Finmap өндірістік компанияларға қаржыны ретке келтіруге қалай көмектеседі

Қаржылық шешім қабылдау керек болғанда сен неге сүйенесің?
‍

Бухгалтер үшін бұл — салық заңнамасы. Цех басшысы үшін — техникалық карталар, өндіріс кестесі, өндірістік жоспар. Ал сен үшін, иесі ретінде, не негіз болады? Жаңартылған күні жоқ Excel файлы ма? Жеткізушінің месседжердегі хабарламасы ма? Банктегі теріс баланс па?

Өндірісте ақша күн сайын қозғалады: жеткізушілерге алдын ала төлемдер, қызметкерлерге аванстар, шексіз ұсақ шығындар, мердігерлерге төлемдер, шикізат сатып алу, жалдау ақысы, несиелер… Ал жүйе болмаса, мұның бәрі қаржылық хаосқа айналады.

Келіңіз, өндірістік компаниялар кездесетін негізгі қаржылық мәселелерді талдап көрейік — және Finmap сандарды ретке келтіруге, хаосты азайтуға және сенімді шешім қабылдауға қалай көмектесетінін көрсетейік.

Өндірістік қаржыны бір жүйеге қалай жинауға болады

Өндірісте қаржылық деректер ондаған көзден жиналады: банк шоттары, тапсырыстары бар CRM жүйелер, өндіріс желісінің жоспарлары жазылған Excel кестелері, қойма есебі, бухгалтерия. Жиі буынға иелер мен менеджерлердің жеке карталары да қосылады.

Нәтижесінде сурет бытыраңқы болады: істің нақты жайын түсіну үшін қойма қалдықтарын, жеткізушілердің тапсырыстарын, клиенттердің төлемдерін және өндіріс шығындарын қолмен салыстыруға тура келеді.

Бұл бизнес үшін неге қауіпті:

1. Айналым қаражатына бақылауды жоғалту — кез келген сәтте шотта күткеннен аз ақша барын байқап қалуың мүмкін.
   ‍
2. Кассалық алшақтық қаупі — шикізат сатып алу мен үстеме шығындар клиенттерден түсім түскенге дейін төленеді.
   ‍
3. Өзіндік құнды есептеу қателері — толық емес деректерге байланысты тапсырыстардың немесе өндіріс желілерінің нақты рентабельділігін бағалау қиын.
   ‍
4. Бөлімдер арасындағы қаржылық хаос — сатып алу, сату және өндіріс бөлек есеп жүргізеді, сондықтан иесі бір ортақ қаржылық ақиқат көзін көрмейді.
   ‍
5. Иесінің уақыты босқа кетеді — бизнесті дамытудың орнына кестелерді салыстырып, баланстарды қолмен тексеруге мәжбүр боласың.

Барлық шоттар бақылауда — банктен қоймаға дейін

Қаржылық ашықтыққа апаратын алғашқы қадам — компанияның барлық шоттарын бір жүйеге жинау. Finmap-та мыналарды қосуға болады:

1. ‍Банк шоттарын, жеке кәсіпкерлікті, кассалар мен карталарды — және олардың баланстарын нақты уақытта көр. Деректерді автоматты жинау үшін банктермен және төлем жүйелерімен интеграцияны пайдалан, ал интеграцияланбайтын банктермен жұмысты жеңілдету үшін үзінді көшірмелерді импорттa.
   ‍‍
2. Ұсақ кассалық қаражат пен аванстарды — қызметкерлерде уақытша тұрған ақшаны есепке алу үшін. Жүйеге бағыныштыларды қосып, әр бөлім немесе цех қаражатты қалай басқаратынын түсіну үшін икемді қолжетімділік құқықтарын орнат.
   ‍‍
3. Виртуалды қойма шотын — қолда бар тауар немесе шикізат құнын ақшалай көрсететін. Тауар қозғалысын құны бойынша қадағала және нақты жұмсалған материалдардың құнын шегеріп таста.

Осының арқасында қазір қанша ақшаң бар екенін, ол қайда сақталғанын және қоймада қанша ақша „мұздап“ қалғанын бірден көресің. Баланстар автоматты түрде және тұрақты жаңарып отырады, ал барлық сандарды бірнеше секундта тексере аласың — кез келген құрылғыдан, әлемнің кез келген нүктесінен.

Ақшаңа әсер ететін жүйелерді қосып, толық ашықтыққа қол жеткіз

Толық қаржылық суретті алу үшін шот баланстарын көру жеткіліксіз — бизнесте қандай қаржылық процестер жүріп жатқанын да түсіну керек. Finmap-та мұны ашық API арқылы жасауға болады.

