Hoe Intelligent System ongeveer 150% Groeide in een Pandemiejaar met Finmap

Uitdaging

Mykola Mostovoy bouwde zijn bouwbedrijf op de manier waarop de meeste aannemers eerst doen: snel, hands-on en uit Excel. Op het moment dat het bedrijf tien afzonderlijke crews uit Warschau bestuurde — bemenst met een internationaal team uit Oekraïne, Moldavië, Georgië, Wit-Rusland en Polen — had die aanpak niet meer werken. Elke crew hield zijn eigen budget voor materialen en verbruiksmiddelen, maar niemand had één centrale plaats om het grote plaatje te zien: welke klanten eigenlijk hadden betaald, hoeveel eruitging aan aankoop en salarissen, welke projecten winstgevend waren en welke niet, of welke apparatuur in voorraad zat in tien verschillende locaties. Vóór Finmap bevond al die informatie zich in verspreide Excel-bestanden, en het afstemmen van een crew's nummers tegen die van een ander eet tijd op die het team niet had.

Het uitbestede Poolse accountancybedrijf van het bedrijf was niet gebouwd om deze kloof te dichten. Zijn rapporten kwamen twee tot drie weken later binnen — prima voor het indienen, nutteloos voor een beslissing die die week genomen moest worden. De voor de hand liggende oplossing, het inhuren van een fulltime financiële directeur in Warschau, werd geleverd met een reële prijskaartje: ongeveer 8.000 PLN (grofweg €2.000) per maand, een kost die Mostovoy niet klaar was om toe te zeggen voor een rol die hij nog niet volledig kon rechtvaardigen. “We hadden een meer actueel managementaccounting-tool nodig die ons zou tonen waar we winst maken, waar we verlies lijden en waar we efficiënter kunnen werken,” zegt hij.

Oplossing

Mostovoy consolideerde de budgetten van alle tien crews in Finmap, met rolgebaseerde toegang zodat projectmanagers, werkvoerders en chauffeurs elk alleen zien en invoeren wat relevant is voor hun deel van het bedrijf. In plaats van papierwerk voor een maandsluitingsafstemming in een batch te verzamelen, registreren werknemers inkomsten-, uitgaven- en overdrachttransacties zelf, terwijl ze gebeuren, met behulp van Finmaps drie kerntoegangspunten.

Twee functies dragen dagelijks gewicht. Het Cashflow-rapport geeft Mostovoy nog dezelfde dag een beeld van waar geld werkelijk beweegt, crew voor crew. De Betalingskalender stelt hem in staat om inkomsten en uitgaven vooruit te plannen in plaats van een tekort te ontdekken nadat het al een probleem is. “De betalingskalender hielp ons bij het plannen van onze inkomsten en uitgaven zodat we wisten of we een kasstroom-gat hadden of waar dit kon optreden. We hadden tijd om te reageren en zo'n situatie te vermijden,” zegt hij.

Het systeem veranderde ook in een onvoorzien veiligheidsnet. In september verloor een medewerker een factuur voor 4.500 PLN (ongeveer €1.000) en vergat het helemaal — tot de accountants gingen afrekenen met de documenten van de maand en merkten dat het ontbrak. Omdat de transactie al in Finmap was geregistreerd, ving het bedrijf de kloof op voordat het geld voor goed verdwenen was. “Het is goed dat hij het allemaal met Finmap uitvoerde,” zegt Mostovoy.

Resultaten

Met dagelijkse zichtbaarheid in alle tien crews groeide Mostovoys bouwbedrijf in één jaar met ongeveer 150% — ondanks de pandemie. Een afzonderlijke onderneming in zijn portfolio, gerund op Finmap in fintech, groeide in dezelfde periode met 400%.

Net zo belangwekkend is de inhuur die Mostovoy nog steeds niet hoeft te doen. “Op het niveau waar we opereren, hadden we lang geleden iemand moeten inhuren om de financiën af te handelen. Maar met de Finmap-service hoeft dat nog niet,” zegt hij — waarbij hij die ongeveer 8.000 PLN-per-maand kost ontwijkt terwijl hij nog steeds dagelijks, gestructureerde zichtbaarheid in elke crew krijgt.

Rechtstreeks gevraagd waarom hij Finmap aannam, grijpt Mostovoy niet naar een financiële metriek. “Omdat het cool is!” zegt hij.