Van Excel naar volledig overzicht: de financiële transformatie van KLEI

Een creatief product, trouwe klanten en een betrokken team — dat is genoeg voor inspiratie. Maar niet om op te schalen.

Zonder gestructureerd financieel beheer kun je geen goed onderbouwde beslissingen nemen: waarin je investeert, wat je laat groeien en waar je mee stopt.

KLEI drukte stickers voor bekende klanten, verkocht in het buitenland, kreeg lovende reacties en had alles onder controle — behalve één ding: inzicht in waar ze nu echt geld verdienden en waar ze geld verloren.

Terwijl de bankrekening richting nul ging en het aantal bestellingen bleef groeien, kwam één vraag steeds nadrukkelijker naar voren:

‍
Verdienen we eigenlijk wel geld — of zijn we gewoon druk bezig?

KLEI: gebouwd op betekenis, klaar voor groei

KLEI is een Oekraïens merk voor duurzame stickers, opgericht in 2017. In plaats van massaproductie kozen ze voor kwaliteit en productwaarde. Het bedrijf begon met een klein team van 10 mensen en voelde aan als een familiebedrijf.

Dankzij de creatieve maar pragmatische aanpak van oprichter Mykyta Anikanov kwam het bedrijf al snel op gang en werkte het niet veel later voor klanten als Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia en anderen.

Wanneer financiën de groeirem worden

Aan de buitenkant zag alles er goed uit: stabiele bestellingen, internationale klanten, hoge kwaliteit. Klanten in Canada plaatsten orders en waren bereid weken op levering te wachten — allemaal zonder extra marketing.

Maar in 2021 leek de groei tegen een onzichtbaar plafond aan te lopen. Mykyta besefte dat de kern van het probleem bij de financiën lag. Er was geen duidelijk beeld van hoeveel het bedrijf werkelijk verdiende. Sommige maanden waren winstgevend, andere eindigden in het rood — en waarom dat zo was, bleef lastig te verklaren.

De oorzaken:

• Kasstroomgaten door verschillende betaalmethoden
• Onduidelijke kostenstructuur door de grote variatie in orders
• Geen centraal systeem dat liet zien waar het bedrijf geld verloor

KLEI verwerkte op dat moment heel uiteenlopende bestellingen — van 1 tot 10.000 stickers, contourgesneden, in bundels of voor bedrijven.

Maar ze hadden geen analyse die liet zien welke orders winstgevend waren en welke juist aan de winst knaagden. Om duidelijkheid te krijgen en een fundament te bouwen, besloot Mykyta Finmap te implementeren.

Ik wil een bedrijf bouwen dat betrouwbaar is en niet omvalt bij de eerste crisis. Dat kost tijd. En financiën zijn altijd mijn zwakke punt geweest — ik vond het echt moeilijk. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

Van spreadsheets naar een systeem: wat er veranderde met Finmap

In de zomer van 2021 verdiepte Mykyta zich in Finmap. In het najaar, toen het hoogseizoen begon, voerde het bedrijf het systeem volledig in: financieel beheer werd gecentraliseerd en de Excel-sheets gingen dicht.

Belangrijke tools en keuzes die meteen effect hadden:

• Alle gegevens samenbrengen in één systeem

Vóór Finmap was het financiële beheer versnipperd: aparte rekeningen, spreadsheets en notities in het hoofd. Dat zorgde voor voortdurende stress — klopt alles wel? Hebben we genoeg geld? Zijn we niets vergeten?

Vroeger was ik twee dagen rustig en daarna twee weken gestrest. Nu is het andersom — ik ben eigenlijk altijd rustig. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

• Debiteuren beheren

KLEI werkte vaak zonder vooruitbetaling om het proces te versnellen en orders binnen te halen. Late betalingen leken zeldzaam, maar in werkelijkheid veroorzaakten ze flinke kasstroomgaten.

Het geld zou binnenkomen, maar vertragingen verstoorden het operationele ritme. Dankzij het rapport voor te betalen en te ontvangen bedragen en de betaalkalender zag het bedrijf deze zwakke plek en nam het een duidelijke beslissing.

Na de invoering van financieel beheer zag ik in Finmap dat we echt openstaande vorderingen hadden. Dus zeiden we gewoon: oké, vanaf nu — alleen nog vooruitbetaling. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

• Volledige controle over saldi en cashflow

Met Finmap kon KLEI hun financiële situatie in realtime zien: hoeveel geld er op de rekening staat, welke betalingen nog lopen, wat er morgen aankomt. Daarmee verdween de constante onderhuidse onrust van financiën op gevoel beheren — nu waren er cijfers, grafieken en datums.

Ik open Finmap, zie het saldo, de komende uitgaven, dat we nog in de plus staan — en ga door. Vroeger moest ik drie bankrekeningen checken, spreadsheets, notities — en wist ik het nog steeds niet zeker. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

• Orders categoriseren

Om dieper te kunnen kijken, bouwde KLEI een categoriestructuur in Finmap: aparte categorieën voor losse stickers en stickerpakketten. Zo werd de winstgevendheid per producttype zichtbaar — niet alleen op bedrijfsniveau, maar per richting. Ze zagen wat ze konden opschalen en wat ze opnieuw moesten bekijken.

