Як у проєктному бізнесі налагодити фіноблік та перетворити його на базу для прийняття управлінських рішень: кейс архітектурного дизайн-бюро Bogdanova Bureau

Bogdanova Bureau — архітектурні та інтер’єрні рішення для приватних та комерційних об’єктів
Сайт: https://bogdanovabureau.com/ua/
Instagram: https://www.instagram.com/bogdanovabureau/

Ольга Богданова — засновниця Bogdanova Bureau
Живе своєю справою
Любить фінанси і завжди вивчає нове у цьому напрямку
Сміливо тестує гіпотези та відслідковує їх результати у Finmap
Instagram: https://www.instagram.com/bogdanova.personal/

Чи можливо налаштувати зрозумілий та системний фіноблік у проєктному бізнесі?

  1. Ні, там стільки нюансів. Навіть не варто намагатися все порахувати, нічого не вийде
  2. Напевно, це дуже складно. Не обійтись без команди фінансистів
  3. Можна, і навіть без фінансового відділу усередині бізнесу

Не знаємо, яку відповідь ви вибрали. А Ольга Богданова вирішила: «Можна». Підключила Finmap, заручилася підтримкою нашого фінансового експерта…

Що, і головне, як вийшло в Ольги реалізувати — у цьому кейсі*

* Кейс буде корисним не лише тим, хто має проєктний бізнес. Він для всіх, хто:

  • поки що не розуміє, як підступитися до фінобліку;
  • шукає способи припинити втрачати гроші;
  • хоче розібратися, що відбувається у фінансах бізнесу.

Дано

З Finmap Ольга знайома з моменту запуску сервісу, коли разом із партнером розвивала велике архітектурне бюро, де було понад 40 співробітників. Однак, на той момент фінансами в компанії займалися фінансовий менеджер і бухгалтер, тому вона не мала можливості оцінити сервіс.

У 2018 році бюро розділилося та Ольга почала будувати свою компанію — Bogdanova Bureau, в якій зараз 8 співробітників. «Після величезної компанії створювати маленьку — велике задоволення», — каже вона.

Коли постало питання ведення фінобліку, Ольга також вирішила впровадити Finmap. Тим паче, була можливість користуватися сервісом безкоштовно цілий місяць, щоб спробувати.

* Зараз у Finmap є безкоштовний пробний період 14 днів

А трохи згодом підключила ще й фінансового менеджера Finmap для ведення обліку. Здавалося б, невелика команда, величезний досвід у ніші та такий творчий напрямок. Навіщо стільки уваги до фінансів?

Задача

Саме завдяки значному бізнес-досвіду (з 2006 року) Ольга вже давно пройшла стадію хаосу в обліку, коли «всі гроші, що заходять, — наші». І чітко розуміла важливість обліку фінансів.

У неї були конкретні завдання:

1️⃣ Розрахувати собівартість проєктів

Буває, тобі здається, що все добре за проєктом, особливо коли складаються добрі стосунки з клієнтом. А насправді там ситуація може бути сумною“.

Важливо було знати, як порахувати собівартість. Щоб знаходити збиткові проєкти, розуміти, чому вони збиткові, та вживати заходів.

2️⃣ Систематизувати витрати компанії
А також зрозуміти, де є перевитрати, які витрати повторюються, що можна оптимізувати або перерозподілити.

3️⃣ Впровадити професійний фінансовий облік у бізнесі
А саме:

  • глибше розібратися у можливостях сервісу Finmap та налаштувати його під особливості компанії;
  • тестувати нові гіпотези;
  • мати можливість ставити всі питання щодо фінансів та отримувати консультації.

Рішення

Після підключення Finmap на пробний період Ольга почала розбиратися у сервісі самостійно. Розносити фінанси, систематизувати рахунки, імпортувати дані з Excel, розбиратися з аналітикою. І ось після знайомства з аналітикою* в Ольги стали виникати питання, захотілося глибше розібратися у фінансах.

* Так виглядає Аналітика у Finmap. У наших користувачів є звіти про рух грошових коштів (CashFlow), про прибуток та збитки (P&L), про дебіторську та кредиторську заборгованості, звіт за проєктами та інші.

Тому ми запропонували їй допомогу фінансового менеджера.

Мені запропонували послугу фінансового менеджера. Я, звісно ж, погодилася. І ось тут почалася основна точка зростання та дружба з фінансами». Тепер Ольга могла не лише сама занурюватись у можливості сервісу, а й делегувати завдання фінансовому менеджеру Finmap. Наприклад, внесення даних займало час. Коли це завдання взяв менеджер, в Ольги з’явилася можливість більше уваги приділяти іншим питанням. Але головною перевагою менеджера стала можливість ставити питання, отримувати консультації та разом обговорювати ідеї та гіпотези.“«З усіх моїх питань: як, що, де подивитися, а якщо я зроблю так, як це враховувати — мені є з ким порадитися“.

