Anzahlungen sind kein Gewinn: Cashflow im Catering rund um Vorauszahlungen steuern

«Die Anzahlungen für ein paar große Events kamen rein, und das Konto fühlte sich voll an. Ich habe das als Gewinn gerechnet und locker ausgegeben. Dann kam eine ruhige Woche, das Essen für die Events war schon gekauft, die Restzahlungen waren noch nicht da — und plötzlich stand ich mit vollem Auftragsbuch im Minus.»

Das ist eine klassische Falle im Catering- und Eventgeschäft. Kunden zahlen Anzahlungen im Voraus, und das Konto ist immer wieder gut gefüllt. Aber eine Anzahlung ist nicht Ihr verdientes Geld — sie ist ein Vorschuss für ein Event, das Sie noch nicht durchgeführt haben und für das Sie noch Geld ausgeben werden. Anzahlung und Gewinn zu verwechseln, ist eine der Hauptursachen für Liquiditätslücken bei profitablem Catering.

Warum das Timing des Geldes hier besonders tückisch ist

Im Catering fließt Geld zu unterschiedlichen Zeitpunkten rein und raus. Zuerst kommt die Anzahlung — oft Wochen vor dem Event. Dann geben Sie aus: Essen, Miete, Personal, Logistik — und das alles vor dem Event, während die Restzahlung noch nicht eingegangen ist. Das Event findet statt, und erst danach kommt der Rest des Geldes. Das heißt, Sie finanzieren jedes Event teilweise aus fremden Anzahlungen und Ihrer eigenen Kasse — und wenn Sie diesen Zeitplan nicht im Blick haben, ist es leicht, die Anzahlung eines Events für ein anderes auszugeben und genau dann ohne Geld dazustehen, wenn Sie Lebensmittel einkaufen müssen.

Ein Event über die Zeit betrachtet

Es gibt Gewinn — ₴25.000 —, aber zu einem Zeitpunkt (3 Tage vor dem Event) ist die Kasse für dieses Event mit ₴15.000 im Minus. Wenn die Anzahlung schon für etwas anderes ausgegeben wurde, entsteht genau hier die Lücke. Gewinn pro Event und verfügbares Geld an einem bestimmten Tag sind zwei verschiedene Dinge, und im Catering klaffen sie besonders auseinander.

Warum eine Anzahlung kein Gewinn ist

Eine Anzahlung ist eine Verpflichtung. Sie haben Geld für ein Event erhalten, das Sie noch durchführen müssen und für das Sie mehr ausgeben werden, als Sie im Voraus bekommen haben. Die Anzahlung als «freies Geld» auszugeben bedeutet, sich bei der eigenen Zukunft zu verschulden, denn diese Mittel sind bereits für das Essen und Personal dieses Events vorgesehen. Eine gesunde Regel: Die Anzahlung bleibt für ihr Event «reserviert», bis es vorbei und vollständig bezahlt ist.

«Eine Anzahlung auf dem Konto fühlt sich wie Gewinn an, ist aber ein Vorschuss für Arbeit, die Sie noch nicht geleistet haben. Sie im Voraus auszugeben, ist der einfachste Weg, genau dann ohne Geld dazustehen, wenn Sie Lebensmittel für das Event einkaufen müssen.»

Wie sich das im Alltag zeigt

Man hört das Problem in typischen Sätzen. «Die Anzahlungen sind da, also können wir ausgeben.» «Das Auftragsbuch ist voll, aber plötzlich reicht es nicht für den Lebensmitteleinkauf.» «Für den Monat gibt es Gewinn, aber manche Wochen sind negativ.» «Wir haben den Vorschuss eines Events ausgegeben und hatten dann nichts, um für ein anderes einzukaufen.» Jeder Satz beschreibt ein Unternehmen, das auf den Kontostand schaut und nicht erkennt, welches Geld davon schon für künftige Events vorgesehen ist.

Wie Sie es unter Kontrolle behalten

Damit Anzahlungen nicht mit Gewinn verschwimmen, müssen Sie die Geldbewegung pro Event über die Zeit sehen: wann der Vorschuss kam, wann Sie ausgeben müssen, wann der Rest kommt. In Finmap erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben nach Event-Projekten, und der Zahlungskalender zeigt Zu- und Abflüsse nach Datum. So wird sichtbar, wie viel Geld auf dem Konto wirklich frei ist und wie viel für künftige Events reserviert ist, und wo sich eine wöchentliche Lücke abzeichnet — bevor sie eintritt.

Passend dazu — die Food Costs, die Ihren Gewinn auffressen und wie Sie den Cashflow unter Kontrolle halten.

Ein paar Tipps

• Rechnen Sie eine Anzahlung nicht als Gewinn: Sie ist ein Vorschuss für ein Event, für das Sie noch mehr ausgeben werden, als Sie erhalten haben.
• Halten Sie die Anzahlung für ihr Event «reserviert», bis es vorbei und vollständig bezahlt ist.
• Betrachten Sie die Kasse pro Event über die Zeit: Gewinn bei einem Event bedeutet nicht, dass am nötigen Tag Geld da ist.
• Planen Sie Einkäufe nach dem Zahlungskalender, damit Sie nicht den Vorschuss eines Events ausgeben, bevor Sie für ein anderes einkaufen.
• Unterscheiden Sie freies Geld von Geld, das für Verpflichtungen reserviert ist — auf dem Konto sehen sie gleich aus.

Anzahlungen lassen die Catering-Kasse trügerisch voll erscheinen, aber es ist kein verdientes Geld, sondern Verpflichtungen gegenüber künftigen Events. Ein profitables Unternehmen gerät leicht in eine Lücke, wenn es einen Vorschuss vorab ausgibt. Sobald Sie die Geldbewegung pro Event über die Zeit sehen, hören Anzahlungen auf, Sie in die Irre zu führen, und ein volles Auftragsbuch wird nicht zum Risiko, sondern zu einem steuerbaren Fluss.

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

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