De la Excel la control deplin: transformarea financiară a KLEI

Un produs creativ, clienți fideli și o echipă dedicată — asta e suficient pentru inspirație. Dar nu și pentru scalare.

Fără un management financiar structurat, e imposibil să iei decizii informate: unde investești, ce dezvolți și la ce renunți.

KLEI tipărea stickere pentru clienți cunoscuți, vindea în străinătate, primea aprecieri de la clienți și gestiona totul — mai puțin un lucru: să înțeleagă unde câștiga, de fapt, bani și unde îi pierdea.

Pe măsură ce contul bancar se apropia de zero, deși comenzile continuau să crească, a apărut o întrebare:

‍
Chiar facem bani — sau doar suntem ocupați?

KLEI: construit pe sens, pregătit pentru creștere

KLEI este un brand ucrainean de stickere durabile, fondat în 2017. În loc să meargă pe producție de masă, au pus accent pe calitate și pe valoarea produsului. Compania a început cu o echipă restrânsă, de 10 oameni, funcționând ca o afacere de familie.

Datorită abordării creative, dar pragmatice, a fondatorului Mykyta Anikanov, businessul a prins rapid avânt și a ajuns în scurt timp să lucreze cu clienți precum Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia și alții.

Când finanțele devin blocajul principal

La suprafață, totul arăta foarte bine: comenzi constante, clienți internaționali, calitate ridicată. Clienți din Canada plasau comenzi și erau dispuși să aștepte săptămâni întregi livrarea — toate acestea fără marketing suplimentar.

Dar în 2021, creșterea părea să fi atins un plafon invizibil. Mykyta și-a dat seama că problema de bază era în finanțe. Nu exista o imagine clară asupra sumei pe care businessul o câștiga cu adevărat. Unele luni ieșeau pe profit, altele se încheiau pe minus — și era greu de înțeles de ce.

Cauzele:

• Goluri de cash provocate de metode de plată amestecate
• Structură neclară a costurilor, din cauza diversității comenzilor
• Lipsa unui sistem unic care să arate unde pierde businessul bani

La acel moment, KLEI gestiona comenzi foarte diferite — de la 1 la 10.000 de stickere, decupate pe contur, în pachete sau pentru companii.

Dar nu aveau analize care să arate ce comenzi erau profitabile și care le trăgeau businessul în jos. Pentru a obține claritate și a construi o bază solidă, Mykyta a decis să implementeze Finmap.

Vreau să construiesc o companie stabilă, care să nu se prăbușească la prima criză. Asta cere timp. Iar finanțele au fost mereu punctul meu slab — mi-a fost foarte greu cu ele. — Mykyta Anikanov, fondatorul KLEI

De la tabele la un sistem: ce s-a schimbat cu Finmap

În vara lui 2021, Mykyta a început să testeze Finmap. Până în toamnă, când a pornit sezonul de vârf al businessului, compania implementase complet sistemul: a centralizat managementul financiar și a renunțat la tabelele Excel.

Instrumentele și deciziile-cheie care au avut impact imediat:

• Centralizarea tuturor datelor într-un singur sistem

Înainte de Finmap, gestionarea finanțelor era fragmentată: conturi separate, tabele și notițe ținute în minte. Asta crea stres constant — se vor potrivi toate sumele? Avem suficienți bani? Am uitat ceva?

Înainte, eram liniștit două zile și apoi stresat două săptămâni. Acum e invers — sunt liniștit aproape tot timpul. — Mykyta Anikanov, fondatorul KLEI

• Gestionarea creanțelor

KLEI lucra adesea fără avans, ca să accelereze procesul și să închidă comenzile. Întârzierile la plată păreau rare, dar în realitate provocau goluri serioase de cash.

Banii ar fi trebuit să intre în cont, dar întârzierile dădeau peste cap ritmul operațional. Cu ajutorul raportului de Datorii și al Calendarului de plăți, compania a identificat această slăbiciune și a luat o decizie clară.

După ce am implementat managementul financiar, am văzut în Finmap că aveam într-adevăr creanțe. Așa că am spus simplu: bine, de acum înainte — doar cu avans. — Mykyta Anikanov, fondatorul KLEI

• Control complet asupra soldurilor și Cash Flow-ului

Finmap i-a permis KLEI să-și vadă situația financiară în timp real: câți bani sunt în cont, ce plăți urmează, ce vine mâine. A dispărut anxietatea constantă de a „simți” finanțele — acum există cifre, grafice și date.

Deschid Finmap, văd soldul, cheltuielile care urmează, văd că suntem încă pe plus — și merg mai departe. Înainte trebuia să verific trei conturi bancare, tabele, notițe — și tot nu eram sigur. — Mykyta Anikanov, fondatorul KLEI

• Categorisirea comenzilor

Pentru a merge mai în profunzime, KLEI a creat o structură de categorii în Finmap: categorii separate pentru stickere individuale și pachete de stickere. Așa au putut vedea profitabilitatea pe tip de produs — nu doar la nivelul întregului business, ci pe direcții. Au înțeles ce merită scalat și ce trebuie regândit.

