Hoe LIBERT $8.348 per Jaar Bespaard door Spreadsheets te Vervangen met Finmap
LIBERT voert premium en business-class vervoer in Oekraïne uit — individuele en zakelijke boekingen, officiële delegatietransport, evenementslogistiek, internationale routes, gepantserde voertuigen voor veiligheidsgevoelige trips, en Engelssprekende chauffeurs. Andriy Antonenko richtte het bedrijf in 2008 op en bouwde het rond een eenvoudig principe: orde is belangrijk, vooral in financiën, dus trainde hij zijn team vroeg aan met een duidelijk rapportagesysteem.
“Eindelijk worden eerlijke en transparante relaties met mijn hele team opgebouwd, wat voor mij een van de sleutels tot succes is.”
— Andriy Antonenko, Eigenaar, LIBERT
Uitdaging
Die discipline was handmatig. LIBERT draaide op zelfgemaakte spreadsheets, en tegen het einde van het jaar betekende dat het afstemmen van twaalf-plus maandtabellen die te complex waren geworden om zonder constant dubbel controleren te vertrouwen. Elke avond droeg hetzelfde risico. “Als je 's avonds niet alles tegen de tabellen controleert en niet al de resultaten extra opsomt, of je mist ergens een fout, dan is het morgen onmogelijk om deze wirwar van gegevens uit te rafelen!” zegt Antonenko. De werkbelasting was gegroeid boven wat een enkele operationeel directeur redelijkerwijs gedurende normale uren kon afhandelen, en de CRM-systemen die LIBERT ondertussen probeerde pasten niet in hoe het bedrijf werkelijk opereerde — geen ervan waren gebouwd rond chauffeurs, voertuigen en projecten op de manier die een transportbedrijf nodig heeft.
Oplossing
Antonenko besloot Finmap te proberen. “Het systeem is eenvoudig en alles is duidelijk. En de online vergadering met de ondersteuningsconsulent maakte het mogelijk om de service precies naar mijn bedrijfsformat aan te passen,” zegt hij.
Het bedrijf bouwde zijn Finmap-installatie rond hoe het werkelijk werkt: elk van LIBERT's ongeveer 20 chauffeurs krijgt een individueel account om uitgaven te registreren met bonnetjes en ze aan een project toe te wijzen, dus uitgaven zijn nooit een mysterie als ze bij het hoofdkantoor aankomen. Individuele auto's worden als projecten op zich zelf tracked, met servicekosten en inkomsten per voertuigklasse. Een dashboard geeft Antonenko ook zichtbaarheid in brandstofverbruik van elke chauffeur tegen hun limieten.
Resultaten
Het duidelijkste resultaat is een inhuur die LIBERT niet meer hoeft te doen. Het aannemen van een extra operationeel directeur, tegen Oekraïnes gemiddelde maandsalaris van $750, zou het bedrijf ongeveer $8.780 per jaar kosten. Finmaps jaarlijkse abonnement kost $432 — een nettobesparing van $8.348 per jaar, naast de loonlijst en beheeroverhead die een nieuwe inhuur zou hebben toegevoegd.
Dag in dag uit betekent dat ook minder tijd besteed aan afstemming en meer tijd aan het runnen van het bedrijf: brandstoflimieten, chauffeurssaldi en winstgevendheid op voertuigniveau zijn nu iets dat Antonenko op een dashboard kan controleren in plaats van uit een stapel tabellen te reconstrueren. Het andere resultaat is moeilijker in getal uit te drukken maar telt voor hem even veel: vertrouwen in het team. “Eindelijk worden eerlijke en transparante relaties met mijn hele team opgebouwd, wat voor mij een van de sleutels tot succes is. Het is belangrijk dat alles genoeg is voor iedereen, dan zal het werk van de chauffeurs comfortabel zijn en zal het niveau van onze service alleen maar groeien,” zegt hij.
Hij denkt al na over wat anders het systeem kan oppakken: “Ik wist niet eens of er vergelijkbare programma's of concurrenten van Finmap waren. En waarom, als dit systeem mij volledig tevreden stelt? Het zou goed voor ons bedrijf zijn om niet alleen facturen in Finmap uit te geven, maar ook certificaten van afgewerkte werken te kunnen verstrekken.”
