik firmy.

Transformacja finansowa z Fractional CFO

Stan „przed”: Excel i intuicja

Zanim firma zaczęła współpracę z Finmap, miała już działający system z głównym księgowym i analitykiem finansowym.

• Narzędzia: całe raportowanie (rachunek zysków i strat, przepływy pieniężne) prowadzono w Excelu.
• Problem: właściciel znał kluczowe liczby z dokładnością do 2%, ale zarządzanie w dużej mierze opierało się na intuicji. Na przykład planowanie podatkowe (VAT) miało charakter reaktywny i było rozwiązywane doraźnie, a nie strategicznie.

Dlaczego zdecydowano się na Fractional CFO?

Głównym powodem był brak uporządkowanego prognozowania finansowego. Petro od jakiegoś czasu szukał CFO, rozumiejąc, że skalowanie biznesu wymaga „globalnego spojrzenia”, wykraczającego poza możliwości standardowej księgowości.

• Cel: „Nie skalować chaosu”. Wraz z dywersyfikacją biznesu właściciel potrzebował strategicznej „prawej ręki”, która skonsoliduje dane i umożliwi podejmowanie decyzji na podstawie faktów.

Proces: pokonywanie wewnętrznego oporu

Przejście na zewnętrznego CFO było zmianą dla całej organizacji.

• Dynamika zespołu: na początku wewnętrzny zespół księgowy postrzegał zewnętrznego eksperta jako zagrożenie dla swojej pozycji.
• Rozwiązanie: dzięki przejrzystej komunikacji w ciągu pierwszych sześciu tygodni zespół zrozumiał, że CFO jest po to, by ich wzmocnić, a nie kontrolować. To zmieniło wewnętrzną kulturę firmy z oporu na współpracę.
• Praca zdalna: współpraca w formacie zdalnym przebiegła bez problemów, ponieważ firma dopracowała te procesy już w czasach COVID-19.

Efekty: od „diagnozy” do „leczenia”

Po trzech miesiącach współpracy firma wdrożyła kilka narzędzi o dużym wpływie na wyniki:

1. Kalkulator rentowności projektów: opracowano nowy model, który uwzględnia koszty ogólne i operacyjne w koszcie każdego projektu. Dzięki temu ujawniła się prawdziwa marża netto każdego kontraktu.
2. Strategiczne zarządzanie należnościami: firma teraz dokładnie wylicza, ile kosztują opóźnienia w płatnościach, co daje przewagę w negocjacjach i pozwala stosować surowszą politykę kar za nieterminowe płatności.
3. Wskaźniki efektywności sprzedaży: wprowadzono miesięczne raportowanie dla działu sprzedaży, łączące wyniki poszczególnych pracowników z bieżącymi celami rentowności.
4. Optymalizacja aktywów: zarząd zyskał pełną jasność co do rotacji zapasów, co zapobiega „zamrażaniu” kapitału w magazynie na dłuższy czas.

Rada Petro Arabadzhy’ego dla innych właścicieli firm:

„Nie zwlekaj. Im dłużej czekasz z rozwiązaniem problemów finansowych, tym bardziej się one pogłębiają. Gdy zobaczysz realne, policzone dane, od razu wiesz, gdzie dokładnie trzeba działać.”

Dlaczego Fractional CFO to strategiczna konieczność

Współpraca z CFO z Finmap to nie księgowość — to przejście od zarządzania „po omacku” do strategicznego wzrostu.

• Odzyskaj czas właściciela: przestań grzęznąć w ręcznych wyliczeniach. Skup się na strategii, podczas gdy specjalista buduje architekturę finansową Twojej firmy.
• Wykryj ukryte wycieki: CFO widzi, gdzie tracisz kapitał — od nieefektywnej logistyki po projekty o niskiej marży, które tylko wyglądają na rentowne.
• Motywacja oparta na danych: przejrzyste kalkulatory zysku pokazują menedżerom dokładnie, jak ich działania wpływają na zarobki firmy (i ich własne).
• Globalne doświadczenie: zyskujesz dostęp do specjalisty, który widział setki podobnych przypadków i wie, jak optymalizować podatki, zarządzać kapitałem i skalować biznes bez tarć.

Nie czekaj, aż finansowe „objawy” staną się poważnym problemem. Zacznij budować finansowo zdrową firmę już dziś!

‍Zarezerwuj bezpłatną diagnozę

60 minut na Zoomie — a zobaczysz, gdzie znikają pieniądze, gdzie jest Twój zysk i co z tym zrobić

Branża: Jak Finmap pomaga firmom produkcyjnym uporządkować finanse