Як Viora Build звільнила 20 годин на тиждень, замінивши таблиці на Finmap
Viora Build — будівельна компанія з Португалії, яка зводить преміальні та люксові вілли, а також багатоповерхові житлові комплекси для приватних інвесторів і девелоперів, що очікують як якості будівництва, так і прозорості цифр за нею. Як і більшість проєктних забудовників, Viora Build веде одночасно кілька об'єктів, кожен зі своїм бюджетом, підрядниками, графіком платежів і витратами на матеріали — структура, в якій легко втратити контроль над тим, що насправді відбувається з грошима.
“Робота з фінансовим директором звільнила для мене щонайменше 20 годин на тиждень у фінансах.”
— Саймон, операційний менеджер Viora Build
Виклик
Роками Viora Build вела фінанси так, як це роблять багато будівельних компаній, що зростають: у Google Sheets. Кожна витрата вносилася вручну й категоризувалася вручну, проєкт за проєктом.
"Ми вручну відстежували всі витрати, і це постійно призводило до помилок. Нам потрібна була система, яка дає чітку картину й допомагає планувати зростання", — каже Саймон, операційний менеджер Viora Build.
Прогалини виходили за межі одруків. У компанії не було звітів про прибутки та збитки чи про рух грошових коштів, тож реальна маржа проєктів залишалася невидимою ще довго після факту. Не було платіжного календаря, що залишало бізнес вразливим до касових розривів. А оскільки кілька великих проєктів велися паралельно, будь-яка помилка в розрахунках несла реальний фінансовий ризик.
"Нам потрібна була людина, яка могла б готувати належні звіти про прибутки та збитки й рух грошових коштів, робити розбивку по місяцях і кварталах, займатися фінансовим плануванням і готувати комерційні пропозиції для інвесторів", — пояснює Саймон. Компанія розуміла необхідність автоматизації ще на ранньому етапі, але обмеженість ресурсів відкладала цей крок, доки бізнес не зміг собі це дозволити.
Рішення
Щойно у Viora Build з'явився капітал для дій, компанія рушила одразу на двох фронтах. По-перше, найняла фінансового менеджера, який узяв на себе категоризацію операцій, побудову звітів і фінансове планування — роль, яка згодом переросла в посаду фінансового директора з більш стратегічними завданнями.
"Спочатку ми працювали у форматі фінансового менеджера: він категоризував усі операції, будував звіти. А тепер ми працюємо на глибшому рівні у форматі фінансового директора, коли він реалізує стратегічні рішення й надає нам звітність", — каже Саймон.
По-друге, компанія перенесла всі фінансові операції з Google Sheets у Finmap, отримавши облік на рівні категорій, живі баланси рахунків і звіти про прибутки та збитки й рух грошових коштів на вимогу. Заклавши основу, команда тепер іде далі: інтегрує фінанси, закупівлі та кошторисування в єдину ERP-систему, щоб планування закупівель, контроль витрат і акти виконаних робіт залишалися синхронізованими.
Результати
Фінансове управління перестало бути реактивним, і керівна команда отримала чітке бачення по кожному проєкту.
Найпомітнішою перемогою став час. "Робота з фінансовим директором звільнила для мене щонайменше 20 годин на тиждень у фінансах", — каже Саймон — години, які він тепер спрямовує на розвиток бізнесу замість того, щоб ганятися за цифрами.
Другою перемогою стала точність. "Тепер ми можемо точно розраховувати маржу наших проєктів і, завдяки цьому, чистий прибуток", — зазначає Саймон. Із платіжним календарем команда також чітко бачить, які платежі наближаються і які акти виконаних робіт ще потрібно оформити, що усунуло здогадки, які раніше супроводжували касові розриви.
Закупівлі, фінанси та кошторисування тепер працюють синхронно, а не в окремих силосах, що економить час усій управлінській команді, а не лише Саймону. З упровадженням ERP Viora Build готує себе до наступного етапу: братися за більші проєкти з упевненістю, яку дає точне розуміння того, де стоять гроші.
"Тепер ми можемо планувати наші фінанси, не заганяючи себе в кут. Це дає впевненість і свободу для зростання", — каже Саймон.
