D’Excel au pilotage complet : la transformation financière de KLEI

Un produit créatif, des clients fidèles et une équipe engagée — c’est suffisant pour trouver l’inspiration. Mais pas pour passer à l’échelle.

Sans gestion financière structurée, il est impossible de prendre des décisions éclairées : où investir, quoi développer et quoi arrêter.

KLEI imprimait des stickers pour des clients connus, vendait à l’étranger, recevait d’excellents retours et gérait tout — sauf une chose : comprendre où l’entreprise gagnait réellement de l’argent et où elle en perdait.

Alors que le compte bancaire approchait de zéro pendant que les commandes continuaient d’augmenter, une question s’est imposée :

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Est-ce qu’on gagne vraiment de l’argent — ou est-ce qu’on est juste très occupés ?

KLEI : une marque fondée sur le sens, prête à grandir

KLEI est une marque ukrainienne de stickers durables, fondée en 2017. Plutôt que de miser sur la production de masse, elle a choisi la qualité et la valeur du produit. L’entreprise a démarré avec une petite équipe de 10 personnes, dans un esprit d’entreprise familiale.

Grâce à l’approche créative, mais très pragmatique, de son fondateur Mykyta Anikanov, l’entreprise a rapidement pris de l’élan et signé des clients comme Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia, entre autres.

Quand les finances deviennent un frein

Sur le papier, tout allait bien : des commandes régulières, des clients internationaux, une qualité élevée. Des clients au Canada passaient commande et acceptaient d’attendre plusieurs semaines pour la livraison — le tout sans marketing supplémentaire.

Mais en 2021, la croissance a semblé se heurter à un plafond invisible. Mykyta a compris que le vrai problème venait des finances. L’équipe ne savait pas combien l’entreprise gagnait réellement. Certains mois étaient rentables, d’autres se terminaient dans le rouge — sans qu’il soit facile d’expliquer pourquoi.

Les causes :

• Des trous de trésorerie liés à des modes de paiement mélangés
• Une structure de coûts floue à cause de la diversité des commandes
• Aucun système unique pour voir où l’entreprise perdait de l’argent

À l’époque, KLEI traitait des commandes très différentes — de 1 à 10 000 stickers, découpés à la forme, en packs ou pour des clients corporate.

Mais l’entreprise n’avait pas d’analyses pour savoir quelles commandes étaient rentables et lesquelles la tiraient vers le bas. Pour y voir clair et poser des bases solides, Mykyta a décidé de mettre en place Finmap.

Je veux construire une entreprise fiable, qui ne s’effondre pas à la première crise. Ça prend du temps. Et les finances ont toujours été mon point faible — c’était vraiment difficile pour moi. — Mykyta Anikanov, fondateur de KLEI

Des tableurs à un vrai système : ce qui a changé avec Finmap

À l’été 2021, Mykyta a découvert Finmap. À l’automne, au démarrage de la saison d’activité, l’entreprise a pleinement adopté le système : la gestion financière a été centralisée et les fichiers Excel abandonnés.

Les outils et décisions qui ont eu un impact immédiat :

• Regrouper toutes les données dans un seul système

Avant Finmap, la gestion financière était éclatée : comptes séparés, tableurs, notes mentales. Cela créait un stress permanent — est-ce que tout va tomber juste ? Avons-nous assez de trésorerie ? Avons-nous oublié quelque chose ?

Avant, j’étais calme deux jours, puis stressé pendant deux semaines. Aujourd’hui, c’est l’inverse — je suis calme en permanence. — Mykyta Anikanov, fondateur de KLEI

• Gérer les créances clients

KLEI travaillait souvent sans acompte pour accélérer le processus et sécuriser les commandes. Les retards de paiement semblaient rares, mais en réalité, ils provoquaient de sérieux trous de trésorerie.

L’argent devait arriver sur le compte, mais les retards cassaient le rythme opérationnel. Grâce au rapport des dettes et créances et au calendrier de paiement, l’entreprise a identifié cette faiblesse et pris une décision claire.

Après avoir mis en place la gestion financière, j’ai vu dans Finmap que nous avions vraiment des créances clients. Alors on s’est dit : très bien, à partir de maintenant — acompte obligatoire. — Mykyta Anikanov, fondateur de KLEI

• Un contrôle total des soldes et du cash-flow

Finmap a permis à KLEI de voir sa situation financière en temps réel : combien d’argent se trouve sur le compte, quels paiements sont en attente, ce qui arrive demain. Finie l’anxiété permanente liée au fait de “sentir” les finances — désormais, il y a des chiffres, des graphiques et des dates.

J’ouvre Finmap, je vois le solde, les dépenses à venir, on est toujours dans le positif — et je passe à autre chose. Avant, je devais vérifier trois comptes bancaires, des tableurs, des notes — sans être vraiment sûr. — Mykyta Anikanov, fondateur de KLEI

• Catégoriser les commandes

Pour aller plus loin, KLEI a créé une structure de catégories dans Finmap : des catégories distinctes pour les stickers à l’unité et les packs de stickers. Cela a révélé la rentabilité par type de produit — non seulement au niveau global de l’entreprise, mais aussi par activité. L’équipe a compris quoi développer et quoi repenser.