Finmap-қа мыналарды қосуға болады:

• ‍CRM жүйесін — мәмілелер қаржылық жазбаларыңмен автоматты синхрондалуы үшін.
• ‍Қойма басқару жүйесін — сатып алуларды, шикізат есептен шығаруларды қадағалап, олардың ақша ағынына әсерін көру үшін.
• ‍Бухгалтерия, құжат айналымы немесе басқа қызметтерді — қосымша бизнес-процестерді көру қажет болса.

Интеграцияны өзің баптай аласың немесе Finmap-тың интеграция жөніндегі мамандарын пайдалана аласың — олар жүйені сенің бизнес құрылымыңа бейімдейді.

Нәтижесінде сен бірыңғай жүйе аласың, ол қаржыңа әсер ететін барлық нәрсені біріктіреді: сату, шығындар, қойма қалдықтары, есеп айырысулар. Орталықта — Finmap, жалғыз қаржылық ақиқат көзі ретінде.

Клиенттер мен жеткізушілермен есеп айырысуды бақылау

Өндірісте ақша сирек синхронды қозғалады. Сен шикізат, логистика, жалақы үшін бұрыннан төлеп қойдың — ал клиент 15–30 күннен кейін, тіпті одан да кейін төлейді. Мұның бәрі кассалық алшақтық тудырады: ақша айналымда жүргендей болғанымен, шоттарың бос.

Сонымен қатар есеп айырысуларды басқару қиын. Кейбір клиенттер төлемді кешіктіреді, басқалары мерзімін ұзартуды сұрайды. Жеткізушілер алдын ала төлемді талап етіп, қатаң мерзімдерді сақтайды.

Жүйелі қадағалау болмаса, борышты жіберіп алу, төлем мерзімдерін шатастыру немесе серіктестердің сеніміне нұқсан келтіру оңай. ‍

Мұның салдары мынадай:

• Кім саған қанша борышты екенін білмейсің — анық борышкерлер тізімінің орнына хабарламалар мен кестелерден іздейсің.
• Төлем мерзімін жіберіп алып, жеткізушіні жоғалтуың мүмкін — бірыңғай төлем күнтізбесі болмаса, міндеттемелер көзден таса қалады.
• Мердігерлер шот-фактураны есіңе алмай тұрып өздері қоңырау шалады — бұл беделіңе нұқсан келтіріп, кейінгі ынтымақтастықты қиындатады.
• Қашан төлем түсетінін немесе шығатын төлемдерді қалай жоспарлау керегін көрмейсің — бәрі сандарға емес, болжамға негізделеді.
  ‍

Кассалық алшақтық тұзағына түспеу және есеп айырысуды бақылаудан айырылмау үшін үш маңызды қадамға назар аудару керек. Не енгізу керек екенін — және Finmap-та мұны қалай жасайтынын көрейік:

Неге DSO есептеу керек?

DSO қарапайым, бірақ маңызды сұраққа жауап береді: сатудан кейін ақша нақты қанша күнде шотыңа түседі?

DSO жоғары болған сайын, өтімділікке және айналым қаражатына қысым да арта түседі.

Kaplan Group зерттеуі бойынша:

Компаниялардың 42%-ында DSO 46 күннен асады — ал ірі өндірістік фирмалар арасында бұл көрсеткіш 70%-ға дейін жетеді.

Бұл көрсеткіш созылған сайын, бұл жай ғана «қағаздағы борыш» емес — бұл сен шикізат сатып алуға, жалақы төлеуге немесе бизнесті дамытуға пайдалана алмайтын нақты ақша.

Әртүрлі өндіріс түрлері үшін DSO бенчмарктары:

Егер DSO-ны бақылап отырсаң — өтімділікті бақылайсың. Егер бақыламасаң — қағаз жүзінде пайда көрсетсең де, борышпен жұмыс істеп жатырсың.

Өндірісте пайданы шын мәнінде не арттырады

Өндірістік компанияларда қай нақты өнім, тапсырыс немесе бизнес бағыты шын мәнінде тиімді екенін анықтау жиі қиынға соғады.

Себебі — қаржылық жауапкершілік орталықтары немесе жобалар бойынша егжей-тегжейлі қадағалаудың жоқтығы.

Жиі тікелей де, жанама да шығындар (сатып алулар, жалақы, логистика, жалдау ақысы) нақты өнім түрлеріне немесе клиенттердің тапсырыстарына бөлінбей, жалпы өндірістік шотта жиналады.

Нәтижесінде:‍

• Шығынды өнімдер пайдалылардың арасында «жасырынып» қалады, бұл қаржылық суретті бұрмалайды.
• Бюджет маржа әкелмейтін тиімсіз бағыттарға жұмсалады.
• Басқарушылық шешімдер аналитикаға емес, интуицияға сүйеніп қабылданады.

