Как Smartass Gym заменил хаос с наличными на чёткую финансовую картину
Smartass — это спортзал в Харькове, Украина, который ежедневно обслуживает сотни клиентов. Между абонементами, разовыми посещениями, персональными тренировками, арендой зала и продажей спортивного питания бизнес генерирует десятки транзакций в день — и столько же расходов навстречу: зарплаты тренеров, стоимость оборудования, коммунальные услуги, налоги и ремонты.
“Были разрывы между отчётами и реальностью. Наличные велись отдельно. И это меня совершенно не устраивало — потому что у меня не было никакой видимости денежного потока.”
— Максим, владелец Smartass Харьков
Проблема
У владельца Максима был загруженный, но непрозрачный бизнес. Наличные, в частности, вели отдельно от остального учёта.
"Были разрывы между отчётами и реальностью. Наличные велись отдельно. И это меня совершенно не устраивало — потому что у меня не было никакой видимости денежного потока", — говорит Максим.
Администраторы отчитывались непоследовательно — иногда с опозданием, иногда с ошибками. "Что-то учитывалось, что-то дублировалось, что-то вообще не фиксировалось. Наличные считали отдельно", — говорит он. Чтобы узнать, сколько наличных на самом деле в кассе, Максиму приходилось писать администраторам, ждать ответов и самому суммировать всё на калькуляторе.
"Мне приходилось считать всё вручную раз в неделю или месяц, пытаясь как-то во всём разобраться. Это было крайне неудобно. Особенно учитывая, что у нас уже был инструмент для этого — просто мы им не пользовались", — говорит он. Без надёжной картины денежного потока Максим не мог прогнозировать дивиденды или планировать крупные расходы заранее — бизнес реагировал на ситуации, вместо того чтобы управлять ими.
Решение
Максим уже какое-то время понимал, что нужно что-то менять, но команда была загружена собственной повседневной работой, и у него не было времени самому разбираться в цифрах. Переломным моментом стала возможность привлечь внешнюю помощь. "Когда вы предложили помочь это исправить, я понял, что за несколько месяцев мы сможем всё переломить", — говорит он.
Работая с финансовым директором, Smartass полностью перестроил учёт наличных: каждая транзакция, от полученных оплат до внесений наличных, теперь фиксируется автоматически, а не собирается по кусочкам из сообщений администраторам. Команда также наладила постоянный еженедельный отчётный созвон, на котором Максим получает полную картину того, что сделано, что в процессе и какие платежи запланированы — это заменило необходимость ежедневно проверять цифры или требовать обновления от персонала. Крупные покупки, такие как новое оборудование или техническое обслуживание, теперь распределяются на несколько месяцев, а не падают одноразовым ударом на показатели одного месяца.
"Мы начали правильно распределять расходы. Теперь можем планировать техническое обслуживание на весь год — вместо того чтобы получать удар в один конкретный месяц", — говорит Максим.
Результаты
Разница в повседневной работе ощущается сразу: больше нет вечерних сессий с калькулятором, больше нет необходимости догонять администраторов за итогами по наличным. "Теперь с управлением наличными наконец всё в порядке. Я всё чётко вижу в системе", — говорит Максим.
Еженедельный ритм также изменил его способ работы. "Мне это очень удобно, потому что раз в неделю мы проходимся по всему, что нужно обсудить. Мне не нужно никому ничего напоминать", — говорит он. Имея надёжные цифры за спиной, Максим теперь может планировать наперёд, а не реагировать — прогнозировать дивиденды, бонусы персонала и повышения зарплат заранее, а не решать на ходу.
Глядя в будущее, Smartass развивает эту основу детальными бюджетами на несколько месяцев вперёд, более прозрачной системой бонусов для персонала и сценарным планированием изменений, таких как рост арендной платы или стоимости оборудования. Как говорит Максим: "Да, конечно, я могу рекомендовать Finmap!"
