Як вести фіноблік у невеликому бізнесі: кейс агентства Present Perfect Agency

Present Perfect Agency — агенція мовних послуг
Допомагають бізнесам із перекладами, супроводом, веденням бізнес-документації та всім, що пов’язано з мовами.

Сайт: https://presentperfect.agency/
Facebook: https://www.facebook.com/present.perfect.translations

Олена Мироник — засновник та керівник Present Perfect Agency
Використовувала Finmap під час роботи в ІТ рекрутинговому агентстві.
У своєму бізнесі веде облік фінансів Finmap з першого дня.
Любить стежити за рухом грошей, особливо коли вони надходять.

Як ви гадаєте, коли бізнесу потрібно впроваджувати фіноблік?

  1. Після касового розриву, щоб не повторювати цей досвід
  2. Коли впаде прибуток, щоб знайти причину
  3. Коли бізнес стане досить велики

Насправді тут немає правильного варіанту. Системний облік грошей потрібен бізнесу з першого дня. З цим погоджується Олена, засновниця агентства мовних послуг Present Perfect Agency. “З першої ж транзакції почала вести всі записи у Finmap”, – каже вона.

Чому навіть у невеликому бізнесі Олена вирішила вести системний облік одразу і як їй допомагає Finmap, розповідаємо у цьому кейсі.


Дано

До кінця 2020 року Олена працювала в ІТ рекрутинговому агентстві. Після – заснувала Present Perfect Agency. І тоді та зараз облік грошей бізнесу вона довірила Finmap. Чому?

Вирішальним фактором спробувати Finmap стала простота.

Олена дізналася про обслуговування від Олександра Солов’я (співзасновник Finmap), з яким давно знайома. Побачила у соцмережах інформацію, що він розвиває рішення для фінансового обліку. Тому, коли в ІТ рекрутинговому агентстві постало завдання вести облік, Олена відразу вирішила спробувати продукт.

До цього вона аналізувала послуги, щоб автоматизувати процеси. Проте знайшла лише закордонні рішення, які більше підходили великому бізнесу, були надто складними та дорогими для невеликої компанії. Finmap був простим, зрозумілим і доступним.

Згодом, вирішивши відкрити свою справу, Олена також одразу вирішила вести облік у Finmap.

Задача

Олена не мала труднощів із веденням фінобліку. Але були 3 ключові завдання:

1️⃣ Облік не мав займати багато часу. Щодня і так дуже багато операційних завдань, особливо в проекті, який нещодавно стартував. Витрачати години на ведення таблиць вручну було ніколи.

2️⃣ Хотілося бачити зрозумілі дані:

«Певний час я намагалася вести все у Google-таблицях. Але це займає багато часу. Просто банальне запровадження руками всіх назв, всіх даних. Ти намагаєшся прискоритись, скорочуєш. Потім не пам’ятаєш де що написав. Плюс із телефону в Excel і навіть у Google-таблицях все їде, незручно вводити дані».

3️⃣ Вести облік в одному місці. На роботі ІТ рекрутинговому агентстві Олена зіштовхувалася із ситуаціями, коли потрібно було дати комусь доступ до таблиці. Але при цьому не хотілося відкривати усі дані. У результаті доводилося створювати копії таблиць. Звичайно, потім вони плуталися, сенс і логіка їхнього ведення забулися. Простіше було все спалити і почати наново, ніж зрозуміти, що там до чого.

Рішення від Finmap

«Рада, що не треба використовувати якесь рішення для великих бізнесів і намагатися прикрутити його на ті невеликі проекти, з якими мені доводилося працювати».

Проаналізувавши фінансовий облік на попередніх місцях роботи, Олена зауважила, що багато важливих показників не враховуються. У Finmap вона стала вводити абсолютно всі дані, зокрема витрати на хостинг та пошту. Розподілила витрати та доходи за категоріями*. Таким чином, з’явилася система, платежі перестали губитися.

Категоріями Finmap можна позначити типи доходів і витрат. Це допомагає відстежувати надходження та витрати у кожному конкретному типі. Наприклад, скільки компанія витрачає на рекламу у Facebook, скільки заробляє на одному конкретному проекті.

Розпочавши свою справу, Олена також одразу налаштувала облік за категоріями. У Present Perfect Agency є невелика кількість постійних витрат (наприклад, soft для перекладачів), а також змінні витрати на оплату перекладачам залежно від проектів.

Усі витрати можна планувати заздалегідь та відстежувати у Платіжному календарі*, щоб уникнути касового розриву.

