Как Viora Build освободила 20 часов в неделю, заменив таблицы на Finmap
Viora Build — строительная компания из Португалии, возводящая премиальные и люксовые виллы, а также многоэтажные жилые комплексы для частных инвесторов и девелоперов, которые ожидают как качества строительства, так и прозрачности цифр за ним. Как и большинство проектных застройщиков, Viora Build одновременно ведёт несколько объектов, каждый со своим бюджетом, подрядчиками, графиком платежей и затратами на материалы — структура, в которой легко потерять контроль над тем, что на самом деле происходит с деньгами.
“Работа с финансовым директором освободила для меня как минимум 20 часов в неделю в финансах.”
— Саймон, операционный менеджер Viora Build
Вызов
Годами Viora Build вела финансы так, как это делают многие растущие строительные компании: в Google Sheets. Каждый расход вносился вручную и категоризировался вручную, проект за проектом.
"Мы вручную отслеживали все расходы, и это постоянно приводило к ошибкам. Нам нужна была система, которая даёт чёткую картину и помогает планировать рост", — говорит Саймон, операционный менеджер Viora Build.
Пробелы выходили за рамки опечаток. У компании не было отчётов о прибылях и убытках или о движении денежных средств, поэтому реальная маржа проектов оставалась невидимой ещё долго после факта. Не было платёжного календаря, что делало бизнес уязвимым к кассовым разрывам. А поскольку несколько крупных проектов велись параллельно, любая ошибка в расчётах несла реальный финансовый риск.
"Нам нужен был человек, который мог бы готовить надлежащие отчёты о прибылях и убытках и движении денежных средств, делать разбивку по месяцам и кварталам, заниматься финансовым планированием и готовить коммерческие предложения для инвесторов", — объясняет Саймон. Компания понимала необходимость автоматизации ещё на раннем этапе, но ограниченность ресурсов откладывала этот шаг, пока бизнес не смог себе это позволить.
Решение
Как только у Viora Build появился капитал для действий, компания двинулась сразу на двух фронтах. Во-первых, наняла финансового менеджера, который взял на себя категоризацию операций, построение отчётов и финансовое планирование — роль, которая впоследствии выросла в должность финансового директора с более стратегическими задачами.
"Сначала мы работали в формате финансового менеджера: он категоризировал все операции, строил отчёты. А теперь мы работаем на более глубоком уровне в формате финансового директора, когда он реализует стратегические решения и предоставляет нам отчётность", — говорит Саймон.
Во-вторых, компания перенесла все финансовые операции из Google Sheets в Finmap, получив учёт на уровне категорий, живые балансы счетов и отчёты о прибылях и убытках и движении денежных средств по запросу. Заложив основу, команда теперь идёт дальше: интегрирует финансы, закупки и сметное дело в единую ERP-систему, чтобы планирование закупок, контроль расходов и акты выполненных работ оставались синхронизированными.
Результаты
Финансовое управление перестало быть реактивным, и руководящая команда получила чёткое видение по каждому проекту.
Самой заметной победой стало время. "Работа с финансовым директором освободила для меня как минимум 20 часов в неделю в финансах", — говорит Саймон — часы, которые он теперь направляет на развитие бизнеса вместо того, чтобы гоняться за цифрами.
Второй победой стала точность. "Теперь мы можем точно рассчитывать маржу наших проектов и, благодаря этому, чистую прибыль", — отмечает Саймон. С платёжным календарём команда также чётко видит, какие платежи приближаются и какие акты выполненных работ ещё нужно оформить, что устранило догадки, которые раньше сопровождали кассовые разрывы.
Закупки, финансы и сметное дело теперь работают синхронно, а не в отдельных силосах, что экономит время всей управленческой команде, а не только Саймону. С внедрением ERP Viora Build готовит себя к следующему этапу: браться за более крупные проекты с уверенностью, которую даёт точное понимание того, где стоят деньги.
"Теперь мы можем планировать наши финансы, не загоняя себя в угол. Это даёт уверенность и свободу для роста", — говорит Саймон.