Vroeger keken we alleen naar het totaal: er kwam geld binnen, dus het ging goed. Maar toen we gingen uitsplitsen per ordertype, zagen we dat niet alles even winstgevend was. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

Financiële kennis ontwikkelen

Financiën waren Mykyta’s zwakke plek — het onderwerp gaf hem altijd stress. Naast Finmap volgde hij de cursus “Business Money”. Daardoor kon hij zowel operationele taken delegeren als zelf begrijpen hoe bedrijfsfinanciën werken.

Ik vroeg me vroeger steeds af: klopt alles wel, is er genoeg? Nu begrijp ik waar die vragen vandaan komen — en hoe ik ze kan beantwoorden. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

De combinatie van automatisering en persoonlijke betrokkenheid gaf Mykyta precies wat hij nodig had: vertrouwen. Hij vaart niet meer op intuïtie. Hij neemt beslissingen op basis van rapporten en echte data.

Dat veranderde niet alleen de financiën, maar de hele manier waarop het bedrijf wordt aangestuurd.

Een financieel systeem als voorwaarde om op te schalen

Nadat Finmap was ingericht en operationele taken waren gedelegeerd, werd het systeem een stabiel anker voor het team. Alle belangrijke financiële gegevens stonden op één plek, duidelijk gestructureerd per categorie en op elk moment toegankelijk.

Daardoor kwam er tijd vrij voor wat er voor een oprichter echt toe doet: groei, strategie en uitbreiding.

In 2025 bereikte KLEI daarom een nieuw schaalniveau:

• Ze haalden investeringen op.
• Ze begonnen met de bouw van hun eigen productiefaciliteit.
• Ze openden nieuwe rekeningen.
• Ze introduceerden een nieuwe financiële structuur die past bij hun groei.

Deze groei was onmogelijk geweest zonder een werkend financieel systeem dat er al stond — ze hoefden niet vanaf nul te beginnen.

Als je de cijfers kent, weet je waar je naartoe gaat

De volgende stappen: de productiefaciliteit afronden, processen stabiliseren en zich voorbereiden op nieuwe markten. Finmap blijft daarin centraal staan — met structuur, controle en een basis voor elke volgende stap.

Uiteindelijk deelt Mykyta een eenvoudige maar praktische les:

Maak elke week tijd voor je financiën. Zelfs 30 minuten cijfers analyseren levert je meer op dan gokken of op je gevoel varen. Een oprichter moet weten wat elk cijfer betekent — en beslissingen nemen op basis van feiten.

Wat je kunt leren van het verhaal van KLEI

Misschien lijkt jouw bedrijf op dat van KLEI: een sterk product, trouwe klanten — maar vanbinnen geen helder zicht op kosten, steeds weer kasstroomgaten en een blijvend gevoel dat er iets niet klopt.

KLEI stopte op tijd, keek naar de financiën — en zag het echte beeld. Dat gaf hen het vertrouwen om op te schalen, investeringen op te halen en met helderheid te groeien.

Als je dit leest, ben je waarschijnlijk al op weg naar financiële helderheid.

Dit zijn een paar lessen die KLEI leerde — zodat jij niet blind door hetzelfde heen hoeft:

• Geen systeem = geen controle.
• Winst “op gevoel” = risico op een kasstroomgat.
• Orde in je financiën draait niet om Excel, maar om automatisering, consistentie en de juiste tool.

Doe wat KLEI deed: wacht niet op een crisis om orde op zaken te stellen.

Probeer Finmap en ontdek hoe je bedrijf verandert zodra er financiële helderheid is.

Veelgestelde vragen

1. Waarom kreeg een bedrijf met stabiele orders toch financiële problemen?
Omdat orders niet hetzelfde zijn als winst. KLEI had geen systeem dat liet zien wat echt geld opleverde en wat alleen omzet toevoegde. Daardoor ontstonden kasstroomgaten en bleven kosten onduidelijk.

2. Welke actie heeft meteen impact, ongeacht de sector?
Alle rekeningen, inkomsten en uitgaven centraliseren in één systeem — en ze dagelijks in één overzicht bekijken. Dat vermindert chaos, brengt duidelijkheid en verkleint de kans dat je iets vergeet.
Voor KLEI was dat het moment waarop echte controle begon. Het werkt voor elk bedrijf, in elke niche.

3. Is Finmap geschikt voor kleine of creatieve bedrijven?
Ja. KLEI is een klein bedrijf met een creatief product. Zulke bedrijven werken vaak op intuïtie. Met Finmap kun je creatief blijven — terwijl je wel ziet wat er echt met het geld gebeurt.

4. Wat als ik niets van financiën begrijp?
Mykyta van KLEI was ook geen financieel expert — dat zegt hij zelf. Hij delegeerde de boekhouding, volgde een basiscursus en leerde rapporten lezen. Finmap is gemaakt voor oprichters die duidelijkheid willen zonder te verdwalen in routinewerk.

5. Welke resultaten behaalde KLEI nadat ze hun financiën op orde brachten?
Ze haalden investeringen op, startten hun eigen productiefaciliteit, bouwden een nieuwe financiële structuur en verbeterden hun operationele processen — allemaal op basis van data, niet op aannames.

Sector: Hoe Finmap productiebedrijven helpt financiële orde te brengen