Viora Build кестелерді Finmap-қа алмастырып, аптасына 20 сағатты қалай босатты
Viora Build — Португалиядағы құрылыс компаниясы, ол жеке инвесторлар мен девелоперлерге арналған премиум және люкс-класты виллаларды, сондай-ақ көпқабатты тұрғын үй кешендерін салады, олар құрылыс сапасын да, оның артындағы цифрлардың ашықтығын да күтеді. Жобалық негізде жұмыс істейтін көптеген құрылысшылар сияқты, Viora Build бір мезгілде бірнеше жобаны жүргізеді, әрқайсысының өз бюджеті, мердігерлері, төлем кестесі және материалдарға жұмсалатын шығындары бар — бұл құрылымда ақшаға нақты не болып жатқанын бақылаудан айырылу оңай.
“Қаржы директорымен жұмыс істеу маған қаржы саласында аптасына кемінде 20 сағат уақыт босатты.”
— Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Қиындық
Жылдар бойы Viora Build өсіп келе жатқан көптеген құрылыс компаниялары сияқты қаржысын Google Sheets-те жүргізді. Әрбір шығын қолмен енгізіліп, жоба бойынша қолмен категорияланды.
"Біз барлық шығындарды қолмен бақыладық, бұл үнемі қателерге әкелетін. Бізге нақты көрініс беретін және өсуді жоспарлауға көмектесетін жүйе қажет болды", — дейді Viora Build операциялық менеджері Саймон.
Олқылықтар жай жазба қателерінен көп болды. Компанияда пайда-шығын немесе ақша қозғалысы туралы есептер болмады, сондықтан жобалардың нақты маржасы көп уақыт өткен соң ғана белгілі болатын. Төлем күнтізбесі болмады, бұл бизнесті ақша алшақтығына осал етті. Ал бірнеше ірі жоба қатар жүргізілгендіктен, кез келген есептеу қатесі нақты қаржылық тәуекел әкелетін.
"Бізге пайда-шығын және ақша қозғалысы туралы дұрыс есептер дайындай алатын, айлар мен тоқсандар бойынша бөлшектеу жасайтын, қаржылық жоспарлаумен айналысатын және инвесторларға арналған коммерциялық ұсыныстар дайындайтын адам қажет болды", — деп түсіндіреді Саймон. Компания автоматтандырудың қажет екенін ерте кезден-ақ түсінген, бірақ ресурс шектеулері бизнес бұған көтере алғанша осы қадамды кейінге қалдырды.
Шешім
Viora Build-те әрекет етуге капитал пайда болғаннан кейін, компания бір мезгілде екі бағытта қозғалды. Біріншіден, операцияларды категориялауды, есептер құруды және қаржылық жоспарлауды өз мойнына алатын қаржы менеджерін жалдады — бұл рөл кейін стратегиялық жұмыспен айналысатын қаржы директоры қызметіне ұласты.
"Алдымен біз қаржы менеджері форматында жұмыс істедік: ол барлық операцияларды категориялап, есептер құрды. Ал қазір біз тереңірек деңгейде, қаржы директоры форматында жұмыс істейміз, ол стратегиялық шешімдерді жүзеге асырады және бізге есептілік ұсынады", — дейді Саймон.
Екіншіден, компания барлық қаржылық операцияларды Google Sheets-тен Finmap-қа көшірді, осылайша категория деңгейіндегі есепке алуды, шоттардың нақты уақыттағы қалдықтарын, сұраныс бойынша пайда-шығын және ақша қозғалысы туралы есептерді алды. Негіз қаланғаннан кейін, команда енді одан әрі қадам жасап жатыр: қаржыны, сатып алуды және сметалық есептеуді бір ERP жүйесіне біріктіруде, сатып алуды жоспарлау, шығындарды бақылау және орындалған жұмыстар актілері үнемі сәйкес болуы үшін.
Нәтижелер
Қаржылық басқару реактивті болудан қалды, ал басшылық командасы әрбір жоба бойынша нақты көрініс алды.
Ең дереу байқалған жетістік уақыт болды. "Қаржы директорымен жұмыс істеу маған қаржы саласында аптасына кемінде 20 сағат уақыт босатты", — дейді Саймон — бұл сағаттарды ол енді цифрлардың соңынан қуудың орнына бизнесті дамытуға жұмсайды.
Екінші жетістік — дәлдік. "Енді біз жобаларымыздың маржасын, соның арқасында таза пайданы дәл есептей аламыз", — деп атап өтеді Саймон. Төлем күнтізбесі енгізілгеннен кейін, команда қандай төлемдердің жақындап келе жатқанын және қандай орындалған жұмыстар актілерін әлі шығару керектігін де нақты көреді, бұл бұрын ақша алшақтығын қоршап тұрған болжамдарды жойды.
Сатып алу, қаржы және сметалық есептеу енді бөлек оқшауланған бөлімдерде емес, синхронды жұмыс істейді, бұл тек Саймон үшін ғана емес, бүкіл басқару командасы үшін уақыт үнемдейді. ERP енгізу жүріп жатқан кезде, Viora Build өзінің келесі кезеңіне дайындалуда: ақшаның нақты қай жерде тұрғанын білуден келетін сенімділікпен үлкенірек жобаларды қабылдау.
"Енді біз өзімізді тығырыққа тіремей-ақ қаржымызды жоспарлай аламыз. Бұл сенімділік пен өсуге еркіндік береді", — дейді Саймон.
