Do Excel ao controle total: a transformação financeira da KLEI

Produto criativo, clientes fiéis e uma equipe dedicada — isso é suficiente para inspirar. Mas não para escalar.

Sem uma gestão financeira estruturada, fica impossível tomar decisões bem embasadas: onde investir, o que expandir e o que cortar.

A KLEI produzia adesivos para clientes conhecidos, vendia para o exterior, recebia elogios dos clientes e dava conta de tudo — menos de uma coisa: entender onde, de fato, estava ganhando dinheiro e onde estava perdendo.

Quando a conta bancária foi chegando perto de zero enquanto os pedidos continuavam crescendo, surgiu uma pergunta:

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A gente está realmente ganhando dinheiro — ou só trabalhando muito?

KLEI: construída com propósito e pronta para crescer

KLEI é uma marca ucraniana de adesivos duráveis fundada em 2017. Em vez de apostar na produção em massa, eles focaram em qualidade e valor do produto. A empresa começou com uma equipe enxuta de 10 pessoas, funcionando como um negócio familiar.

Graças à abordagem criativa, mas pragmática, do fundador Mykyta Anikanov, o negócio ganhou tração rapidamente e logo conquistou clientes como Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia, entre outros.

Quando as finanças viram um gargalo

Por fora, tudo parecia ótimo: pedidos estáveis, clientes internacionais, alta qualidade. Clientes no Canadá faziam pedidos e aceitavam esperar semanas pela entrega — tudo isso sem marketing adicional.

Mas, em 2021, o crescimento parecia ter batido em um teto invisível. Mykyta percebeu que o problema central estava nas finanças. Não havia clareza sobre quanto o negócio realmente ganhava. Alguns meses fechavam no lucro, outros no vermelho — e era difícil explicar o motivo.

As causas:

• Buracos no caixa causados por diferentes formas de pagamento
• Estrutura de custos pouco clara por causa da variedade dos pedidos
• Falta de um sistema único para mostrar onde a empresa perdia dinheiro

Na época, a KLEI lidava com pedidos muito diferentes entre si — de 1 a 10.000 adesivos, com corte especial, em kits ou corporativos.

Mas faltavam análises para mostrar quais pedidos eram lucrativos e quais estavam puxando o resultado para baixo. Para ganhar clareza e criar uma base sólida, Mykyta decidiu implementar o Finmap.

Eu quero construir uma empresa confiável, que não desmorone na primeira crise. Isso leva tempo. E finanças sempre foram meu ponto fraco — era muito difícil para mim. — Mykyta Anikanov, fundador da KLEI

Das planilhas a um sistema: o que mudou com o Finmap

No verão de 2021, Mykyta conheceu o Finmap. No outono, quando a alta temporada do negócio começou, a empresa implementou o sistema por completo: centralizou a gestão financeira e deixou as planilhas de Excel para trás.

Ferramentas e decisões importantes que geraram impacto imediato:

• Concentrar todos os dados em um único sistema

Antes do Finmap, a gestão financeira era fragmentada: contas separadas, planilhas e anotações na cabeça. Isso gerava estresse constante — será que as contas fecham? Temos caixa suficiente? Esquecemos alguma coisa?

Antes, eu ficava tranquilo por dois dias e estressado por duas semanas. Agora é o contrário — estou sempre tranquilo. — Mykyta Anikanov, fundador da KLEI

• Controlar contas a receber

A KLEI muitas vezes trabalhava sem pagamento antecipado para agilizar o processo e fechar pedidos. Os atrasos nos pagamentos pareciam raros, mas, na prática, causavam buracos sérios no caixa.

O dinheiro deveria entrar na conta, mas os atrasos quebravam o ritmo da operação. Com o relatório de contas a pagar e o calendário de pagamentos, a empresa identificou esse ponto fraco e tomou uma decisão clara.

Depois de implementar a gestão financeira, eu vi no Finmap que realmente tínhamos contas a receber. Então simplesmente decidimos: tudo bem, de agora em diante — só com pagamento antecipado. — Mykyta Anikanov, fundador da KLEI

• Controle total dos saldos e do fluxo de caixa

O Finmap permitiu que a KLEI enxergasse sua situação financeira em tempo real: quanto dinheiro havia na conta, quais pagamentos estavam pendentes, o que entraria no dia seguinte. Isso eliminou aquela ansiedade constante de “sentir” as finanças — agora havia números, gráficos e datas.

Eu abro o Finmap, vejo o saldo, as próximas despesas, que ainda estamos no azul — e sigo em frente. Antes, eu precisava conferir três contas bancárias, planilhas, anotações — e mesmo assim ficava inseguro. — Mykyta Anikanov, fundador da KLEI

• Categorizar pedidos

Para se aprofundar, a KLEI criou uma estrutura de categorias no Finmap: categorias separadas para adesivos avulsos e kits de adesivos. Isso revelou a rentabilidade por tipo de produto — não apenas no nível geral da empresa, mas por linha de atuação. Eles enxergaram o que valia escalar e o que precisava ser repensado.

