Hoe Mathema een $250 Excel-fout Vervangen door Dagelijkse Financiële Controle
“Ik was gelukkig met mijn financiën, ik luisterde altijd naar slimme mensen, en ze zeiden allemaal: controleer je financiën.”
— Vitalii Shkil, Mede-oprichter, Mathema
Uitdaging
Mathema is een online wiskundeschool die vandaag meer dan 20.000 lessen per maand voor meer dan 2.000 leerlingen uitvoert. Het begon niet zo, en het begon ook niet op Finmap — mede-oprichter Vitalii Shkil bouwde de vroege financiën van het bedrijf in Excel, op dezelfde manier als de meeste oprichters. Het werkte, totdat groei het inhaalde. De spreadsheets die Shkil een compleet financieel beeld zouden geven, leverden dat nooit volledig — updates hinken, en het bedrijf betaalde ervoor op manieren die moeilijk te voorzien waren. In een incident verloor een fout in een Excel-formule het bedrijf $250, en het kostte het team twee uur zoeken om gewoon te vinden waar het getal fout was gelopen.
Voor Shkil maakte dat soort gat meer uit dan het zou kunnen hebben voor een beginnende oprichter. Hij kwam in het bedrijf al met financieel-boekhoudkundige kennis, en hij was niet bereid om een spreadsheet het plafond te laten zijn op hoe goed hij het kon toepassen. “Ik was gelukkig met mijn financiën, ik luisterde altijd naar slimme mensen, en ze zeiden allemaal: controleer je financiën,” zegt hij.
Oplossing
Sinds maart 2021 draait Mathema zijn financieel beheer op Finmap. Shkil verbond de bankrekeningen van het bedrijf zodat transacties automatisch worden geboekt in plaats van met de hand te worden ingevoerd — daarmee sloot hij de handmatige invoerstap af waarin de $250-fout was geslopen. Hij stelde ook rolgebaseerde toegang in het team in, zodat mensen de cijfers konden registreren en zien die relevant zijn voor hun deel van het bedrijf zonder dat elke accounthouder volledige financiële zichtbaarheid nodig had.
De dagelijkse gewoonte is kasstroombewaking — nog dezelfde dag een beeld van wat in en uit beweegt, vervangend het vertraagde, foutgevoelige beeld dat Excel hem eerder gaf. Naast deze dagelijkse controle bekijkt Shkil een maandelijks P&L- en kasstroomafschrift, en volgt specifiek betalingen voor de eerste les, omdat deze metriek hem vertelt of nieuwe leerlingen werkelijk omzetten naar betalende leerlingen in plaats van gewoon in te schrijven. Hij gebruikt dezelfde getallen om Mathema's kostenstructuur onder regelmatige beoordeling te houden, zoekend naar categorieën die het waard zijn te optimaliseren terwijl de school groeit. “Ik paste al mijn kennis van financiële boekhouding toe op een nieuw bedrijf, waardoor het financieel gezond was vanaf het begin,” zegt hij.
Resultaten
Mathema is gegroeid tot een school die meer dan 20.000 lessen per maand voor meer dan 2.000 leerlingen uitvoert, met financiële rapportage die niet meer afhangt van iemand die zich herinnert om een spreadsheet correct bij te werken of een fout op te vangen voordat het echt geld kost. Onder de dagelijkse kasstroomdiscipline die Shkil rond Finmap bouwde, meldt het bedrijf dat het nooit in een kasgat is gevallen — het exacte soort blinde vlek dat het bedrijf $250 en twee verloren uren kostte terug toen Excel het hele systeem was.
Voor Shkil was de keuze van tool nooit puur financieel. “Ik wil ook coole Oekraïnse producten zoals Finmap ondersteunen,” zegt hij.