Бұл рентабельділікті бірте-бірте жейтін жүйелік мәселе — компания өндіріс немесе сату көлемі бойынша өсіп жатса да.

McKinsey мәліметі бойынша:‍

Басшылардың шамамен 40%-ы күрделілікті азайтып, жалпы рентабельділікті арттыру үшін өнім портфелін қысқартады.

Мұндай шешімдерді сезіммен қабылдауға болмайды — олар нақты деректерді талап етеді.

Finmap тиімді жобалық басқаруды қалай ұйымдастыруға көмектеседі

Дәл осыны Finmap-тағы «Жобалар» есебі береді. Әр бағытты — оның құрамдас бөліктерімен (қосалқы жобалармен) бірге — жеке қаржылық бірлік ретінде көресің: кіріс, шығын, сатылған тауарлардың өзіндік құны, операциялық пайда және рентабельділік.

«Жоба» тек бизнес бағыты болуы шарт емес. Сенің компанияңда бұл мыналар болуы мүмкін:

• ‍Нақты өнім түрі — мысалы, ас үй жиһазын, балалар кереуетін немесе металл конструкцияларды өндіру.
• ‍Нақты клиентке арналған партия — өз бюджеті, мерзімі және шығындары бар жеке тапсырыс.
• ‍Жаңа өнімнің пилоттық өндірісі — оны жаппай өндіріске кеңейтудің экономикалық орындылығын бағалау үшін.
• ‍Келісімшарт немесе тендер — мысалы, мемлекеттік сатып алушыға өнім жеткізу.
• ‍Аутсорсингтік өндіріс — компанияң басқа брендтер үшін тауар шығарғанда.
• ‍Нақты цех немесе өндіріс желісі — әртүрлі бөлімдердің тиімділігін бағалау үшін.
  ‍

Жобалық басқарудың маңыздылығы жай теория ғана емес. ScienceDirect зерттеуі әртүрлі өнімдердің компания рентабельділігіне қосатын үлесінің қаншалықты бірдей еместігін растайды:

Орта есеппен, өндірістік компания өнімдерінің шамамен тек 20%-ы жалпы пайданың 150%-нан астамын әкеледі. Бұл қалған 80%-ы не әрең шығынсыз жұмыс істейді, не шын мәнінде шығын әкеледі дегенді білдіреді.

Сен қай өнімің ең көп пайда әкелетінін сеніммен айта аласың ба?

Қаржылық жағынан мықты өндіріс жалпы кіріс жайлы емес — бұл нені кеңейту керек, нені қысқарту керек екенін нақтылайтын аналитика жайлы.

Excel-дегі хаостан құрылымды басқаруға дейін: Practik кейсі

PRACTIK — итер мен мысықтарға арналған инновациялық азық шығаратын украиналық өндіруші, ол өз өнімін жай ғана жем емес, толыққанды тамақ ретінде позициялайды. Жоғары сапа стандарттарын қамтамасыз ету үшін компания Украинада нөлден екі зауыт салды — бұл өндірістің әр кезеңін толық бақылауға мүмкіндік береді.

Компания екі негізгі бағытта өнім шығарады: мысықтарға арналған азық және иттерге арналған азық. Әр бағыттың өз өнім желілері бар, олар үнемі жаңартылып, жетілдіріліп отырады.

Finmap-ты енгізгенге дейін компания қаржысын Excel-де басқаруға тырысты. Бірақ бизнес өскен сайын және кіріс көздері көбейген сайын, кестелер жеткіліксіз бола бастады — автоматтандыру мүмкін болмай қалды, ал толық қаржылық сурет қолжетімсіз күйге түсті.

Алайда мәселе тек автоматтандыруда емес еді. Компанияда жүйелі қаржы басқаруға көшуге түрткі болатын тереңірек себептер болды:

• ‍Ақша ағынын қолмен қадағалау мүмкін болмады — әртүрлі бағыттардың кірісі бөлінбей, бір ағынға араласып кетті.
• ‍Шешім қабылдау үшін орталықтандырылған аналитика болмады — шығындар бір жүйеде тіркелмеді.
• ‍Баланстар мен инвестициялық қаражат жайлы белгісіздік — қолда бар ресурстарды болжау қиын болды.
• ‍Бизнес бағыттары көп, бірақ бірыңғай жүйе жоқ — жылжымайтын мүлікті жалға беру, инвестициялар және B2C сату бірыңғай қаржылық интерфейсті қажет етті.
• ‍Делегациялау қажеттілігі — қаржымен тек серіктес-ие ғана айналысатын, бұл өсуді шектейтін

Компания құрылымды қаржы басқаруын енгізуге шешім қабылдағанда, олар Finmap-тың қаржы менеджеріне жүгінді. Ол дұрыс құрылым құруға және негізгі процестерді баптауға көмектесті — олардың бизнесінің нақты қажеттіліктеріне сай.

