Богдан Пузанський — фінансовий директор
Займається всіма фінансовими питаннями у бізнесах Аніти Соловей
Використовує Finmap для обліку грошей
Любить порядок у фінансах та несподівані ідеї Аніти

Бізнеси, про які буде йти мова у кейсі:
Insragram компанії з оренди квартир Be My Guest: https://www.instagram.com/bemyguest.kyiv/
Insragram готеля Live.Here.Hotel: https://www.instagram.com/live.here.hotel/
Онлайн-кемп «Шлях помаранчевого блогера»: https://bpeople.tilda.ws/salesclosed
Блог Аніти Соловей: https://www.instagram.com/anita_solovei/

Запустити в рамках одного бізнесу одразу кілька абсолютно різних напрямків? Чому б і так. Нерідко підприємці горять новими ідеями й обов'язково хочуть їх реалізувати. Подобова оренда? Oк. Готель? Звичайно. Запустити онлайн-курс? Обов'язково. А що щодо особистого блогу? Хочу-хочу.

Як почувається при цьому фінансовий директор такого бізнесу, ми запитали у Богдана Пузанського. Адже саме йому доводиться наводити лад у фінансах та не допускати хаосу у бізнесах Аніти Соловей. Як він із цим справляється і в чому йому допомагає Finmap, розповідаємо у цьому кейсі.

У бізнесі Аніти є відразу кілька напрямків, як офлайн (оренда нерухомості та міні-готель), так і онлайн (її навчальні програми, блог у Instagram). І є фінансовий директор Богдан, якому треба з цим розібратися.

Системний облік вівся у бізнесі з перших днів за допомогою таблиць Excel. Адже масштаб великий, до пандемії лише в оренді було 60 квартир. Їх здавали подобово, тому надходження та витрати йшли у великій кількості щодня. Крім того, часто витрати списувалися з особистих карт та гаманців. Тому просто треба було все враховувати.

Наразі бізнес переформатували, бо у зв'язку з пандемією попит на подобову оренду впав. Зробили акцент на блог та інфопродукти. Тому напрямків побільшало, а в команді близько 20-ти людей. І це потрібно було систематизувати.

З появою кількох напрямків виникла потреба спростити процес, тому що ведення таблиць Excel почало займати дуже багато часу. А велика кількість даних ще й ускладнювало розуміння, що взагалі відбувається у бізнесі. Тому перед Finmap Богдан ставив такі завдання:

1️⃣ Систематизувати облік, щоб бачити і загальну картину бізнесу, і дані щодо кожного напрямку окремо.
2️⃣ Полегшити ведення обліку та витрачати на це менше часу.
3️⃣ Зробити дані наочнішими. Щоб будь-якої миті можна було швидко зрозуміти фінансову картину бізнесу, а не витрачати додатково часу на аналіз ситуації.

Богдан одразу вирішив не створювати у сервісі кілька компаній, а вести облік в одній, поділивши її на Проєкти. Адже компанія насправді одна. Є загальний рахунок у банку, з якого вже розподіляються гроші з різних напрямків. Тому зручніше було створити кілька проєктів у рамках однієї компанії, щоб бачити:

• скільки всього грошей має бізнес;
  
• як розподіляються фінансові потоки;
  
• який напрямок працює добре, а який не дуже
  

При першому впровадженні Finmap 1.0 кожну квартиру в бізнесі з оренди подобово зробили окремим проєктом. Вийшло цілих 70 проєктів. З одного боку, це допомагало бачити рентабельність по кожній із квартир.

З іншого, така кількість проєктів ускладнювала ведення обліку. Адже часто витрати у них були загальними. Наприклад, закупівля рушників, постільної білизни, хімії для прибирання. Виходило, що списання одне, а рознести його потрібно на 70 проєктів.

З початком пандемії попит на оренду подобово впав. Богдан і Аніта побачили, що результативність бізнесу стала нижчою, а часу на нього витрачалося багато. Тому більшість квартир здали довгостроково, від деяких відмовилися взагалі. А сфокусувалися на освітніх курсах та блозі.

Наразі Богдан веде у Finmap 7 проєктів замість 70. Квартири стали одним проектом. Оскільки більшість із них тепер у довгостроковій оренді, інформація з місяця на місяць там практично не змінюється. Але щоб все одно можна було переглянути дані щодо кожної з них, використовують теги.

Особливо зручно для обліку витрат. У бізнесі є постійні витрати (наприклад, зарплати, оплата сервісів для роботи), так і змінні (наприклад, оренда студії для зйомки).

Дуже зручно відзначати їх категоріями та відстежувати, скільки грошей куди витрачається. Плюс це допомагає помітити, як деякі змінні витрати стають незмінними. Щоб у майбутньому планувати їх у платіжному календарі*.

• Якщо у вас кілька проєктів або напрямків, але в них працюють ті самі співробітники, краще вивести зарплати з проєктів і зробити окремою категорією витрат. Наприклад, у вас є готель, блог і курс, але просуванням всього цього в соцмережах займається той самий таргетолог.

• Якщо цього не зробити, складно ділити кожну зарплату на всі проєкти. А прив'язувати до якогось одного напрямку — неправильно, адже тоді один проєкт нестиме витрати за всіх.

• Не соромитися звертатися до служби турботи Finmap.

✅ Систематизовано облік грошей у всіх 7 проєктах Аніти Соловей. Тепер усі дані знаходяться в одному місці. Зручно дивитися як інформацію про фінансовий стан всього бізнесу, так і окремо в кожному проєкті.

✅ Будь-якої миті Богдан може перевірити, на яких рахунках і картах скільки грошей. Йому не доводиться для цього окремо заходити до особистих кабінетів кожного банку. Плюс одразу зрозуміло, скільки на карті саме грошей бізнесу. Це особливо зручно, коли є картки, які одночасно і для робітників, і особистих потреб.

✅ Тепер Богдан та Аніта точно знають, які витрати може собі дозволити бізнес. Finmap має інформацію про планові витрати, а також дані, скільки грошей на рахунках зараз. І легко оцінити, які будуть залишки на кінець місяця і чи можна витратити щось ще.

✅ Також у бізнесах стали враховувати дрібні витрати, як, наприклад, комісія банків. Раніше цього не робили, бо суми незначні. Проте за місяць і тим більше за рік вони складаються у великі витрати.

✅ Не потрібно робити звіти, Finmap сам робить аналіз. Тепер кожен, кому необхідно, може зайти та подивитися всю картину по компанії. А завдяки наочності звітів навіть ті, хто не дуже розуміється на фінансах, розуміють, що відбувається в бізнесі.

✅ Облік став простішим. Тепер менше часу витрачається на внесення інформації та її аналіз.

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

14 днів безкоштовно. А наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.