De Excel al control total: la transformación financiera de KLEI

Un producto creativo, clientes fieles y un equipo comprometido: eso alcanza para inspirarse. Pero no para escalar.

Sin una gestión financiera ordenada, es imposible tomar decisiones con criterio: dónde invertir, qué potenciar y qué recortar.

KLEI imprimía stickers para clientes reconocidos, vendía al extranjero, recibía elogios y gestionaba prácticamente todo… salvo una cosa: entender dónde ganaban dinero de verdad y dónde lo estaban perdiendo.

Cuando la cuenta bancaria se acercaba a cero mientras los pedidos seguían creciendo, apareció una pregunta clave:

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¿Estamos ganando dinero de verdad o solo estamos ocupados?

KLEI: una marca con propósito y preparada para crecer

KLEI es una marca ucraniana de stickers resistentes fundada en 2017. En lugar de apostar por la producción masiva, se centraron en la calidad y en el valor del producto. La empresa empezó con un equipo pequeño de 10 personas, funcionando casi como un negocio familiar.

Gracias al enfoque creativo pero pragmático de su fundador, Mykyta Anikanov, el negocio empezó a crecer rápidamente y pronto consiguió clientes como Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia y otros.

Cuando las finanzas se convierten en un cuello de botella

Desde fuera, todo parecía ir muy bien: pedidos estables, clientes internacionales y alta calidad. Clientes de Canadá hacían pedidos y estaban dispuestos a esperar semanas para recibirlos, todo sin invertir más en marketing.

Pero en 2021, el crecimiento pareció chocar contra un techo invisible. Mykyta se dio cuenta de que el problema de fondo eran las finanzas. No había una visión clara de cuánto estaba ganando realmente el negocio. Algunos meses cerraban con beneficios, otros en números rojos, y era difícil explicar por qué.

Las causas:

• Desfases de caja provocados por distintos métodos de pago
• Estructura de costes poco clara por la gran variedad de pedidos
• Ausencia de un sistema único que mostrara dónde perdía dinero el negocio

En aquel momento, KLEI gestionaba pedidos muy diferentes entre sí : desde 1 hasta 10.000 stickers, con corte de contorno, en packs o para empresas.

Pero no tenían analítica para ver qué pedidos eran rentables y cuáles les estaban frenando. Para ganar claridad y construir una base sólida, Mykyta decidió implementar Finmap.

Quiero construir una empresa fiable, que no se venga abajo ante la primera crisis. Eso lleva tiempo. Y las finanzas siempre fueron mi punto débil; me costaban muchísimo. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

De las hojas de cálculo a un sistema: qué cambió con Finmap

En verano de 2021, Mykyta empezó a explorar Finmap. Para otoño, cuando arrancó la temporada fuerte del negocio, la empresa ya había implementado por completo el sistema: centralizaron la gestión financiera y dejaron atrás las hojas de Excel.

Herramientas y decisiones clave que tuvieron impacto inmediato:

• Unificar todos los datos en un solo sistema

Antes de Finmap, la gestión financiera estaba fragmentada: cuentas separadas, hojas de cálculo y notas mentales. Eso generaba estrés constante: ¿cuadrará todo? ¿Tenemos suficiente efectivo? ¿Se nos habrá escapado algo?

Antes estaba tranquilo dos días y luego pasaba dos semanas estresado. Ahora es al revés: estoy tranquilo casi siempre. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

• Gestionar las cuentas por cobrar

KLEI solía trabajar sin pago por adelantado para agilizar el proceso y asegurar pedidos. Los pagos atrasados parecían algo puntual, pero en realidad provocaban desfases de caja importantes.

El dinero debía entrar en la cuenta, pero los retrasos rompían el ritmo operativo. Gracias al informe de Cuentas por pagar y al Calendario de pagos, la empresa detectó esta debilidad y tomó una decisión clara.

Después de implementar la gestión financiera, vi en Finmap que realmente teníamos cuentas por cobrar. Así que dijimos: vale, a partir de ahora, solo con pago por adelantado. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

• Control total de saldos y flujo de caja

Finmap permitió a KLEI ver su situación financiera en tiempo real: cuánto dinero había en la cuenta, qué pagos estaban pendientes y qué venía al día siguiente. Así desapareció esa ansiedad constante de “intuir” cómo iban las finanzas: ahora había números, gráficos y fechas.

Abro Finmap, veo el saldo, los próximos gastos, que seguimos en positivo, y continúo. Antes tenía que revisar tres cuentas bancarias, hojas de cálculo, notas… y aun así no estaba seguro. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

• Categorizar los pedidos

Para profundizar más, KLEI creó una estructura de categorías en Finmap: categorías separadas para stickers individuales y packs de stickers. Esto reveló la rentabilidad por tipo de producto, no solo a nivel general del negocio, sino por línea. Pudieron ver qué escalar y qué replantear.