Крім того, фінансові менеджери Finmap мають досвід роботи у різних нішах. Що дозволяє їхнім клієнтам отримувати погляд зі сторони та переймати класні рішення з інших галузей.

Попрацювавши з кількома менеджерами*, Ольга все ж таки знайшла «свого», з яким співпрацює і зараз.

* За бажанням, наші користувачі можуть звернутися за допомогою до фінансових експертів Finmap і вибрати для себе асистента, менеджера або ментора. Докладніше про цю послугу ви можете дізнатися тут.

Які ж рішення тепер використовуються в Bogdanova Bureau

1. Впровадили погодинку

Після початку пандемії, коли бюро перейшло на віддалену роботу, було прийнято рішення спробувати розкласти проєкти на завдання та години. Щоб бачити, яке завдання скільки часу з’їдає. А потім перерахувати вартість години у кожному проєкті.“«Одразу впровадили години у фінмодель, зробили таблицю і потім перенесли її до Finmap. Тепер у сервісі бачимо, яка у нас ситуація щодо проєктів». Це рішення дозволило правильно оцінювати проєкти, щоб не йти в мінус. Плюс дало розуміння, що робити у ситуаціях, коли клієнт у процесі просить додаткову послугу.“«Є ситуації, коли клієнти просять ще щось зробити, ще … І це важко оцінити. Здається, що ставиш або дуже дорого, або дуже мало. Нас тут рятує погодинка. Ми знаємо, скільки коштує наша година роботи, бачимо години, витрачені командою».

2. Впровадили

Проєкти у FinmapУ Bogdanova Bureau кожен клієнт — окремий проєкт у Finmap. Для проєктного бізнесу це дуже зручно, адже можна одразу фіксувати всі витрати та надходження на конкретному проєкті. А потім в аналітиці, в окремому звіті Проєкти, бачити повну картину кожного клієнта.

* Користувачі Finmap можуть завести окремі напрямки діяльності у вигляді проєктів. Щоб бачити в окремому звіті доходи, витрати, прибуток, рентабельність та маржинальність кожного проєкту.

3. Створили фонди

Ця ідея також прийшла з переходом на віддалену роботу, коли відпала потреба платити за оренду офісу. Ольга не хотіла, щоб гроші простоювали. Тому було вирішено платити «оренду» самим собі. Відкладали по $1000, потім $1500 і $2000. До моменту виходу в офіс команда мала необхідну суму, щоб вибирати для себе саме той варіант, який сподобається на 100%, і не переживати про вартість.“«У результаті ми вибрали дорожчий офіс. Але не боялися його брати, бо розуміли, що у нас є подушка безпеки. І якщо ми не впораємося, є фонд, який ми відкриємо та точно протягнемо наш контракт». Якщо підприємець починає створювати фонди, його вже не зупинити???? Так сталося і в Bogdanova Bureau. Після першого резервного фонду було вирішено створити:

● Фонд факапів

У роботі не обходиться без факапів та непередбачуваних обставин. Раніше їх покривали із грошей компанії чи власних коштів Ольги. Тепер для таких випадків є окремий фонд, куди одразу ж відкладається по 2% з усіх грошей, що надходять.

Буває, проєкт не може сам себе окупити, наприклад, є наші помилки, якийсь людський фактор, десь підвели терміни… Усі проєкти накопичують цей фонд, і він може перекрити такі ситуації“.

● Фонд розвитку

У нього відкладають гроші на навчання та корисні поїздки. Наприклад, на Expo Dubai 2020.

● Фонд маркетингу

Він з’явився нещодавно. Поки в Bogdanova Bureau клієнти приходять в основному по сарафанному радіо. Проте у 2022 році є план почати залучати нових клієнтів. Для активної роботи у цьому напрямку створили окремий фонд.

4. Аналізують результати експериментів

Планувати проєкт на 1 місяць або 3. Надавати послугу або відмовитися від неї. Використовувати той чи інший софт або ні. Фінансовий облік та аналіз допомагають приймати ці рішення виважено і на основі цифр, а не навмання.

Наприклад, Ольга розповідає, що рік тому вони відмовилися від моделювання у 3Ds Max, тому що він з’їдав багато ресурсів та часу команди. Перейшли на іншу програму. Проте в одному із проєктів клієнт дуже просив зробити візуалізації саме у 3Ds Max. Та й команда теж цього хотіла.

Тоді вирішили зробити так, як просять клієнт та команда. Але провести це як експеримент. Виділили в окремий проєкт і порахували, скільки часу на нього пішло та скільки грошей витрачено в порівнянні з програмою, якою користуються для інших проєктів. Виявилося, що витрати були дуже високі.