Antes, a gente olhava só para o total: entrou dinheiro — então estava tudo certo. Mas, quando começamos a separar por tipos de pedido, vimos que nem tudo era igualmente lucrativo. — Mykyta Anikanov, fundador da KLEI

Desenvolvendo educação financeira

Finanças eram o ponto fraco de Mykyta — o assunto sempre o deixava ansioso. Junto com o Finmap, ele fez o curso “Business Money”. Isso permitiu que ele delegasse a operação e, ao mesmo tempo, entendesse pessoalmente como funcionam as finanças de uma empresa.

Eu vivia me perguntando: será que as contas vão fechar, será que vai ter dinheiro suficiente? Agora eu entendo de onde vêm essas perguntas — e como respondê-las. — Mykyta Anikanov, fundador da KLEI

Combinar automação com envolvimento pessoal deu a Mykyta o que ele mais precisava — confiança. Ele não depende mais da intuição. Ele toma decisões com base em relatórios e dados reais.

Isso mudou não só as finanças, mas toda a forma de gestão do negócio.

Um sistema financeiro como pré-requisito para escalar

Depois de configurar o Finmap e delegar a operação, o sistema se tornou uma base firme para a equipe. Todos os dados financeiros importantes estavam em um só lugar, bem estruturados por categoria e acessíveis a qualquer momento.

Isso liberou tempo para o que realmente importa para um fundador: crescimento, estratégia, expansão.

Assim, em 2025, a KLEI chegou a um novo patamar de escala:

• Captou investimento.
• Começou a construir sua própria unidade de produção.
• Abriu novas contas.
• Criou uma nova estrutura financeira alinhada ao crescimento.

Esse crescimento teria sido impossível sem um sistema financeiro funcionando — eles não precisaram começar do zero.

Quando você conhece os números, sabe para onde está indo

Próximos passos: concluir a unidade de produção, estabilizar processos e se preparar para entrar em novos mercados. O Finmap continua no centro — trazendo estrutura, controle e uma base para cada novo movimento.

No fim, Mykyta deixa um aprendizado simples, mas prático:

Dedique um tempo às finanças toda semana. Mesmo 30 minutos analisando os números já entregam mais do que achismos ou intuição. Um fundador deve saber o que cada número significa — e tomar decisões com base em fatos.

O que você pode aprender com a história da KLEI

Seu negócio pode se parecer com a KLEI: um bom produto, clientes fiéis — mas, por dentro, sem uma visão clara das despesas, com buracos constantes no caixa e aquela sensação de que tem algo errado.

A KLEI parou a tempo, olhou para as finanças — e enxergou a realidade. Isso deu confiança para escalar, captar investimento e crescer com clareza.

Se você está lendo isso, provavelmente também está no caminho para ter clareza financeira.

Aqui estão algumas lições que a KLEI aprendeu — para você não precisar passar por isso às cegas:

• Sem sistema = sem controle.
• Lucro “no feeling” = risco de buraco no caixa.
• Organização financeira = não é sobre Excel, e sim sobre automação, consistência e a ferramenta certa.

Faça como a KLEI: não espere uma crise para colocar a casa em ordem.

Experimente o Finmap e veja como o negócio muda quando a clareza financeira chega.

Perguntas frequentes

1. Por que uma empresa com pedidos estáveis ainda enfrentava problemas financeiros?
Porque pedidos ≠ lucro. A KLEI não tinha um sistema que mostrasse o que realmente gerava dinheiro e o que apenas aumentava o faturamento. Isso causava buracos no caixa e custos pouco claros.

2. Que ação gera impacto imediato, independentemente do setor?
Centralizar todas as contas, receitas e despesas em um único sistema — e acompanhar tudo diariamente em uma só tela. Isso reduz o caos, traz clareza e elimina o risco de esquecer alguma coisa.
Para a KLEI, esse foi o momento em que o controle de verdade começou. Funciona para qualquer negócio, em qualquer nicho.

3. O Finmap serve para pequenos negócios ou empresas criativas?
Sim. A KLEI é uma pequena empresa com um produto criativo. Negócios assim muitas vezes operam na intuição. O Finmap permite que você continue criativo — sem perder de vista o dinheiro real.

4. E se eu não entender de finanças?
Mykyta, da KLEI, também não era especialista em finanças — e ele mesmo diz isso. Ele delegou a contabilidade, fez um curso básico e aprendeu a ler relatórios. O Finmap foi feito para fundadores que querem clareza sem se perder na rotina.

5. Quais resultados a KLEI alcançou depois de organizar as finanças?
Captou investimento, iniciou sua própria unidade de produção, criou uma nova estrutura financeira e melhorou a operação — tudo com base em dados, não em suposições.

Setor: Como o Finmap ajuda empresas de manufatura a colocar as finanças em ordem