Бақылау мен қаржы басқаруы кейін ішкі маман Наталияға тапсырылды, ол қазір компанияның қаржысына жауап береді және Finmap-пен жұмыс тәжірибесімен бөліседі:

Барлық кіріс пен шығынды бір жерден көре бастаған кезде, шешім қабылдау әлдеқайда жеңілдеді. Қазір қанша ақша бар екенін, қайда артық шығын кететінін және бағалар айдан айға қалай өзгеретінін түсінеміз.

Finmap-қа көшкеннен кейін не өзгерді

Finmap-қа көшкеннен кейін компания тек ыңғайлы құрал ғана емес — толыққанды қаржы басқару жүйесін алды. ‍

Іс жүзінде не өзгергенін көрейік:

1. Practik қаржысын толық бақылауға алды. Барлық кіріс пен шығын енді бір жүйеде, ашық аналитикамен және анық баланстармен көрсетіледі.
   ‍
2. Басшылық енді инвестицияға қанша ақша бар екенін, қайда артық шығын кететінін және сатып алу бағалары қалай өзгеретінін көреді — бұл болжамға емес, сандарға негізделген шешім қабылдауға мүмкіндік береді.
   ‍
3. Қаржылық процестер құрылымды болды: команда ай сайын есептерді қарап, шығындарды талдап, бюджетті нақты уақыттағы трендтерге сүйеніп жоспарлайды.
   ‍
4. Кассалық алшақтықтар енді таңдандырмайды — тек күтіліп, дайындалады. Қаржы басқаруын делегациялау иелерге бизнесті масштабтауға көңіл бөлуге мүмкіндік берді.

Finmap-пен біз тек сандарымызды ғана емес, бүкіл бизнесімізді ретке келтіріп жатырмыз. Бұл бізге сенімділік, тұрақтылық және алға жылжу мүмкіндігін береді. —  Practik командасы қорытындылайды

Finmap — бақылау, сенімділік және өсу құралы

Қаржы басқаруы — күнделікті сұрақтарға жауап: бүгін бұл сатып алуды жасай аламыз ба? Жалақыға ақша жете ме? Қай өнім желісін кеңейту керек, қайсысын жабу керек?

Өндірісте бұл шешімдердің құны қымбат. Ал қателер тәжірибенің жоқтығынан емес — деректің жоқтығынан болады.

Finmap барлық қаржылық ақпаратты бір жүйеге жинауға, суретті нақты уақытта көруге, болжам құруға және маңызды қателерден аулақ болуға көмектеседі. Сондықтан оны соқыр емес, жүйелі түрде дамығысы келетін өндірушілер таңдайды.

Finmap сарапшысымен тегін кеңеске жаз — және бұл сенің бизнесіңде қалай жұмыс істейтінін көр.

Жиі қойылатын сұрақтар

1. Excel жұмыс істеп тұрса, неге одан бас тарту керек?
Excel ағымдағы суретті бермейді — деректер тез ескіреді, әртүрлі көздерден есептерді біріктіру қиын, автоматтандыру жоқ. Ол белгілі бір масштабқа дейін жұмыс істейді, содан кейін өсуді тежей бастайды.
‍

2. Қанша ақшаны инвестицияға, қаншасын операциялық шығындарға қалдыруға болатынын қайдан білемін?
Қолда бар баланстар мен алдағы міндеттемелерді көрсететін жүйе қажет. Бұл төлемді жіберіп алу қаупінсіз саналы инвестициялық шешім қабылдауға мүмкіндік береді.
‍

3. Шикізат бағаларымыз үнемі өзгеріп тұрады. Шығындардың қашан және неге өсіп жатқанын қалай қадағалауға болады?
Шығындарды құрылымды түрде тұрақты тіркеу сатып алу трендтерін көруге және өзгерістерге уақтылы жауап беруге мүмкіндік береді.
‍

4. Сату тұрақты болса да, пайда өспесе, ақша қайда кетіп жатқанын қалай анықтауға болады?
Шығындарды санат және бизнес бағыты бойынша көрсететін есеп қажет. Бұл артық шығынды, жасырын шығындарды немесе тиімсіз процестерді анықтауға көмектеседі.
‍

5. CFO болмаса, қаржы басқаруын делегациялауға бола ма?
Иә — басты нәрсе дұрыс есеп құрылымын орнату. Одан кейін оны жауапты адам — бухгалтер, кеңсе менеджері немесе әкімші басқара алады. Бизнес иесі есептерді анық әрі ыңғайлы форматта алып отырады.