Mathema Excel-дегі $250 қатесін күнделікті қаржылық бақылаумен қалай алмастырды
“Мен қаржы мәселесінде сәттілікке кенелдім, әрдайым ақылды адамдарды тыңдадым, олардың бәрі бір нәрсені айтты: қаржыңды бақылауда ұста.”
— Виталий Шкіль, Mathema серіктес-негізін қалаушысы
Қиындық
Mathema — бүгінде айына 2000-нан астам оқушыға 20 000-нан астам сабақ өткізетін онлайн математика мектебі. Бәрі бірден осылай болған жоқ, әрі бәрі Finmap-тан басталған жоқ — серіктес-негізін қалаушы Виталий Шкіль компанияның алғашқы қаржыларын көптеген негізін қалаушылар сияқты Excel-де жүргізді. Бұл бизнес ауқымы ұлғаймайынша жұмыс істеді. Шкільге толық қаржылық көрініс беруге тиіс кестелер бұл міндетті ешқашан толық орындай алмады — жаңартулар кешігіп отырды, ал бизнес мұның салдарын алдын ала болжау қиын тәсілдермен төледі. Бір жағдайда Excel формуласындағы қате компанияға $250 шығынға әкелді, ал команда цифрдың қай жерде қате кеткенін тек екі сағат іздеп тапты.
Шкіль үшін мұндай алшақтық тәжірибесіз негізін қалаушыға қарағанда әлдеқайда маңызды еді. Ол бизнеске қаржылық есеп бойынша білімімен келген еді және кестенің осы білімін қаншалықты жақсы қолдана алатынына шек қоюына жол бергісі келмеді. «Мен қаржы мәселесінде сәттілікке кенелдім, әрдайым ақылды адамдарды тыңдадым, олардың бәрі бір нәрсені айтты: қаржыңды бақылауда ұста», — дейді ол.
Шешім
2021 жылдың наурызынан бері Mathema өзінің қаржылық басқаруын Finmap-та жүргізіп келеді. Шкіль компанияның банк шоттарын қосты, сол арқылы транзакциялар қолмен енгізілудің орнына автоматты түрде түседі — бұл $250 қатесі пайда болған қолмен енгізу кезеңін толығымен жойды. Ол сондай-ақ команда үшін рөлге негізделген қолжетімділікті орнатты, осылайша адамдар өз бизнес бөлігіне қатысты цифрларды әр шот иесіне толық қаржылық көрінім қажет етпей-ақ енгізіп, көре алады.
Күнделікті әдет — ақша ағынын бақылау, яғни Excel бұрын беретін кешіктірілген әрі қателерге бейім көріністің орнына, кіріс пен шығыстың сол күні қандай екенін көрсететін көрініс. Осы күнделікті тексеруден бөлек, Шкіль айына бір рет пайда-шығын есебі мен ақша қозғалысы туралы есепті қарайды және атап айтқанда бірінші сабақ үшін төлемдерді бақылайды, себебі бұл көрсеткіш жаңа оқушылардың тек тіркеліп қана қоймай, шынымен ақылы клиентке айналып жатқанын көрсетеді. Ол сол цифрларды мектеп ауқымы ұлғайған сайын оңтайландыруға тұрарлық санаттарды іздеп, Mathema шығындар құрылымын үнемі қайта қарау үшін пайдаланады. «Мен қаржылық есеп бойынша білімімді жаңа бизнеске бұрыннан-ақ қолданып, оны бастапқыдан-ақ қаржылық тұрғыдан сау етіп жатырмын», — дейді ол.
Нәтижелер
Mathema айына 2000-нан астам оқушыға 20 000-нан астам сабақ өткізетін мектепке айналды, ал қаржылық есептілік енді кестені дұрыс жаңартуды есте сақтауға немесе қатенің нақты ақшаға айналуынан бұрын оны байқап қалуға тәуелді емес. Шкіль Finmap төңірегінде құрған күнделікті ақша ағынын бақылау тәртібінің арқасында компания бір рет те кассалық алшақтыққа тап болмағанын хабарлайды — бұл дәл Excel бүкіл жүйе болып тұрған кезде бизнеске $250 және жоғалған екі сағатқа түсірген соқыр аймақ түрі еді.
Шкіль үшін құрал таңдауы ешқашан таза қаржылық мәселе болған емес. «Мен сондай-ақ Finmap сияқты керемет украин өнімдерін қолдағым келеді», — дейді ол.
