Smartass Gym қолма-қол ақшадағы хаосты қалай нақты қаржылық көрініске айналдырды
Smartass — Украинаның Харьков қаласындағы спортзал, күніне жүздеген клиентке қызмет көрсетеді. Абонементтер, бір реттік кірулер, жеке жаттығулар, залды жалға беру және спорттық тамақтану өнімдерін сату арасында бизнес күн сайын ондаған транзакция жасайды — оған қоса жаттықтырушылар жалақысы, жабдық құны, коммуналдық қызметтер, салықтар мен жөндеу жұмыстары қарсы бағытта жүреді.
“Есептер мен нақты жағдай арасында алшақтық болды. Қолма-қол ақша бөлек есептелетін. Бұл маған мүлдем қолайсыз еді — өйткені ақша ағынын мүлдем көре алмайтынмын.”
— Максим, Smartass Харьков иесі
Қиындық
Иесі Максимнің бизнесі жанды болғанымен, айқын емес еді. Атап айтқанда, қолма-қол ақша есептің қалған бөлігінен бөлек жүргізілетін.
"Есептер мен нақты жағдай арасында алшақтық болды. Қолма-қол ақша бөлек есептелетін. Бұл маған мүлдем қолайсыз еді — өйткені ақша ағынын мүлдем көре алмайтынмын", — дейді Максим.
Әкімшілер есепті тұрақсыз тапсыратын — кейде кешігіп, кейде қатемен. "Кейбір нәрселер есепке алынды, кейбірі қайталанды, кейбірі мүлдем есепке алынбады. Қолма-қол ақша бөлек есептелетін", — дейді ол. Кассада нақты қанша қолма-қол ақша бар екенін білу үшін Максим әкімшілерге хабар жазып, жауап күтіп, барлығын өзі калькуляторда қосуға мәжбүр болды.
"Маған аптасына немесе айына бір рет бәрін қолмен санауға тура келді, бәрін қалай да түсінуге тырысып. Бұл өте қолайсыз еді. Әсіресе бізде бұған арналған құрал бар болса да, оны жай ғана пайдаланбағанымызды ескерсек", — дейді ол. Ақша ағынының сенімді көрінісі болмағандықтан, Максим дивидендтерді болжай алмады немесе үлкен шығындарды алдын ала жоспарлай алмады — бизнес жағдайларды басқарудың орнына оларға тек реакция беретін.
Шешім
Максим бірдеңені өзгерту керектігін біраз уақыттан бері түсінетін, бірақ команда өз күнделікті жұмысымен шектен тыс жүктелген еді, ал оның өзінде сандарды зерттеуге уақыты болмады. Бетбұрыс сыртқы көмекті тарту мүмкіндігімен келді. "Сіздер мұны түзетуге көмектесуді ұсынған кезде, мен бірнеше айдың ішінде бәрін өзгерте алатынымызды түсіндім", — дейді ол.
Қаржы директорымен жұмыс істей отырып, Smartass қолма-қол ақшаны есепке алуды түбегейлі қайта құрды: алынған төлемдерден бастап қолма-қол ақша салымдарына дейінгі әрбір транзакция енді әкімшілерге жазылған хабарлардан құрастырудың орнына автоматты түрде тіркеледі. Команда сонымен қатар тұрақты апта сайынғы есеп беру қоңырауын құрды, онда Максим не істелгені, не орындалу үстінде екені және қандай төлемдер жоспарланғаны туралы толық есеп алады — бұл сандарды күнделікті тексеру немесе қызметкерлерден жаңартулар талап ету қажеттілігін алмастырды. Жаңа жабдық немесе техникалық қызмет көрсету сияқты ірі сатып алулар енді бір айдың көрсеткіштеріне бір реттік соққы болудың орнына бірнеше айға бөлінеді.
"Біз шығындарды дұрыс бөле бастадық. Енді техникалық қызмет көрсетуді белгілі бір айда соққы алудың орнына бүкіл жылға жоспарлай аламыз", — дейді Максим.
Нәтижелер
Күнделікті жұмыстағы айырмашылық бірден байқалады: енді кешкі калькулятор сессиялары жоқ, әкімшілерден қолма-қол ақша сомаларын талап ету жоқ. "Енді қолма-қол ақшаны басқаруда бәрі ретке келді. Мен жүйеде бәрін анық көремін", — дейді Максим.
Апта сайынғы ырғақ оның жұмыс істеу тәсілін де өзгертті. "Бұл маған өте ыңғайлы, өйткені аптасына бір рет талқылауды қажет ететін бәрін қарап шығамыз. Маған ешкімге ештеңе туралы еске салудың қажеті жоқ", — дейді ол. Артында сенімді сандары бар Максим енді жедел шешім қабылдаудың орнына алдын ала жоспарлай алады — дивидендтерді, қызметкерлер бонустарын және жалақы көтерілуін алдын ала болжай алады.
Алдағы уақытқа Smartass осы негізде бірнеше айға арналған егжей-тегжейлі бюджеттермен, қызметкерлер үшін анағұрлым ашық бонус жүйесімен және жалдау ақысының немесе жабдық құнының өсуі сияқты өзгерістерге арналған сценарийлік жоспарлаумен дамып жатыр. Максим айтқандай: "Иә, әрине, мен Finmap-ты ұсына аламын!"
