Od Excela do pełnej kontroli: transformacja finansowa KLEI

Kreatywny produkt, lojalni klienci i zaangażowany zespół — to wystarcza do inspiracji. Ale nie wystarcza do skalowania.

Bez uporządkowanego zarządzania finansami nie da się podejmować świadomych decyzji: gdzie inwestować, co rozwijać, a co ograniczyć.

KLEI drukowało naklejki dla znanych klientów, sprzedawało za granicę, zbierało pochwały od klientów i radziło sobie ze wszystkim — poza jedną rzeczą: zrozumieniem, na czym faktycznie zarabia, a na czym traci.

Gdy stan konta zbliżał się do zera, a zamówień wciąż przybywało, pojawiło się jedno pytanie:

‍
Czy naprawdę zarabiamy — czy tylko jesteśmy zajęci?

KLEI: zbudowane na sensie, nastawione na rozwój

KLEI to ukraińska marka trwałych naklejek założona w 2017 roku. Zamiast masowej produkcji postawili na jakość i wartość produktu. Firma zaczynała z niewielkim, 10-osobowym zespołem, działając jak firma rodzinna.

Dzięki kreatywnemu, a zarazem pragmatycznemu podejściu założyciela Mykyty Anikanova, firma szybko nabrała rozpędu, zdobywając wkrótce takich klientów jak Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia i innych.

Kiedy finanse stają się wąskim gardłem

Z zewnątrz wszystko wyglądało świetnie: stabilne zamówienia, zagraniczni klienci, wysoka jakość. Klienci z Kanady składali zamówienia i byli gotowi czekać tygodniami na dostawę — i to bez dodatkowego marketingu.

Ale w 2021 roku wzrost jakby uderzył o niewidzialny sufit. Mykyta zrozumiał, że sedno problemu tkwi w finansach. Nie było jasności, ile firma faktycznie zarabia. W niektóre miesiące pojawiał się zysk, w inne firma wychodziła na minus — i trudno było wyjaśnić dlaczego.

Przyczyny:

• Luki płynności spowodowane różnymi sposobami płatności
• Niejasna struktura kosztów wynikająca z różnorodności zamówień
• Brak jednego systemu, który pokazywałby, gdzie firma traci pieniądze

W tamtym czasie KLEI realizowało bardzo różnorodne zamówienia — od 1 do 10 000 naklejek, wycinanych po konturze, w zestawach lub korporacyjnych.

Ale brakowało im analityki, która pokazałaby, które zamówienia są opłacalne, a które ciągną firmę w dół. Aby uzyskać jasność i zbudować solidną podstawę, Mykyta postanowił wdrożyć Finmap.

Chcę zbudować firmę, która jest wiarygodna i nie rozpada się przy pierwszym kryzysie. To wymaga czasu. A finanse zawsze były moim słabym punktem — było mi naprawdę trudno. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

Od arkuszy kalkulacyjnych do systemu: co zmienił Finmap

Latem 2021 roku Mykyta zaczął testować Finmap. Jesienią, wraz z rozpoczęciem sezonu biznesowego, firma w pełni wdrożyła system: scentralizowała zarządzanie finansami i pożegnała się z arkuszami Excel.

Kluczowe narzędzia i decyzje, które od razu przyniosły efekt:

• Konsolidacja wszystkich danych w jednym systemie

Przed Finmap zarządzanie finansami było rozproszone: osobne konta, arkusze i notatki „w głowie”. To powodowało ciągły stres — czy wszystko się zgadza? Czy starczy gotówki? Czy czegoś nie przeoczyliśmy?

Wcześniej dwa dni byłem spokojny, a potem dwa tygodnie w stresie. Teraz jest odwrotnie — jestem spokojny cały czas. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

• Zarządzanie należnościami

KLEI często pracowało bez przedpłaty, żeby przyspieszyć proces i zdobyć zamówienie. Opóźnione płatności wydawały się rzadkością, ale w rzeczywistości powodowały poważne luki płynności.

Pieniądze miały wpłynąć na konto, ale opóźnienia zaburzały rytm operacyjny. Dzięki raportowi Zobowiązania i Kalendarzowi Płatności firma zidentyfikowała tę słabość i podjęła jednoznaczną decyzję.

Po wdrożeniu zarządzania finansami zobaczyłem w Finmap, że rzeczywiście mamy należności. Więc po prostu powiedzieliśmy: dobra, od teraz — tylko przedpłata. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

• Pełna kontrola nad saldami i przepływami pieniężnymi

Finmap pozwolił KLEI widzieć swój stan finansowy w czasie rzeczywistym: ile gotówki jest na koncie, jakie płatności czekają, co nadejdzie jutro. To wyeliminowało ciągły, podskórny niepokój wynikający z „wyczuwania” finansów — teraz są liczby, wykresy i daty.

Otwieram Finmap, widzę saldo, nadchodzące wydatki, wciąż na plusie — i idę dalej. Wcześniej musiałem sprawdzać trzy konta bankowe, arkusze, notatki — i i tak nie byłem pewien. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

• Kategoryzacja zamówień

Żeby zejść głębiej, KLEI stworzyło strukturę kategorii w Finmap: osobne kategorie dla pojedynczych naklejek i zestawów. To ujawniło rentowność w podziale na typ produktu — nie tylko na poziomie całej firmy, ale i konkretnego kierunku. Zobaczyli, co skalować, a co przemyśleć od nowa.

