Как Gold Kitchen превратил 4 часа ежедневного учёта в секунды
Gold Kitchen — украинская компания, продающая профессиональное оборудование для HoReCa, работая в розничных продажах, онлайн-заказах и оптовых поставках партнёрам. Отказавшись от офиса ещё в 2019 году, компания полностью перешла на удалённую работу, а значит, каждому подразделению бизнеса нужен общий доступ к актуальным цифрам.
“Я тратил по четыре часа в день только на то, чтобы просматривать и 'перетаскивать' средства с одного месяца на другой.”
— Роман, владелец Gold Kitchen
Проблема
До Finmap владелец Роман вёл финансы компании вручную — выбирал цифры из нескольких банков и таблиц Excel и сверял их самостоятельно.
"Я тратил по четыре часа в день только на то, чтобы просматривать и 'перетаскивать' средства с одного месяца на другой", — говорит Роман. Это время можно было направить на запуск новых направлений, работу с клиентами или масштабирование бизнеса, но вместо этого оно исчезало в рутине.
Ещё большей проблемой была невидимость. Поскольку продажи делились между оптом, розницей и онлайн-заказами, Роман не мог понять, какой канал на самом деле приносит прибыль. "Я не знал, какой у меня оборот и какие направления прибыльны. У меня было лишь приблизительное представление о цифрах", — говорит он. Без управленческого учёта какого-либо рода решения по расходам и инвестициям принимались на интуиции, а не на данных, и не было никакой возможности увидеть кассовый разрыв до того, как он наступит.
Решение
Роман решил устранить проблему системно, а не латать её на ходу. Он подключил Finmap и привлёк финансового эксперта с более чем 20-летним опытом работы с крупными компаниями и импортёрами, чтобы правильно всё настроить.
"Финансовый эксперт — высочайшего уровня. Я приятно удивлён. Знания — это ключ ко всему", — говорит Роман.
Внедрение прошло через несколько этапов: составление карты всех источников доходов и расходов с разбивкой по направлениям бизнеса, настройка категорий Finmap и автоматических правил под конкретную структуру Gold Kitchen, синхронизация данных через интеграции и импорт файлов там, где прямой интеграции не было, — включая подключение NovaPay и настройку учёта для счетов Monobank, — а также обучение Романа и его команды самостоятельно читать данные, не дожидаясь ручных отчётов.
Результаты
Изменения сразу отразились на ежедневной рутине Романа. Время, затрачиваемое на финансовый менеджмент, сократилось примерно в десять раз — вместо четырёх часов в день достаточно нескольких кликов. Как говорит Роман: "Одна секунда — это огромная экономия времени; ты можешь видеть все свои финансы в любое время дня или года".
Помимо экономии времени, теперь у Романа есть полная видимость доходов и расходов по категориям, чёткое понимание, какие направления бизнеса действительно прибыльны, и основа для прогнозирования кассовых разрывов и платежей — решения, которые раньше принимались на ощущениях, теперь опираются на данные.
"Раньше был учёт, который работал больше на государство. Теперь появился управленческий учёт, который работает на компанию", — говорит Роман.
Имея уже готовую базовую модель — выстроенные категории, разделённые направления бизнеса и команду, вовлечённую в ежедневную поддержку, — Gold Kitchen теперь смотрит вперёд: использует Finmap для прогнозирования кассовых разрывов, оптимизирует расходы по направлениям бизнеса для улучшения маржи и открывает новые каналы продаж на основе уже налаженного управленческого учёта.
"Теперь у нас есть не просто учёт для отчётности — у нас есть управленческий учёт, который показывает реальную картину бизнеса", — говорит Роман.