Avant, on regardait seulement le total : l’argent rentrait, donc tout allait bien. Mais quand on a commencé à séparer par type de commande, on a vu que tout n’était pas aussi rentable. — Mykyta Anikanov, fondateur de KLEI

Développer sa culture financière

Les finances étaient le point faible de Mykyta — le sujet l’angoissait toujours. En parallèle de Finmap, il a suivi la formation “Business Money”. Cela lui a permis à la fois de déléguer l’opérationnel et de comprendre personnellement comment fonctionnent les finances d’une entreprise.

Avant, je me demandais sans arrêt : est-ce que tout va passer, est-ce qu’on aura assez ? Maintenant, je comprends d’où viennent ces questions — et comment y répondre. — Mykyta Anikanov, fondateur de KLEI

L’association de l’automatisation et de son implication personnelle a donné à Mykyta ce dont il avait le plus besoin : de la confiance. Il ne s’appuie plus sur son intuition. Il prend ses décisions à partir de rapports et de données réelles.

Cela a transformé non seulement les finances, mais toute la manière de piloter l’entreprise.

Un système financier comme condition indispensable pour passer à l’échelle

Une fois Finmap configuré et les opérations déléguées, le système est devenu un point d’ancrage fiable pour l’équipe. Toutes les données financières clés étaient réunies au même endroit, clairement structurées par catégorie et accessibles à tout moment.

Cela a libéré du temps pour ce qui compte vraiment pour un fondateur : la croissance, la stratégie, l’expansion.

Ainsi, en 2025, KLEI a atteint un nouveau niveau de développement :

• L’entreprise a levé des fonds.
• Elle a commencé à construire son propre site de production.
• Elle a ouvert de nouveaux comptes.
• Elle a lancé une nouvelle structure financière adaptée à sa croissance.

Cette croissance aurait été impossible sans un système financier opérationnel déjà en place — l’équipe n’a pas eu à repartir de zéro.

Quand vous connaissez vos chiffres, vous savez où vous allez

Prochaine étape : finaliser le site de production, stabiliser les processus et préparer l’entrée sur de nouveaux marchés. Finmap reste au centre — avec la structure, le contrôle et la base nécessaires pour chaque décision à venir.

Au final, Mykyta partage un conseil simple, mais très concret :

Consacrez du temps aux finances chaque semaine. Même 30 minutes d’analyse des chiffres vous apportent plus que des suppositions ou de l’intuition. Un fondateur doit savoir ce que signifie chaque chiffre — et prendre ses décisions sur des faits.

Ce que l’histoire de KLEI peut vous apprendre

Votre entreprise ressemble peut-être à KLEI : un bon produit, des clients fidèles — mais en interne, aucune vision claire des dépenses, des trous de trésorerie réguliers et l’impression persistante que quelque chose ne tourne pas rond.

KLEI s’est arrêtée à temps, a regardé ses finances en face — et a vu la réalité. Cela lui a donné la confiance nécessaire pour passer à l’échelle, lever des fonds et grandir avec clarté.

Si vous lisez ceci, c’est probablement que vous avancez vous aussi vers plus de clarté financière.

Voici quelques leçons que KLEI a apprises — pour vous éviter d’avancer à l’aveugle :

• Pas de système = pas de contrôle.
• Une rentabilité “au feeling” = un risque de trou de trésorerie.
• Mettre de l’ordre dans ses finances, ce n’est pas une histoire d’Excel : c’est une question d’automatisation, de régularité et du bon outil.

Faites comme KLEI : n’attendez pas la crise pour vous organiser.

Essayez Finmap et découvrez comment votre entreprise change quand la clarté financière arrive.

Questions fréquentes

1. Pourquoi une entreprise avec des commandes régulières a-t-elle quand même rencontré des difficultés financières ?
Parce que commandes ≠ bénéfice. KLEI n’avait pas de système pour voir ce qui rapportait vraiment de l’argent et ce qui ne faisait qu’augmenter le chiffre d’affaires. Résultat : des trous de trésorerie et des coûts difficiles à comprendre.

2. Quelle action a un impact immédiat, quel que soit le secteur ?
Centraliser tous les comptes, revenus et dépenses dans un seul système — et les consulter chaque jour au même endroit. Cela réduit le chaos, apporte de la clarté et évite d’oublier quelque chose.
Pour KLEI, c’est à ce moment-là que le vrai contrôle a commencé. Et cela fonctionne pour n’importe quelle entreprise, dans n’importe quel secteur.

3. Finmap convient-il aux petites entreprises ou aux activités créatives ?
Oui. KLEI est une petite entreprise avec un produit créatif. Ce type d’entreprise fonctionne souvent à l’intuition. Finmap vous permet de rester créatif — tout en voyant l’argent réel.

4. Et si je ne comprends pas les finances ?
Mykyta, de KLEI, n’était pas expert en finance non plus — et il le dit clairement. Il a délégué la comptabilité, suivi une formation de base et appris à lire les rapports. Finmap est conçu pour les fondateurs qui veulent de la clarté sans se perdre dans la routine.

5. Quels résultats KLEI a-t-elle obtenus après avoir structuré ses finances ?
L’entreprise a levé des fonds, lancé son propre site de production, construit une nouvelle structure financière et amélioré ses opérations — le tout à partir de données, pas d’hypothèses.

Secteur : Comment Finmap aide les entreprises de production à remettre de l’ordre dans leurs finances