Az Ön ügynöksége kinőtte az Excelt: mikor váltson rendszerre

Az Excel remek eszköz, és szinte minden ügynökség ezzel kezdi. Amíg két ügyfele és néhány projektje van, egy táblázat becsületesen ellátja a feladatát: rögzíti a bevételt, levonja a kiadásokat, látja az egyenleget. A problémák nem akkor kezdődnek, amikor az Excel „rossz” lesz, hanem amikor az ügynökség kinövi azt — és továbbra is olyan feladatokra próbálja használni, amelyekre sosem volt szánva.

A kérdés nem az, hogy az Excel jó-e vagy sem, hanem hogy mikor jön el a pillanat, amikor rendszerre kell váltani. Nézzük végig azokat a jeleket, amelyek arra utalnak, hogy egy ügynökség kinőtte a táblázatokat, és azt, hogy mit ad a váltás. Egy valós példáért az ilyen lépésre lásd az esettanulmányt: Hogyan váltott a KLEI az Excelről pénzügyi kontrollra.

Miért működik az Excel — egy bizonyos pontig

Az Excel ereje az egyszerűségében és rugalmasságában rejlik: semmibe sem kerül, mindig kéznél van, és bármilyen képletet hozzáadhat. Egy-két projekthez ez elég ahhoz, hogy lássa a pénzét. Az Excel azonban „kézi” eszköz: minden azon múlik, hogy valaki helyesen és időben rögzíti-e az adatokat, és nem töri-e el a képleteket. Amíg a mennyiség kicsi, ez a kézi munka észrevétlen marad. Minél nagyobb a vállalkozás, annál többe kerül.

1. jel. Az adatokat késve és hibásan rögzítik

Az első jel az, hogy a táblázat már nem naprakész. Annyi a tranzakció, hogy azokat „később” rögzítik, elfelejtik, duplikálják, rossz összeggel vagy rossz cellába viszik be. Belenéz a fájlba, és már nem biztos abban, hogy a számok igazak. Amikor nem bízhat a könyvelésében, az már nem tölti be a fő feladatát — hogy alapot adjon a döntéseihez.

2. jel. A jelentések összeállítása órákig tart

A második jel az, hogy egy egyszerű válaszhoz (mennyit keresett Önnek egy ügyfél, mekkora az egyenleg az összes számlán) kézzel kell összefésülnie több fület és fájlt. A hónap végi zárás egy-két nap kézi munkává válik. Az az idő, amelynek döntésekre kellene mennie, ehelyett táblázatok összeállítására megy el. Hogy ez nagyobb léptékben hogyan néz ki, olvassa el: Google Sheets egy ügynökségnek: miért omlik össze a méret növekedésével.

3. jel. Hiányoznak a döntésekhez szükséges bontások

A harmadik jel az, hogy olyan bontásokra van szüksége, amelyeket az Excel alapból nem ad meg: nyereség ügyfelenként és projektenként, a csapat kihasználtsága, fizetési naptár egyenleg-előrejelzéssel. Ezeket fel lehet építeni egy táblázatban, de minden ilyen jelentés egy külön, törékeny szerkezet, amelyet valakinek karban kell tartania. 10-nél több ügyfélnél ez már önálló munkává válik.

4. jel. A fájl egyetlen ember fejében él

A negyedik jel az, hogy minden egyetlen olyan emberen múlik, aki „tudja, hogyan működik a fájl.” Amikor szabadságra megy vagy távozik, a könyvelése leáll. Egy vállalkozás nem függhet attól, hogy valaki véletlenül eltört-e egy képletet egy megosztott fájlban.

Mit ad a rendszerre való átállás

Egy célzott vezetői számviteli rendszer pontosan ezt a kézi munkát szünteti meg: a bankok csatlakoznak, a tranzakciók maguktól betöltődnek, az ügyfelenkénti, projektenkénti és cash flow szerinti bontások automatikusan számolódnak, az adatok pedig valós időben naprakészek. Nem „összerakja” a könyvelését, hanem használja azt. Hogy valójában mi egy ilyen rendszer, és miben különbözik az „Excel a böngészőben” megoldástól — olvassa el: Mi az a pénzügyi menedzsment platform.

Mikor pontosan váltson

A gyakorlati ökölszabály egyszerű: ha a fenti négy jel közül legalább kettőt felismert, az ügynökség már kinőtte az Excelt, és minden táblázatokon töltött hónap órákba és hibákba kerül Önnek. Nem kell megvárnia, amíg tényleg rossz lesz a helyzet; olcsóbb váltani, amíg még Ön uralja a helyzetet. Egy gyors, hétvégi átállásra mutat példát — itt.

A Finmapban az Excelről való átállás általában néhány órát vesz igénybe, utána pedig a könyvelése magától megy — táblázatok kézi összeállítása nélkül. Próbálja ki ingyen 7 napig.