* Платіжний календар у Finmap відображає всі заплановані надходження та витрати за датами. Наприклад, ви вказуєте, що 17 числа щомісяця платите за оренду офісу $500. У платіжному календарі кожен місяць 17 числа буде зазначено, що вам доведеться витратити $500.

Олені також дуже допомагає панель із рахунками. Клієнти Present Perfect Agency оплачують послуги на рахунки в Україні, в закордонний банках, на особисті картки, готівкою та навіть можуть робити це у криптовалюті.

Вся актуальна інформація про кількість грошей на рахунках відображається у Finmap. Олені не доводиться заходити окремо в особистий кабінет кожного банку та гаманця. Вона будь-якої миті бачить, скільки грошей і де саме є в компанії прямо зараз.

Також Олені важливо вести облік руху грошових коштів, щоб розуміти, що звідки прийшло та куди пішло. Адже компанія має рахунки в різних валютах, не тільки в Україні, а й за кордоном. У цьому допомагає звіт «Гроші/Cash Flow»*.

* Звіт «Гроші» у Finmap показує рух коштів. Дозволяє бачити, які суми надходять до компанії та які витрачаються.

Ще один ключовий звіт у Present Perfect Agency — P&L*, звіт про прибуток і збитки. З його допомогою Олена може контролювати, чи є прибуток у агенції за певний період. Якщо є, то якась. Якщо ні, які збитки і чому так сталося.

* Звіт P&L — звіт про прибуток та збитки. Показує прибуток та збитки компанії за певний період, наприклад, за місяць. Для цього від усіх доходів за цей період віднімаються всі витрати за цей же період.

При цьому для Олени важливо, що всі дані вона може внести буквально за кілька хвилин не лише з комп’ютера, але через Телеграм-бот. Тому інформація не втрачається і завжди є максимально актуальною.

Також нещодавно в Олени з’явилася помічниця. Тобто тепер можна делегувати ведення обліку. При цьому Finmap легко налаштувати будь-які обмеження і вибрати, яку інформацію співробітник зможе додавати, яку переглядати, а що взагалі буде закрито навіть для перегляду. Тому створювати копії та наводити хаос в обліку заради конфіденційності не доведеться.

Що в результаті

«Це той головний біль, який ти собі знімаєш і тобі не потрібно про це думати разом з іншими питаннями в операційній системі, які виникають щодня».

✅В ІТ рекрутинговому агентстві Олена за допомогою Finmap налаштувала системний облік грошей. Раніше фіксували лише прихід грошей від клієнта та витрати на бонуси рекрутерам. При цьому багато постійних витрат, як оплата хостингу, корпоративної пошти та інші, не враховувалися. З використанням Finmap виникла система.

✅ Стало зручно робити звіти. Finmap сам формує їх на основі внесених даних у вигляді наочних графіків та діаграм. Звіт можна вивантажити у PDF або Excel.

«На минулій роботі (в ІТ рекрутинговому агентстві) у нас була традиція, коли керівники теж звітували перед співробітниками. І, звичайно, зручно, коли можна просто PDF вивантажити та все», — поділилася Олена.

✅ В агентстві також настроєно системний облік фінансів. Олена будь-якої миті бачить, скільки грошей на кожному рахунку, які оплати від клієнтів надійшли, а які ще очікуються, скільки витрачено, які платежі заплановані.

✅ На облік потрібно мінімум часу. Це особливо важливо у невеликому бізнесі, коли власник має багато завдань щодня і немає великої команди, якою можна делегувати.

«Все перед очима, натискаєш 2-3 кнопки та можна внести/отримати всю інформацію».

✅ Щоб внести дані, достатньо скористатися телеграм-ботом. Тому нічого не втрачається, адже додати надходження чи витрату можна навіть коли стоїш у пробці або п’єш каву.

✅ І головне, що зазначає Олена, завдяки Finmap є «Розуміння, куди ми йдемо, як розвиваємося, чи масштабуємось і на що варто звертати увагу».

P.S. Чому Олена «занурилась» у Finmap без сумнівів, як Телеграм-бот став одним із найкращих друзів і чому вона рекомендує Finmap усім, від логістичних компаній до бюро перекладів, дивіться у цьому відео.

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

А дізнатися більше про послуги агентства Present Perfect Agency можна за посиланням: https://presentperfect.agency/

Підписуйтесь!

Регулярні статті та кейси про фінанси зрозумілою мовою

    Всі права захищені. Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Ми збираємо cookie для покращення роботи сайту. Докладніше - Політика конфіденційності.