Da Excel al pieno controllo: la trasformazione finanziaria di KLEI

Un prodotto creativo, clienti fedeli e un team motivato: tutto questo basta per trovare ispirazione. Ma non basta per crescere davvero.

Senza una gestione finanziaria strutturata, è impossibile prendere decisioni consapevoli: dove investire, cosa far crescere e cosa tagliare.

KLEI stampava adesivi per clienti importanti, vendeva all’estero, riceveva complimenti dai clienti e riusciva a gestire tutto, tranne una cosa: capire dove stava davvero guadagnando e dove invece perdeva soldi.

Quando il conto in banca si avvicinava allo zero mentre gli ordini continuavano ad aumentare, è emersa una domanda:

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Stiamo davvero guadagnando o siamo solo sempre occupati?

KLEI: nata da un’idea forte, pronta a crescere

KLEI è un brand ucraino di adesivi resistenti fondato nel 2017. Invece di puntare sulla produzione di massa, ha scelto di concentrarsi sulla qualità e sul valore del prodotto. L’azienda è partita con un team snello di 10 persone, con lo spirito di un’impresa familiare.

Grazie all’approccio creativo ma pragmatico del founder Mykyta Anikanov, il business ha preso slancio rapidamente, arrivando presto a lavorare con clienti come Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia e molti altri.

Quando la finanza diventa il collo di bottiglia

A prima vista andava tutto bene: ordini stabili, clienti internazionali, alta qualità. Clienti in Canada facevano ordini ed erano disposti ad aspettare settimane per la consegna, il tutto senza attività di marketing aggiuntive.

Ma nel 2021 la crescita sembrava aver raggiunto un tetto invisibile. Mykyta ha capito che il vero problema erano le finanze. Non c’era una visione chiara di quanto l’azienda stesse effettivamente guadagnando. Alcuni mesi risultavano in utile, altri finivano in rosso, e non era semplice capire il perché.

Le cause:

• Buchi di cassa dovuti a modalità di pagamento diverse
• Struttura dei costi poco chiara a causa della varietà degli ordini
• Nessun sistema unico che mostrasse dove l’azienda stava perdendo soldi

In quel periodo, KLEI gestiva ordini molto diversi tra loro : da 1 a 10.000 adesivi, con taglio sagomato, in bundle o per aziende.

Ma mancavano le analisi per capire quali ordini fossero profittevoli e quali invece stessero appesantendo il business. Per fare chiarezza e costruire una base solida, Mykyta ha deciso di implementare Finmap.

Voglio costruire un’azienda solida, che non crolli alla prima crisi. Ci vuole tempo. E le finanze sono sempre state il mio punto debole: per me era davvero difficile. — Mykyta Anikanov, founder di KLEI

Dai fogli Excel a un sistema: cosa è cambiato con Finmap

Nell’estate del 2021, Mykyta ha iniziato a valutare Finmap. In autunno, con l’avvio della stagione più intensa per il business, l’azienda ha implementato completamente il sistema: gestione finanziaria centralizzata e addio ai fogli Excel.

Gli strumenti e le decisioni che hanno avuto subito un impatto:

• Riunire tutti i dati in un unico sistema

Prima di Finmap, la gestione finanziaria era frammentata: conti separati, fogli di calcolo e appunti mentali. Questo creava uno stress continuo: torneranno i conti? Abbiamo abbastanza liquidità? Ci siamo dimenticati qualcosa?

Prima stavo tranquillo per due giorni e poi stressato per due settimane. Ora è il contrario: sono tranquillo praticamente sempre. — Mykyta Anikanov, founder di KLEI

• Gestire i crediti verso i clienti

KLEI lavorava spesso senza acconto per velocizzare il processo e assicurarsi gli ordini. I pagamenti in ritardo sembravano rari, ma in realtà creavano seri buchi di cassa.

Il denaro doveva arrivare sul conto, ma i ritardi rompevano il ritmo operativo. Grazie al report sui debiti e crediti e al calendario dei pagamenti, l’azienda ha individuato questa criticità e ha preso una decisione chiara.

Dopo aver introdotto la gestione finanziaria, ho visto in Finmap che avevamo davvero dei crediti aperti. Quindi ci siamo detti: ok, da ora in poi solo pagamento anticipato. — Mykyta Anikanov, founder di KLEI

• Controllo completo di saldi e cash flow

Finmap ha permesso a KLEI di vedere la propria situazione finanziaria in tempo reale: quanta liquidità c’è sul conto, quali pagamenti sono in sospeso, cosa arriverà domani. È sparita quell’ansia di sottofondo legata al “sentire” le finanze: ora ci sono numeri, grafici e scadenze.

Apro Finmap, vedo il saldo, le spese in arrivo, che siamo ancora in positivo, e vado avanti. Prima dovevo controllare tre conti bancari, fogli Excel, appunti, e comunque restavo nel dubbio. — Mykyta Anikanov, founder di KLEI

• Categorizzare gli ordini

Per andare più a fondo, KLEI ha creato una struttura di categorie in Finmap: categorie separate per adesivi singoli e pacchetti di adesivi. Questo ha mostrato la redditività per tipologia di prodotto, non solo a livello aziendale, ma per singola direzione di business. Hanno capito cosa scalare e cosa ripensare.