Wcześniej patrzyliśmy tylko na sumę: pieniądze wpływały — więc było dobrze. Ale gdy zaczęliśmy dzielić według typów zamówień, zobaczyliśmy, że nie wszystko jest tak samo opłacalne. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

Rozwijanie wiedzy finansowej

Finanse były słabym punktem Mykyty — temat zawsze budził w nim niepokój. Równolegle z Finmap ukończył kurs „Pieniądze w biznesie”. Dzięki temu mógł jednocześnie delegować operacje i osobiście zrozumieć, jak działają finanse w biznesie.

Wcześniej ciągle się zastanawiałem — czy wszystko się zgadza, czy starczy? Teraz rozumiem, skąd biorą się te pytania — i jak na nie odpowiadać. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

Połączenie automatyzacji z osobistym zaangażowaniem dało Mykycie to, czego potrzebował najbardziej — pewność. Nie polega już na intuicji. Podejmuje decyzje na podstawie raportów i realnych danych.

To zmieniło nie tylko finanse, ale całe podejście do zarządzania firmą.

System finansowy jako warunek skalowania

Po skonfigurowaniu Finmap i delegowaniu operacji system stał się stabilnym punktem odniesienia dla zespołu. Wszystkie kluczowe dane finansowe znalazły się w jednym miejscu, jasno uporządkowane według kategorii i dostępne w każdej chwili.

To uwolniło czas na to, co dla założyciela naprawdę ważne: rozwój, strategię, ekspansję.

Dzięki temu w 2025 roku KLEI osiągnęło nowy poziom skalowania:

• Pozyskali inwestycję.
• Rozpoczęli budowę własnego zakładu produkcyjnego.
• Otworzyli nowe konta.
• Wdrożyli nową strukturę finansową dopasowaną do swojego wzrostu.

Ten rozwój byłby niemożliwy bez działającego systemu finansowego, który był już na miejscu — nie musieli budować go od zera.

Kiedy znasz liczby — wiesz, dokąd zmierzasz

Kolejne kroki: dokończenie budowy zakładu produkcyjnego, stabilizacja procesów i przygotowanie do wejścia na nowe rynki. Finmap pozostaje w centrum — zapewniając strukturę, kontrolę i podstawę dla każdego kolejnego ruchu.

Na koniec Mykyta dzieli się prostą, ale praktyczną radą:

Poświęcaj czas na finanse co tydzień. Nawet 30 minut analizy liczb daje więcej niż domysły czy przeczucie. Założyciel powinien wiedzieć, co oznacza każda liczba — i podejmować decyzje na podstawie faktów.

Czego można się nauczyć z historii KLEI

Twoja firma może przypominać KLEI: solidny produkt, lojalni klienci — ale w środku brak jasnego obrazu wydatków, ciągłe luki płynności i uporczywe poczucie, że coś jest nie tak.

KLEI zatrzymało się w porę, przyjrzało się swoim finansom — i zobaczyło prawdziwy obraz. To dało im pewność siebie potrzebną do skalowania, pozyskania inwestycji i rozwoju z pełną jasnością.

Skoro to czytasz, prawdopodobnie jesteś już na drodze do finansowej jasności.

Oto kilka lekcji, które wyciągnęło KLEI — żebyś nie musiał przechodzić przez to po omacku:

• Brak systemu = brak kontroli.
• Zysk „na wyczucie” = ryzyko luki płynności.
• Porządek w finansach to nie kwestia Excela, tylko automatyzacji, konsekwencji i odpowiedniego narzędzia.

Zrób to, co zrobiło KLEI: nie czekaj na kryzys, żeby się uporządkować.

Wypróbuj Finmap i zobacz jak zmienia się biznes, gdy pojawia się finansowa jasność.

Najczęściej zadawane pytania

1. Dlaczego firma ze stabilnymi zamówieniami wciąż miała problemy finansowe?
Ponieważ zamówienia ≠ zysk. KLEI nie miało systemu pokazującego, co faktycznie przynosi pieniądze, a co tylko zwiększa obrót. To prowadziło do luk płynności i niejasnych kosztów.

2. Jakie działanie daje natychmiastowy efekt, niezależnie od branży?
Skonsolidowanie wszystkich kont, przychodów i wydatków w jednym systemie — i przeglądanie ich codziennie w jednym oknie. To zmniejsza chaos, wprowadza jasność i usuwa ryzyko, że coś zostanie zapomniane.
Dla KLEI to był moment, w którym zaczęła się prawdziwa kontrola. Działa to w każdej branży i dla każdej firmy.

3. Czy Finmap nadaje się dla małych lub kreatywnych firm?
Tak. KLEI to mała firma z kreatywnym produktem. Takie firmy często działają na intuicji. Finmap pozwala pozostać kreatywnym — a jednocześnie widzieć realne pieniądze.

4. A jeśli nie znam się na finansach?
Mykyta z KLEI też nie był ekspertem od finansów — i sam to przyznaje. Zlecił księgowość, ukończył podstawowy kurs i nauczył się czytać raporty. Finmap jest stworzony dla założycieli, którzy chcą jasności bez gubienia się w rutynie.

5. Jakie rezultaty osiągnęło KLEI po uporządkowaniu swoich finansów?
Pozyskali inwestycję, uruchomili własny zakład produkcyjny, zbudowali nową strukturę finansową i usprawnili operacje — a wszystko na podstawie danych, nie przypuszczeń.

Branża: Jak Finmap pomaga firmom produkcyjnym wprowadzić porządek finansowy