Ми одразу бачимо за аналітикою, що якщо хочемо рухатися таким шляхом, нам потрібно клієнту виставляти більший прайс. Або віддавати це у субпідряд. Тобто одразу з фінансового боку ти бачиш можливі рішення“.

5. Фіксуємо навіть дрібні витрати

Наприклад, витрати на різні програми та онлайн-сервіси. Часто підприємці їх не враховують і взагалі не вважають витратами. Однак загалом, особливо за рік, виходять чималі суми, які без урахування зникають.“«300 грн на місяць за рік перетворюються на 3600 грн. І так відбувається не лише з 1 додатком. У Finmap це круто відстежується, ти розумієш, на що потрібен бюджет».

Що в результаті

Пандемія, криза та перехід на віддалену роботу плюс фінансовий менеджер для нас стали великим ривком“.

✅ У Bogdanova Bureau налагоджено та системно ведеться облік фінансів.

✅ Ольга використовує таблиці для фінансового моделювання та прогнозування, а також Finmap для аналізу ситуації у бізнесі та прийняття рішень.

Для мене Finmap — це не про прогнози, це про аналіз. Коли ти бачиш перед очима результати, коли бачиш, що десь не треба витрачати більше, десь ми втрачаємо… А ще бачиш потенціал зростання у таблицях, графіках. Розумієш, що вийшло, що не вийшло, де якісь факапи. Може щось врахувати на майбутнє, якийсь ризик. Скільки ми на цьому втрачаємо і чому“.

✅ Завдяки правильному обліку у компанії з’явилася можливість розподіляти гроші та створювати фонди під різні цілі: резерв, навчання, маркетинг, вирішення позапланових ситуацій.

✅ Вдалося побудувати систему розрахунку вартості проєктів, щоб не працювати в мінус та не перекривати збиткові проєкти за рахунок прибуткових.

Дуже часто ми раніше працювали за рахунок кредиту інших проєктів, затягуючи проєкти в мінус. Грамотний фінансовий облік допомагає все це бачити, заощадити та придбати там, навіть де ми не очікували“.

✅ У компанії правильно рахують прибуток, і Ольга може коректно нарахувати собі дивіденди. Так, щоб бізнес не потрапив до касового розриву після їх виплати.

✅ Паралельно Ольга проходила та продовжує проходити різноманітні курси та програми з фінансів. Усі інсайти, гіпотези та ідеї після навчання також обговорює зі своїм фінансовим менеджером.

За цей час я серйозно виросла в плані фінансового управління, тому що фінансист допомогла мені все поставити правильно і якось більше систематизувати“.

P.S. Насамкінець кілька крутих висновків від Ольги

«Пандемія, криза та перехід на віддалену роботу плюс фінансовий менеджер для нас стали великим ривком».

● Про допомогу фінансового менеджера:

«Сам Finmap — добре. А коли є людина, яка допоможе розібратися та все систематизувати, це допомагає заощаджувати. Тому що ти платиш фінансовому менеджеру 10 000 грн., а втрачати без нього можеш 50 000 грн. І навіть не знати, куди і де ти їх втрачаєш, упускаєш чи не враховуєш».

● Про те, як простіше почати вести облік:

«На коротких проєктах легко розкласти фінанси. На довгограючих проєктах це все складніше і трішки неприємно: вести облік годин, постійно звіряти баланси, каси, постійно вносити дрібні витрати…».

● Про кризу для підприємців:

«Криза це не завжди стопер. Це може бути класною точкою зростання. Саме криза допомагає подивитися по-іншому на те, що ти робиш. Переформатувати, оптимізувати. Тому що у потоці ти не звертаєш увагу на невеликі похибки. А криза змушує зібратися».

● Про фінанси в цілому:

«Багато хто не любить фінанси, але це основа. Дуже важливо стежити за їхнім станом. Якщо ти не полюбиш фінанси, то фінанси не полюблять тебе».

Що ще Ольга думає про фіноблік, кому рекомендує Finmap і чому не змінює сервіс уже багато років, дивіться у новому відео.

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

А щоб скористатися допомогою фінансового експерта та прокачати порядок у грошах бізнесу на 100%, переходьте за посиланням тут.

Підписуйтесь!

Регулярні статті та кейси про фінанси зрозумілою мовою

    Всі права захищені. Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Ми збираємо cookie для покращення роботи сайту. Докладніше - Політика конфіденційності.

    Tüm hakları saklıdır. Bir metnin veya bir kısmının kopyalanması ancak sahibinin izni ile mümkündür.

    Todos los derechos reservados. La copia de un texto o de una parte del mismo solo es posible con el permiso del titular.

    Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie tekstu lub jego części jest możliwe tylko za zgodą posiadacza praw autorskich.

    Všechna práva vyhrazena. Kopírování textu nebo jeho části je možné pouze se svolením držitele.

    All rights reserved. Copying a text or a part of it is only possible under the holder’s permission.

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя