Excelből teljes pénzügyi kontroll: így alakult át a KLEI működése

Egy kreatív termék, hűséges ügyfelek és egy elkötelezett csapat — ez elég az inspirációhoz. De nem elég a skálázáshoz.

Strukturált pénzügyi menedzsment nélkül lehetetlen megalapozott döntéseket hozni: mibe érdemes befektetni, mit kell növelni, és mit kell leállítani.

A KLEI ismert ügyfeleknek gyártott matricákat, külföldre értékesített, dicséreteket kapott, és mindent kézben tartott — egy dolgot kivéve: nem látták pontosan, hol keresnek valójában pénzt, és hol veszítik el.

Amikor a bankszámla egyenlege közelített a nullához, miközben a megrendelések száma tovább nőtt, felmerült a kérdés:

‍
Tényleg pénzt keresünk — vagy csak folyamatosan dolgozunk?

KLEI: értékalapú márka, növekedésre hangolva

A KLEI egy tartós matricákat gyártó ukrán márka, amelyet 2017-ben alapítottak. A tömegtermelés helyett a minőségre és a termék valódi értékére koncentráltak. A cég egy 10 fős, kompakt csapattal indult, szinte családi vállalkozásként működve.

Az alapító, Mykyta Anikanov kreatív, ugyanakkor pragmatikus szemléletének köszönhetően a vállalkozás gyorsan lendületet kapott, és hamar olyan ügyfelekkel dolgozott együtt, mint a Reface, a Wix, a Banda Agency, a Wikimedia és mások.

Amikor a pénzügyek szűk keresztmetszetté válnak

Kívülről minden jól nézett ki: stabil megrendelések, nemzetközi ügyfelek, magas minőség. Kanadából is érkeztek rendelések, az ügyfelek pedig hajlandók voltak heteket várni a kiszállításra — mindezt plusz marketing nélkül.

2021-ben azonban a növekedés mintha láthatatlan plafonba ütközött volna. Mykyta rájött, hogy a fő probléma a pénzügyeknél van. Nem volt valódi rálátás arra, mennyit keres ténylegesen a vállalkozás. Egyes hónapok nyereségesnek tűntek, mások mínuszban zártak — és nehéz volt megmondani, miért.

Az okok:

• Likviditási rések a vegyes fizetési módok miatt
• Átláthatatlan költségszerkezet a megrendelések sokfélesége miatt
• Nem volt egységes rendszer, amely megmutatta volna, hol veszít pénzt a vállalkozás

A KLEI akkoriban nagyon eltérő méretű és típusú rendeléseket kezelt — 1 darabos és 10 000 darabos matricarendeléseket, kontúrvágott termékeket, csomagokat és céges megrendeléseket egyaránt.

De nem volt olyan elemzésük, amely megmutatta volna, mely rendelések nyereségesek, és melyek húzzák lefelé a céget. Mykyta ezért úgy döntött, hogy a tisztánlátás és a stabil alapok megteremtése érdekében bevezeti a Finmapet.

Olyan céget szeretnék építeni, amely megbízható, és nem omlik össze az első válságnál. Ehhez idő kell. A pénzügyek pedig mindig a gyenge pontom voltak — nagyon nehéz téma volt számomra. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

Táblázatok helyett rendszer: mi változott a Finmap bevezetésével

2021 nyarán Mykyta elkezdte megismerni a Finmapet. Őszre, amikor beindult a vállalkozás szezonja, a cég teljesen bevezette a rendszert: központosították a pénzügyi menedzsmentet, és lezárták az Excel-táblázatok korszakát.

A legfontosabb eszközök és döntések, amelyek azonnal érezhető hatást hoztak:

• Minden adat egy rendszerbe került

A Finmap előtt a pénzügyi kezelés széttöredezett volt: külön számlák, táblázatok és fejben tartott jegyzetek. Ez állandó stresszt okozott — ki fog jönni minden? Van elég pénz a számlán? Nem felejtettünk el valamit?

Korábban két napig nyugodt voltam, aztán két hétig stresszeltem. Most pont fordítva van — gyakorlatilag mindig nyugodt vagyok. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

• Kintlévőségek kezelése

A KLEI gyakran előleg nélkül dolgozott, hogy gyorsítsa a folyamatot és biztosítsa a megrendeléseket. A késedelmes fizetések ritkának tűntek, valójában azonban komoly likviditási réseket okoztak.

A pénznek meg kellett volna érkeznie a számlára, de a csúszások felborították a működés ritmusát. A Kötelezettségek riport és a Fizetési naptár segítségével a cég azonosította ezt a gyenge pontot, és egyértelmű döntést hozott.

Miután bevezettük a pénzügyi menedzsmentet, a Finmapben láttam, hogy tényleg vannak kintlévőségeink. Így egyszerűen kimondtuk: rendben, innentől csak előrefizetéssel dolgozunk. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

• Teljes kontroll az egyenlegek és a Cash Flow felett

A Finmap lehetővé tette a KLEI számára, hogy valós időben lássa a pénzügyi helyzetét: mennyi pénz van a számlán, milyen kifizetések várhatók, mi érkezik holnap. Ezzel megszűnt az a folyamatos háttérszorongás, amikor az ember csak „érzésre” kezeli a pénzügyeket — helyette számok, grafikonok és dátumok vannak.

Megnyitom a Finmapet, látom az egyenleget, a közelgő kiadásokat, hogy még pluszban vagyunk — és megyek tovább. Korábban három bankszámlát, táblázatokat és jegyzeteket kellett ellenőriznem, és még így sem voltam biztos semmiben. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

• A rendelések kategorizálása

A mélyebb elemzéshez a KLEI kategóriastruktúrát hozott létre a Finmapben: külön kategóriákat az egyedi matricákhoz és a matricacsomagokhoz. Ez megmutatta a jövedelmezőséget terméktípusonként — nemcsak vállalati szinten, hanem üzletáganként is. Így látták, mit érdemes skálázni, és mit kell újragondolni.

Korábban csak az összképet néztük: bejött a pénz, tehát rendben vagyunk. De amikor elkezdtük szétbontani rendeléstípusok szerint, kiderült, hogy nem minden egyformán nyereséges. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

Pénzügyi tudatosság fejlesztése

A pénzügyek Mykyta gyenge pontját jelentették — a téma mindig szorongást váltott ki belőle. A Finmap mellett elvégezte a „Business Money” kurzust is. Így egyszerre tudta delegálni az operatív feladatokat, és személyesen is megérteni, hogyan működnek az üzleti pénzügyek.

Korábban folyton azon gondolkodtam, hogy ki fog-e jönni minden, elég lesz-e a pénz. Most már értem, honnan jönnek ezek a kérdések — és azt is, hogyan lehet válaszolni rájuk. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

Az automatizálás és a személyes bevonódás együtt pontosan azt adta meg Mykytának, amire a legnagyobb szüksége volt — magabiztosságot. Már nem megérzésekre támaszkodik. Riportok és valós adatok alapján hoz döntéseket.

Ez nemcsak a pénzügyeket alakította át, hanem az egész vállalkozásvezetési szemléletet is.

A pénzügyi rendszer mint a skálázás előfeltétele

Miután beállították a Finmapet és delegálták az operatív feladatokat, a rendszer stabil kapaszkodóvá vált a csapat számára. Minden fontos pénzügyi adat egy helyen volt, átlátható kategóriákba rendezve, bármikor elérhetően.

Ez időt szabadított fel arra, ami egy alapító számára igazán fontos: növekedésre, stratégiára, terjeszkedésre.

Így 2025-ben a KLEI új szintre lépett a skálázásban:

• Befektetést vont be.
• Elindította saját gyártóüzemének felépítését.
• Új számlákat nyitott.
• A növekedéshez igazított új pénzügyi struktúrát vezetett be.

Ez a növekedés nem lett volna lehetséges egy már működő pénzügyi rendszer nélkül — nem kellett mindent a nulláról felépíteniük.

Ha ismered a számokat, tudod, merre tartasz

A következő lépések: a saját gyártóüzem befejezése, a folyamatok stabilizálása és a felkészülés az új piacokra való belépésre. A Finmap továbbra is központi szerepet tölt be — struktúrát, kontrollt és biztos alapot ad minden következő döntéshez.

Végül Mykyta egy egyszerű, de nagyon gyakorlatias tanulságot fogalmaz meg:

Hetente szánj időt a pénzügyekre. Már 30 perc számanalízis is többet ad, mint a találgatás vagy a megérzés. Egy alapítónak tudnia kell, mit jelent minden szám — és tények alapján kell döntenie.

Mit tanulhatsz a KLEI történetéből?

Lehet, hogy a te vállalkozásod is hasonlít a KLEI-re: erős termék, hűséges ügyfelek — belül viszont nincs tiszta kép a kiadásokról, rendszeresek a likviditási rések, és ott motoszkál az érzés, hogy valami nincs rendben.

A KLEI időben megállt, belenézett a pénzügyeibe — és meglátta a valós képet. Ez adta meg nekik a magabiztosságot a skálázáshoz, a befektetés bevonásához és a tudatos növekedéshez.

Ha ezt olvasod, valószínűleg te is a pénzügyi tisztánlátás felé tartasz.

Íme néhány lecke, amit a KLEI megtanult — hogy neked ne kelljen vakon végigmenned ugyanezen:

• Nincs rendszer = nincs kontroll.
• „Érzésre” nyereséges működés = likviditási rés kockázata.
• Rend a pénzügyekben = nem Excel-kérdés, hanem automatizálás, következetesség és a megfelelő eszköz kérdése.

Tedd azt, amit a KLEI: ne várd meg a válságot ahhoz, hogy rendet tegyél.

Próbáld ki a Finmapet, és nézd meg, hogyan változik meg a vállalkozás, amikor megérkezik a pénzügyi tisztánlátás.

Gyakran ismételt kérdések

1. Miért került pénzügyi nehézségbe egy olyan cég, amelynek stabil megrendelései voltak?
Mert a megrendelés ≠ nyereség. A KLEI-nek nem volt olyan rendszere, amely megmutatta volna, mi termel valódi pénzt, és mi növeli csak a forgalmat. Ez likviditási résekhez és átláthatatlan költségekhez vezetett.

2. Milyen lépés hoz azonnali hatást iparágtól függetlenül?
Az összes számla, bevétel és kiadás központosítása egy rendszerben — és ezek napi áttekintése egyetlen felületen. Ez csökkenti a káoszt, tisztánlátást ad, és megszünteti annak kockázatát, hogy valami kimaradjon.
A KLEI számára ez volt az a pont, ahol elkezdődött a valódi kontroll. Bármilyen vállalkozásnál, bármilyen piaci résben működik.

3. Alkalmas a Finmap kis vagy kreatív vállalkozások számára?
Igen. A KLEI egy kreatív termékkel dolgozó kisvállalkozás. Az ilyen cégek gyakran megérzésből működnek. A Finmap segít kreatívnak maradni — miközben látod a valós pénzügyi helyzetet.

4. Mi van akkor, ha nem értek a pénzügyekhez?
Mykyta, a KLEI alapítója sem volt pénzügyi szakértő — és ezt ő maga is elmondja. Delegálta a könyvelési feladatokat, elvégzett egy alapkurzust, és megtanulta olvasni a riportokat. A Finmap olyan alapítóknak készült, akik tisztánlátást szeretnének anélkül, hogy elvesznének a napi rutinban.

5. Milyen eredményeket ért el a KLEI, miután rendbe tette a pénzügyeit?
Befektetést vontak be, elindították saját gyártóüzemüket, új pénzügyi struktúrát építettek ki, és fejlesztették a működésüket — mindezt adatokra, nem feltételezésekre alapozva.

Iparág: Hogyan segít a Finmap rendet teremteni a gyártócégek pénzügyeiben