Prima guardavamo solo il totale: entravano soldi, quindi andava bene. Ma quando abbiamo iniziato a dividere per tipo di ordine, abbiamo visto che non tutto era ugualmente redditizio. — Mykyta Anikanov, founder di KLEI

Sviluppare consapevolezza finanziaria

Le finanze erano il punto debole di Mykyta: il tema gli metteva sempre ansia. In parallelo a Finmap, ha seguito il corso “Business Money”. Questo gli ha permesso sia di delegare le attività operative sia di capire in prima persona come funzionano le finanze aziendali.

Prima mi chiedevo continuamente: torneranno i conti, basteranno i soldi? Ora capisco da dove arrivano quelle domande e come trovare le risposte. — Mykyta Anikanov, founder di KLEI

Combinare automazione e coinvolgimento personale ha dato a Mykyta ciò di cui aveva più bisogno: sicurezza. Non si affida più all’intuito. Prende decisioni basate sui report e su dati reali.

Questo ha cambiato non solo le finanze, ma l’intero modo di gestire l’azienda.

Un sistema finanziario come base per scalare

Dopo aver configurato Finmap e delegato le attività operative, il sistema è diventato un punto fermo per il team. Tutti i dati finanziari chiave erano in un unico posto, organizzati chiaramente per categoria e accessibili in qualsiasi momento.

Questo ha liberato tempo per ciò che conta davvero per un founder: crescita, strategia, espansione.

Così nel 2025 KLEI ha raggiunto un nuovo livello di crescita:

• Ha raccolto investimenti.
• Ha iniziato a costruire il proprio stabilimento produttivo.
• Ha aperto nuovi conti.
• Ha avviato una nuova struttura finanziaria allineata alla crescita.

Questa crescita sarebbe stata impossibile senza un sistema finanziario funzionante già in essere: non hanno dovuto ripartire da zero.

Quando conosci i numeri, sai dove stai andando

Il prossimo passo: completare lo stabilimento produttivo, stabilizzare i processi e prepararsi a entrare in nuovi mercati. Finmap resta centrale : dà struttura, controllo e una base solida per ogni decisione successiva.

Alla fine, Mykyta lascia un consiglio semplice ma molto concreto:

Dedica tempo alle finanze ogni settimana. Anche 30 minuti ad analizzare i numeri ti danno molto più di ipotesi o sensazioni. Un founder deve sapere cosa significa ogni numero e prendere decisioni basate sui fatti.

Cosa puoi imparare dalla storia di KLEI

La tua azienda potrebbe somigliare a KLEI: un prodotto valido, clienti fedeli, ma dentro nessuna visione chiara delle spese, buchi di cassa continui e quella sensazione persistente che qualcosa non torni.

KLEI si è fermata in tempo, ha guardato dentro le proprie finanze e ha visto la situazione reale. Questo le ha dato la sicurezza per scalare, raccogliere investimenti e crescere con chiarezza.

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente anche tu sei sulla strada verso una maggiore chiarezza finanziaria.

Ecco alcune lezioni che KLEI ha imparato, così tu non devi passarci alla cieca:

• Nessun sistema = nessun controllo.
• Profitto “a sensazione” = rischio di buco di cassa.
• Ordine nelle finanze = non significa Excel, ma automazione, costanza e lo strumento giusto.

Fai come KLEI: non aspettare una crisi per mettere ordine.

Prova Finmap e scopri come cambia il business quando arriva la chiarezza finanziaria.

Domande frequenti

1. Perché un’azienda con ordini stabili ha comunque avuto problemi finanziari?
Perché ordini ≠ profitto. A KLEI mancava un sistema che mostrasse cosa portava davvero soldi e cosa generava solo fatturato. Questo ha causato buchi di cassa e costi poco chiari.

2. Quale azione genera un impatto immediato, indipendentemente dal settore?
Centralizzare tutti i conti, le entrate e le uscite in un unico sistema e controllarli ogni giorno in una sola schermata. Riduce il caos, porta chiarezza ed elimina il rischio di dimenticare qualcosa.
Per KLEI, è stato il momento in cui è iniziato il vero controllo. Funziona per qualsiasi azienda, in qualsiasi nicchia.

3. Finmap è adatto a piccole imprese o business creativi?
Sì. KLEI è una piccola impresa con un prodotto creativo. Aziende di questo tipo spesso lavorano molto a intuito. Finmap ti permette di restare creativo, ma vedere i soldi reali.

4. E se non capisco di finanza?
Anche Mykyta di KLEI non era un esperto di finanza, e lo dice apertamente. Ha delegato la contabilità, seguito un corso base e imparato a leggere i report. Finmap è pensato per founder che vogliono chiarezza senza perdersi nella routine.

5. Quali risultati ha ottenuto KLEI dopo aver messo ordine nelle finanze?
Ha raccolto investimenti, avviato il proprio stabilimento produttivo, costruito una nuova struttura finanziaria e migliorato le operazioni: tutto sulla base dei dati, non di supposizioni.

Settore: Come Finmap aiuta le aziende manifatturiere a mettere ordine nelle finanze