Hoe Gold Kitchen zijn Dagelijkse 4 Uur Boekhouding in Seconden Omzette
Gold Kitchen is een Oekraïens bedrijf dat professionele apparatuur voor de HoReCa-industrie verkoopt en werkzaam is in retail, online bestellingen en groothandelsleveringen aan partners. Sinds het afstoten van zijn kantoor in 2019 werkt het bedrijf volledig op afstand, wat betekent dat elk onderdeel van het bedrijf gedeelde, up-to-date toegang tot de cijfers nodig heeft.
“Ik bracht vier uur per dag door met alleen maar controleren en 'slepen' van geld van de ene maand naar de andere.”
— Roman, eigenaar van Gold Kitchen
Uitdaging
Vóór Finmap voerde eigenaar Roman de financiën van het bedrijf handmatig uit — haalde cijfers uit meerdere banken en Excel-spreadsheets en stelde ze zelf af.
“Ik bracht vier uur per dag door met alleen maar controleren en 'slepen' van geld van de ene maand naar de andere,” zegt Roman. Dat was tijd die naar het lanceren van nieuwe richtingen, werken met klanten of schalen van het bedrijf kon zijn gegaan, maar in plaats daarvan verdween het in routine.
De grotere kost was onzichtbaarheid. Met verkoop verdeeld over groothandel, retail en online bestellingen kon Roman niet zien welk kanaal eigenlijk winst maakte. “Ik wist niet wat mijn omzet was of welke gebieden winstgevend waren. Ik had gewoon een ruw idee van de cijfers,” zegt hij. Zonder enige soort managementaccounting werden beslissingen over uitgaven en investeringen gemaakt op intuïtie in plaats van op gegevens, en was er geen manier om een kasstroom-gat te zien aankomen voordat het arriveerde.
Oplossing
Roman besloot het probleem systematisch op te lossen in plaats van het te repareren. Hij verbond Finmap en haalde een financieel expert met meer dan 20 jaar ervaring bij grote bedrijven en importeurs erbij om het goed in te stellen.
“De financieel expert is topnotch. Ik ben erg aangenaam verrast. Kennis is sleutel,” zegt Roman.
De implementatie liep door verschillende stadia: elk inkomsten- en uitgavenbron in kaart brengen en deze splitsen per bedrijfsgebied, Finmaps categorieën en automatische regels configureren rond Gold Kitchens specifieke structuur, gegevens synchroniseren via integraties en bestandsimport waar directe integratie niet beschikbaar was — inclusief het verbinden van NovaPay en het instellen van boekhouding voor Monobank-rekeningen — en het trainen van Roman en zijn team om de gegevens zelf te lezen in plaats van op handmatige rapporten te wachten.
Resultaten
De verschuiving toonde zich direct in Romans dagelijkse routinewerk. De tijd besteed aan financieel beheer werd ongeveer tienvoudig verminderd — in plaats van vier uur per dag zijn een paar klikken genoeg. Zoals Roman het stelt: “Eén seconde is een enorme tijdsbesparing; je kunt je financiën op elk moment van de dag of het jaar zien.”
Naast de bespaard tijd heeft Roman nu volledig zicht op inkomsten en uitgaven per categorie, een duidelijk beeld van welke bedrijfsgebieden werkelijk winstgevend zijn, en een basis voor het voorspellen van kasgaten en betalingen — beslissingen die eerder op gevoelsmatige basis liepen, draaien nu op gegevens.
“Eerder was daar boekhouding die meer voor de staat werkte. Nu is er managementaccounting die voor het bedrijf werkt,” zegt Roman.
Met het basismodel op zijn plaats — categorieën opgebouwd, bedrijfsgebieden gescheiden en het team betrokken bij het dagelijks onderhoud — kijkt Gold Kitchen nu vooruit: Finmap gebruiken voor kasstroomprognoses, uitgaven per bedrijfsgebied optimaliseren om marges te verbeteren, en nieuwe verkoopkanalen openen bovenop het managementaccounting dat al op zijn plaats is.
“Nu hebben we meer dan alleen boekhouding voor rapporten; we hebben managementaccounting dat het echte beeld van het bedrijf toont,” zegt Roman.
