Алдын ала төлем пайда емес: кейтерингте ақша ағынын аванстарды ескеріп басқару

«Бірнеше ірі іс-шараға алдын ала төлем түсті де, шотта ақша көбейіп қалғандай болды. Мен оны пайда деп қабылдап, еркін жұмсай бастадым. Сосын бір тыныш апта келді: іс-шараларға керек азық-түлік алынып қойған, соңғы төлемдер әлі түспеген — ал тапсырыс толып тұрса да, өзімді минусқа кіріп кеткендей күйде таптым.»

Бұл — кейтеринг пен іс-шара бизнесіндегі классикалық қақпан. Клиенттер алдын ала депозит төлейді, содан шот ара-тұра толып тұрғандай көрінеді. Бірақ депозит — сіздің тапқан ақшаңыз емес. Бұл әлі өткізілмеген, әрі оған әлі шығын шығатын іс-шараға берілген аванс. Депозитті пайдамен шатастыру — пайдасы бар кейтерингтің өзінде кассалық алшақтыққа әкелетін негізгі себептердің бірі.

Неге бұл салада ақшаның уақыты ерекше маңызды

Кейтерингте ақша бір уақытта кіріп, бір уақытта шықпайды. Алдымен депозит түседі — көбіне іс-шарадан бірнеше апта бұрын. Содан кейін шығындар басталады: азық-түлік, жалға алу, қызметкерлер, логистика — бәрі іс-шараға дейін төленеді, ал соңғы төлем әлі түспеген болады. Іс-шара өтеді, тек содан кейін ғана қалған ақша келеді. Яғни әр іс-шараны ішінара басқа тапсырыстардың депозитінен және өз ақшаңыздан қаржыландырасыз. Егер осы кесте көз алдыңызда болмаса, бір іс-шараның депозитін екіншісіне жұмсап қойып, дәл азық-түлік алу керек сәтте ақша жетпей қалуы өте оңай.

Бір іс-шараны уақыт бойынша қарастырайық

Пайда бар — ₴25,000 — бірақ белгілі бір сәтте, яғни іс-шараға 3 күн қалғанда, осы тапсырыс бойынша ақша ₴15,000 минусқа түседі. Егер депозит бұған дейін басқа нәрсеге жұмсалып қойса, кассалық алшақтық дәл осы жерде пайда болады. Бір іс-шараның пайдасы мен нақты бір күнде қолда ақшаның болуы — екі бөлек нәрсе. Кейтерингте бұл айырмашылық әсіресе қатты сезіледі.

Неге депозит пайда емес

Депозит — бұл міндеттеме. Сіз әлі орындамаған іс-шара үшін ақша алдыңыз, әрі оған алдын ала түскен сомадан да көп шығын шығаруыңыз мүмкін. Депозитті «бос ақша» сияқты жұмсау — өз болашағыңыздан қарыз алу деген сөз, өйткені бұл қаражат сол іс-шараның азық-түлігі мен қызметкерлеріне алдын ала бөлініп қойған. Дұрыс ереже: іс-шара өтіп, толық төленгенге дейін депозит сол тапсырысқа «сақталған» күйде тұруы керек.

«Шоттағы депозит пайда сияқты көрінеді, бірақ ол — әлі істелмеген жұмысқа алынған аванс. Оны алдын ала жұмсап қою — іс-шараға азық-түлік алу керек сәтте ақша таппай қалудың ең оңай жолы.»

Бұл өмірде қалай көрінеді

Бұл мәселе әдетте мынадай сөздерден байқалады. «Депозиттер түсті, енді жұмсай беруге болады.» «Тапсырыс көп, бірақ аяқ астынан азық-түлікке ақша жетпей қалды.» «Ай бойынша пайда бар, бірақ кей апталар минуспен өтеді.» «Бір іс-шараның авансын жұмсап қойдық, енді басқа тапсырысқа керек заттарды алатын ақша жоқ.» Мұның бәрі шоттағы қалдыққа қарап отырған, бірақ сол ақшаның қай бөлігі болашақ іс-шараларға алдын ала бөлініп қойғанын көрмейтін бизнес туралы.

Мұны қалай бақылауда ұстауға болады

Депозит пайдамен араласып кетпес үшін әр іс-шара бойынша ақша қозғалысын уақыт ішінде көру керек: аванс қашан түсті, шығын қашан болады, қалған төлем қашан келеді. Finmap-та кірістер мен шығыстарды әр іс-шара жобасы бойынша бақылайсыз, ал төлем күнтізбесі күндер бойынша кіріс пен шығысты көрсетеді. Шоттағы ақшаның қаншасы шынымен бос, қаншасы болашақ іс-шараларға сақталғаны және қай жерде апталық алшақтық пайда болып келе жатқаны алдын ала анық көрінеді.

Қатысты материалдар — пайдаңызды жеп қоятын food cost және cash flow-ды қалай бақылауда ұстауға болады.

Бірнеше кеңес

• Депозитті пайда деп санамаңыз: бұл — әлі шығын шығатын іс-шараға алынған аванс.
• Іс-шара өтіп, толық төленгенше депозитті сол тапсырысқа «сақтап» қойыңыз.
• Әр іс-шара бойынша ақшаны уақыт ішінде бақылаңыз: пайда бар деген сөз керек күні ақша бар дегенді білдірмейді.
• Бір іс-шараның авансын екіншісіне керек заттарды алмай тұрып жұмсап қоймау үшін сатып алуды төлем күнтізбесімен жоспарлаңыз.
• Бос ақшаны міндеттемелерге сақталған ақшадан ажыратыңыз — шотта олар бірдей көрінеді.

Депозиттер кейтерингтегі ақшаны алдамшы түрде көп сияқты көрсетеді, бірақ бұл тапқан ақша емес — болашақ іс-шаралар алдындағы міндеттеме. Пайдасы бар бизнестің өзі авансты ерте жұмсап қойып, кассалық алшақтыққа оңай тап болады. Әр іс-шара бойынша ақша қозғалысын уақыт ішінде көре бастаған сәттен депозиттер сізді шатастырмайды, ал толық тапсырыс кітабы тәуекел емес, басқарылатын ақша ағынына айналады.

Ақша жоғалып кетпейді. Сіз оны жай ғана көрмейсіз.

Finmap-ты 14 күн тегін қолданып көріңіз де, шоттағы ақшаның қаншасы шынымен бос, қаншасы болашақ іс-шараларға сақталғанын көріңіз — сонда депозит кассалық алшақтыққа айналмайды.