Как Mathema заменила Excel-ошибку на $250 ежедневным финансовым контролем
“Мне повезло с финансами — я всегда слушал умных людей, и все они говорили одно: контролируй свои финансы.”
— Виталий Шкиль, сооснователь Mathema
Проблема
Mathema — онлайн-школа математики, которая сегодня проводит более 20 000 занятий в месяц для более чем 2000 учеников. Так было не всегда, и начиналось всё не с Finmap — сооснователь Виталий Шкиль вёл финансы компании на старте в Excel, как делают большинство основателей. Это работало, пока бизнес не начал масштабироваться. Таблицы, которые должны были давать Шкилю полную финансовую картину, так и не смогли её дать — обновления запаздывали, и бизнес платил за это так, что предугадать последствия заранее было сложно. Однажды ошибка в формуле Excel стоила компании $250, и команде понадобилось два часа поисков, чтобы найти, где именно ошиблись цифры.
Для Шкиля такой пробел значил больше, чем мог бы значить для начинающего основателя. Он пришёл в бизнес уже с опытом финансового учёта и не хотел, чтобы таблица стала потолком того, насколько хорошо он мог этот опыт применить. «Мне повезло с финансами — я всегда слушал умных людей, и все они говорили одно: контролируй свои финансы», — говорит он.
Решение
С марта 2021 года Mathema ведёт финансовый учёт в Finmap. Шкиль подключил банковские счета компании, чтобы транзакции попадали в систему автоматически, а не вносились вручную, — это убрало именно тот шаг ручного ввода, в котором закралась ошибка на $250. Он также настроил ролевой доступ для команды, чтобы люди могли вносить и видеть цифры, релевантные их участку бизнеса, без необходимости предоставлять полную финансовую видимость каждому пользователю.
Ежедневная привычка — мониторинг денежного потока: картина того, что поступает и тратится, в режиме того же дня, вместо запоздалой и подверженной ошибкам картины, которую раньше давал Excel. Помимо этой ежедневной проверки, Шкиль ежемесячно просматривает отчёт о прибылях и убытках и отчёт о движении денежных средств, а также отдельно отслеживает оплаты первых занятий — этот показатель говорит, действительно ли новые ученики конвертируются в платящих клиентов, а не просто регистрируются. Те же цифры он использует, чтобы регулярно пересматривать структуру расходов Mathema и искать категории, стоящие оптимизации по мере масштабирования школы. «Я уже применял свои знания финансового учёта к новому бизнесу, делая его финансово здоровым с самого начала», — говорит он.
Результаты
Mathema выросла в школу, которая проводит более 20 000 занятий в месяц для более чем 2000 учеников, а финансовая отчётность больше не зависит от того, вспомнит ли кто-то правильно обновить таблицу или успеет ли заметить ошибку до того, как она обойдётся в реальные деньги. Благодаря ежедневной дисциплине контроля денежного потока, которую Шкиль выстроил вокруг Finmap, компания сообщает, что ни разу не попадала в кассовый разрыв — именно тот тип слепой зоны, который когда-то стоил бизнесу $250 и двух потерянных часов, когда всю систему держал на себе Excel.
Для Шкиля выбор инструмента никогда не был чисто финансовым вопросом. «Я также хочу поддерживать классные украинские продукты, такие как Finmap», — говорит он.
