Hoe KLEI Financieel Giswerk Vervangen door Realtime Duidelijkheid
KLEI maakt stickers — niet massaproductie, maar duurzame, zorgvuldig afgewerkte, uit Oekraïne. Opgericht in 2017 door Mykyta Anikanov, begon het bedrijf als een tienpersoonsoperatie die meer voelde als een familie dan als een bedrijf. Het groeide snel: orders kwamen binnen van internationale klanten waaronder Reface, Wix, Banda Agency en Wikimedia, en klanten zo ver weg als Canada waren bereid weken op levering te wachten zonder extra marketinguitgaven.
“Ik open Finmap, zie het saldo, aankomende uitgaven, nog in het positief — en ga verder.”
— Mykyta Anikanov, Oprichter, KLEI
Uitdaging
Groei zonder zichtbaarheid. KLEI's financiën bevonden zich op aparte bankrekeningen, spreadsheets en Anikanovs eigen mentale aantekeningen. Orders varieerden wild — van enkele stickers tot runs van 10.000, contour-snij, gebundeld of zakelijk — en elk ordertype droeg zijn eigen kostenstructuur die het team niet gemakkelijk kon zien. Gemengde betalingsmethoden creëerden kasgaten, en terwijl het banksaldo naar nul kroop ondanks stijgende orders, kon Anikanov niet de basisvraag beantwoorden: was KLEI werkelijk winstgevend of gewoon druk?
“Financiën zijn altijd mijn zwakke punt geweest — het was echt moeilijk voor me,” zegt hij. De stress had een ritme: “Eerder was ik twee dagen rustig en dan twee weken gestrest. Nu is het tegenovergesteld — ik ben altijd rustig.”
Oplossing
KLEI implementeerde Finmap in herfst 2021 en gebruikte het om elke rekening, spreadsheet en aantekening op één plaats te consolideren, met een live saldo en betalingskalender die de momentopnamen vervingen die het team eerder samen moest stellen. Twee veranderingen vielen op.
Ten eerste, zodra Finmap schulden zichtbaar maakte, zag het team een patroon van late betalende klanten en verplaatste het bedrijf naar een uitsluitend vooruitbetaalingsbeleid. “Na het implementeren van financieel beheer zag ik in Finmap dat we echt schulden hadden. Dus zeiden we gewoon: goed, van nu af aan — vooruitbetaling alleen,” zegt Anikanov.
Ten tweede bouwde KLEI een categoriestructuur in Finmap — afzonderlijke categorieën voor individuele stickers en stickerpakken — zodat het eindelijk kon zien welke ordertypes werkelijk winstgevend waren in plaats van het bedrijf alleen op basis van totaalsaldo te beoordelen. “Eerder keken we gewoon naar het totaal: geld kwam binnen — dus we waren goed. Maar zodra we begonnen te splitsen op ordertypes, zagen we dat niet alles even winstgevend was,” zegt hij.
Hij bouwde ook een routine rond het systeem in plaats van het als eenmalige reparatie te behandelen: “Besteed wekelijks tijd aan financiën. Zelfs 30 minuten aan het analyseren van getallen geeft je meer dan gissingen of gevoel. Een oprichter moet weten wat elk getal betekent — en beslissingen baseren op feiten.”
Resultaten
De duidelijkste verandering is hoe Anikanov zijn dag nu begint. “Ik open Finmap, zie het saldo, aankomende uitgaven, nog in het positief — en ga verder. Eerder moest ik drie bankrekeningen controleren, spreadsheets, aantekeningen — en nog niet zeker zijn,” zegt hij.
Die verschuiving van drie plaatsen checken naar één bevrijdde tijd en aandacht die eerder naar financiële angst ging. Tegen 2025 had KLEI investeringen opgehaald en begon zijn eigen productiefaciliteit op te bouwen, opende nieuwe rekeningen en stelde een nieuwe financiële structuur in om met de groei mee te groeien — soort mijlpalen die moeilijk te bereiken zijn terwijl je nog steeds probeert winstgevendheid order voor order te raden.
Gevraagd wat hij aan een ander oprichter in dezelfde positie zou vertellen, wijst Anikanov terug naar de gewoonte in plaats van de software: ken je getallen, check ze wekelijks, en laat feiten — niet gevoel — de volgende beslissing bepalen.