Înainte ne uitam doar la total: au intrat bani — deci suntem bine. Dar când am început să împărțim pe tipuri de comenzi, am văzut că nu toate erau la fel de profitabile. — Mykyta Anikanov, fondatorul KLEI

Dezvoltarea educației financiare

Finanțele erau punctul slab al lui Mykyta — subiectul îi crea mereu anxietate. În paralel cu Finmap, a urmat cursul „Business Money”. Asta i-a permis atât să delege operațiunile, cât și să înțeleagă personal cum funcționează finanțele unui business.

Înainte mă întrebam mereu — se vor potrivi toate, vor ajunge banii? Acum înțeleg de unde vin întrebările astea — și cum să le răspund. — Mykyta Anikanov, fondatorul KLEI

Combinarea automatizării cu implicarea personală i-a oferit lui Mykyta exact ce avea nevoie cel mai mult — încredere. Nu se mai bazează pe intuiție. Ia decizii pe baza rapoartelor și a datelor reale.

Asta a schimbat nu doar finanțele, ci întregul mod de gestionare a businessului.

Un sistem financiar — condiția de bază pentru scalare

După configurarea Finmap și delegarea operațiunilor, sistemul a devenit o ancoră stabilă pentru echipă. Toate datele financiare importante erau într-un singur loc, structurate clar pe categorii și accesibile oricând.

Asta a eliberat timp pentru ceea ce contează cu adevărat pentru un fondator: creștere, strategie, extindere.

Astfel, în 2025, KLEI a ajuns la un nou nivel de scalare:

• A atras investiții.
• A început să-și construiască propria unitate de producție.
• A deschis conturi noi.
• A lansat o nouă structură financiară, aliniată cu creșterea companiei.

Această creștere ar fi fost imposibilă fără un sistem financiar funcțional deja pus la punct — nu au fost nevoiți să pornească de la zero.

Când îți cunoști cifrele, știi încotro mergi

Urmează finalizarea unității de producție, stabilizarea proceselor și pregătirea pentru intrarea pe piețe noi. Finmap rămâne în centrul lucrurilor — oferind structură, control și o bază pentru fiecare pas următor.

La final, Mykyta oferă o concluzie simplă, dar foarte practică:

Alocă timp pentru finanțe în fiecare săptămână. Chiar și 30 de minute în care analizezi cifrele îți dau mai mult decât presupunerile sau instinctul. Un fondator ar trebui să știe ce înseamnă fiecare cifră — și să ia decizii pe baza faptelor.

Ce poți învăța din povestea KLEI

Businessul tău poate semăna cu KLEI: un produs bun, clienți fideli — dar în interior, fără o imagine clară a cheltuielilor, cu goluri de cash constante și cu senzația că ceva nu e în regulă.

KLEI s-a oprit la timp, s-a uitat atent la finanțe — și a văzut imaginea reală. Asta le-a dat încrederea să scaleze, să atragă investiții și să crească având claritate.

Dacă citești asta, probabil ești deja pe drumul spre claritate financiară.

Iată câteva lecții pe care KLEI le-a învățat — ca tu să nu fii nevoit să treci prin asta pe nevăzute:

• Fără sistem = fără control.
• Profit „după simț” = risc de gol de cash.
• Ordinea în finanțe = nu înseamnă Excel, ci automatizare, consecvență și instrumentul potrivit.

Fă ce a făcut KLEI: nu aștepta o criză ca să-ți pui lucrurile în ordine.

Încearcă Finmap și vezi cum se schimbă businessul când apare claritatea financiară.

Întrebări frecvente

1. De ce o companie cu comenzi stabile a ajuns totuși la probleme financiare?
Pentru că ordinele ≠ profit. KLEI nu avea un sistem care să arate ce aduce bani cu adevărat și ce doar crește cifra de afaceri. Asta a dus la goluri de cash și costuri neclare.

2. Ce acțiune are impact imediat, indiferent de industrie?
Centralizarea tuturor conturilor, veniturilor și cheltuielilor într-un singur sistem — și verificarea lor zilnică, într-o singură fereastră. Asta reduce haosul, aduce claritate și elimină riscul de a uita ceva.
Pentru KLEI, acela a fost momentul în care a început controlul real. Funcționează pentru orice business, din orice nișă.

3. Este Finmap potrivit pentru businessuri mici sau creative?
Da. KLEI este un business mic, cu un produs creativ. Astfel de companii funcționează adesea pe intuiție. Finmap te lasă să rămâi creativ — în timp ce vezi banii reali.

4. Ce fac dacă nu înțeleg finanțele?
Nici Mykyta de la KLEI nu era expert financiar — și spune asta deschis. A delegat evidența financiară, a urmat un curs de bază și a învățat să citească rapoartele. Finmap este creat pentru fondatorii care vor claritate fără să se piardă în rutină.

5. Ce rezultate a obținut KLEI după ce și-a organizat finanțele?
A atras investiții, și-a lansat propria unitate de producție, a construit o nouă structură financiară și și-a îmbunătățit operațiunile — totul pe baza datelor, nu a presupunerilor.

Industrie: Cum ajută Finmap companiile de producție să-și pună finanțele în ordine