Antes mirábamos solo el total: entraba dinero, así que pensábamos que todo iba bien. Pero cuando empezamos a separar por tipos de pedido, vimos que no todo era igual de rentable. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

Desarrollar cultura financiera

Las finanzas eran el punto débil de Mykyta: el tema siempre le generaba ansiedad. Junto con Finmap, hizo el curso “Business Money”. Esto le permitió delegar la operativa y, al mismo tiempo, entender personalmente cómo funcionan las finanzas del negocio.

Antes me preguntaba todo el tiempo: ¿cuadrará todo?, ¿alcanzará el dinero? Ahora entiendo de dónde vienen esas preguntas y cómo responderlas. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

Combinar automatización con implicación personal le dio a Mykyta lo que más necesitaba: confianza. Ya no depende de la intuición. Ahora toma decisiones basadas en informes y datos reales.

Eso cambió no solo las finanzas, sino toda la forma de gestionar el negocio.

Un sistema financiero como requisito para escalar

Después de configurar Finmap y delegar la operativa, el sistema se convirtió en un ancla estable para el equipo. Todos los datos financieros clave estaban en un solo lugar, bien estructurados por categorías y disponibles en cualquier momento.

Esto liberó tiempo para lo que realmente importa a una persona fundadora: crecimiento, estrategia y expansión.

Así, en 2025, KLEI alcanzó un nuevo nivel de escalabilidad:

• Levantó inversión.
• Empezó a construir su propia planta de producción.
• Abrió nuevas cuentas.
• Puso en marcha una nueva estructura financiera alineada con su crecimiento.

Este crecimiento habría sido imposible sin un sistema financiero funcionando desde antes: no tuvieron que empezar desde cero.

Cuando conoces los números, sabes hacia dónde vas

Lo siguiente: terminar su planta de producción, estabilizar procesos y prepararse para entrar en nuevos mercados. Finmap sigue siendo una pieza central : aporta estructura, control y una base para cada próximo paso.

Al final, Mykyta comparte una conclusión sencilla pero muy práctica:

Dedica tiempo a las finanzas cada semana. Incluso 30 minutos analizando los números te dan más que las suposiciones o la intuición. Un fundador debe saber qué significa cada número y tomar decisiones basadas en hechos.

Qué puedes aprender de la historia de KLEI

Puede que tu negocio se parezca al de KLEI: un buen producto, clientes fieles, pero por dentro sin una visión clara de los gastos, con desfases de caja constantes y esa sensación de que algo no encaja.

KLEI se detuvo a tiempo, miró sus finanzas de frente y vio la imagen real. Eso les dio la confianza para escalar, levantar inversión y crecer con claridad.

Si estás leyendo esto, probablemente ya vas camino de conseguir claridad financiera.

Estas son algunas lecciones que aprendió KLEI para que tú no tengas que avanzar a ciegas:

• Sin sistema = sin control.
• Beneficio “a ojo” = riesgo de desfase de caja.
• Orden en las finanzas = no va de Excel, sino de automatización, constancia y la herramienta adecuada.

Haz lo mismo que KLEI: no esperes a una crisis para poner orden.

Prueba Finmap y comprueba cómo cambia un negocio cuando llega la claridad financiera.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué una empresa con pedidos estables seguía teniendo problemas financieros?
Porque pedidos no es lo mismo que beneficio. KLEI no tenía un sistema que mostrara qué generaba dinero de verdad y qué solo aumentaba la facturación. Eso provocaba desfases de caja y costes poco claros.

2. ¿Qué acción genera impacto inmediato, sin importar el sector?
Centralizar todas las cuentas, ingresos y gastos en un solo sistema, y revisarlos a diario en una misma pantalla. Esto reduce el caos, aporta claridad y elimina el riesgo de olvidar algo.
Para KLEI, ese fue el punto en el que empezó el verdadero control. Funciona para cualquier negocio, de cualquier nicho.

3. ¿Finmap sirve para negocios pequeños o creativos?
Sí. KLEI es un negocio pequeño con un producto creativo. Este tipo de empresas suele funcionar mucho por intuición. Finmap te permite seguir siendo creativo, pero viendo el dinero real.

4. ¿Y si no entiendo de finanzas?
Mykyta, de KLEI, tampoco era experto en finanzas, y él mismo lo reconoce. Delegó la contabilidad, hizo un curso básico y aprendió a leer informes. Finmap está pensado para fundadores que quieren claridad sin perderse en la rutina.

5. ¿Qué resultados consiguió KLEI después de ordenar sus finanzas?
Levantó inversión, puso en marcha su propia planta de producción, construyó una nueva estructura financiera y mejoró sus operaciones, todo basado en datos y no en suposiciones.

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