Як впровадити системний облік грошей у бізнесі через майже 5 років існування на ринку: кейс компанії KLEI

KLEI — сервіс друку наліпок та стікерпаків

Сайт: https://klei.co
Insragram: https://www.instagram.com/stickers.klei/

Микита Аніканов — засновник та керівник KLEI
Бажає розвивати свій бізнес.
Наводить порядок у грошах з Finmap.
Любить, коли наклейки не стираються.

Чи може щось гальмувати розвиток бізнесу з крутим продуктом та згуртованою командою, яка горить своєю справою? Так. Наприклад, неналаштований облік грошей.

«Немає сенсу масштабувати хаос», — сказав нам в інтерв’ю Микита, засновник і керівник сервісу друку стікерів KLEI. І справді, як планувати зростання чи вихід на нові ринки, коли не знаєш, а що взагалі відбувається із грошима у бізнесі. Чи є прибуток чи компанія збиткова?

Восени 2021 року Микита вирішив систематизувати фінанси у своєму проекті та звести всі дані в єдиному місці. Навіщо і що йому це дало, розповідаємо в цьому кейсі.


Дано

Сервіс друку стікерів KLEI стартував у 2017, у березні 2022 їм буде вже 5 років. У команді 10 людей, невеликий, майже сімейно-дружній бізнес.

Чому вибрали цю нішу? Микита каже:

«Наліпка — остання оборона фізичного на цій планеті, де все диджиталізується».

За кілька місяців зі старту їм вдалося підібрати обладнання, налагодити процес виробництва, досягти бажаної якості та отримати перших клієнтів серед дизайнерів. Ті, зі свого боку оцінили продукт і стали рекомендувати KLEI своїм замовникам. Бізнес почав розвиватись.

Наразі вони роблять наклейки для різних класних проєктів та компаній, серед яких: Wix, Вікімедіа Україна, Reface, Banda agency та інші. Ми у Finmap, до речі, теж замовляли у них свої наклейки.

Здається, що заважає хлопцям із KLEI обклеїти своїми стікерами все, від кав’ярні у Києві до ракет у SpaceX? Адже їх знаходять клієнти з Канади, замовляють наклейки та погоджуються чекати по 4+ тижні, поки посилка доїде-допливе-долетить.

Микита зізнається: одна з причин, чому вони не надто швидко зростали всі ці роки — проблеми у фінансах. Були касові розриви, неприбуткові періоди. І не було жодної системи, щоб це зрозуміти. Сам продукт багатоскладовий. Замовлення дуже різні, від 1 наклейки до 1000 чи навіть 10 000. Контурні, круглі… Велика продуктова матриця і в ній були дірки.

Щоб створити систему обліку, побачити проблемні місця та зрозуміти, як діяти, Микита вирішив підключити Finmap.

Завдання: зробити здоровий бізнес

«Я прагну побудувати компанію, яка буде надійною і не загине за першої кризи. Це займає час. А фінанси моя слабка частина, мені було дуже складно в цьому», — каже Микита.

KLEI хочуть розвиватися, вийти на інші ринки (поки вони працюють лише по Україні). Ціль: йти туди, де погані наклейки, щоб зробити там хороші.

Бажаючи цього досягти, восени Микита взявся за фінансовий облік серйозно.
Першим кроком стало підключення Finmap.

За допомогою сервісу фаундер Klei хотів:

  • запровадити системний облік грошей;
  • упорядкувати заборгованості, знати, кому винні вони, а хто — їм;
  • побачити касові розриви, щоб не допускати їх;
  • зрозуміти, чи отримує компанія прибуток чи є збитки;
  • зібрати дані, який із товарів приносить найбільший прибуток.

Рішення від Finmap

Щоб одразу виключити ризик несистемного використання сервісу (= ситуації «забув, внесу потім, було лінь, є справи важливіші»), насамперед Микита делегував ведення обліку фіндиректору (і за сумісництвом своїй мамі). Раніше вона ніколи не вела фіноблік у сервісах, але у Finmap все виявилося просто і зрозуміло.

«Finmap якраз закрив слабку частину: все зрозуміти, організувати, врахувати. Тут все просто: заходиш — ось твоє вікно, ось баланс, ось звіти за місяць».

Але й собі Микита поставив завдання — паралельно з впровадженням сервісу почав проходити курс «Гроші бізнесу: від хаосу в обліку до системи за 5 кроків». Щоб розібратися: як правильно вести облік, на що звертати увагу, як читати показники та розуміти, що відбувається у бізнесі щодня.

Далі KLEI запровадили правило – працювати за передоплатою. Раніше вони допускали роботу без попередньої оплати, аби прискорити процес для замовника. Тим більше, що випадки, коли клієнти не вносили оплату, були поодинокими. Проте затримка надходження грошей неодноразово призводила до касового розриву.

Почавши вести облік у Finmap, Микита побачив, що у них накопичуються такі борги від замовників (дебіторка). І вирішив, пора все ж таки системно переходити на роботу з передоплати.

* Дебіторка — коли хтось винен вашому бізнесу. Наприклад, KLEI вже надрукували наклейки, а замовник ще не сплатив за них. Finmap має окремий звіт «Дебіторка», який показує, хто і скільки винен вашому бізнесу. Він допомагає контролювати такі борги, не забувати про них та за необхідністю нагадувати контрагентам про внесення потрібної суми.

Крім Дебіторки, Микита почав відстежувати у Finmap фінансовий потік за допомогою звіту «Гроші»*. Тепер він контролює не лише фінансовий результат, а й знає про кожну суму, яка надходить до компанії або витрачається.

* У Finmap звіт «Гроші» показує рух коштів, щоб підприємець бачив, які суми надходять, а які витрачаються компанією.

Одним із найважливіших звітів для себе Микита називає звіт «P&L»*. Адже впроваджуючи фін звітність, він хотів зрозуміти, чи взагалі є у компанії прибуток і який, або у них збитки. Щоб потім приймати рішення щодо можливості масштабування. Адже якщо проєкт збитковий, треба спочатку усунути проблеми із фінансами, а вже після зростати.

* P&L — це звіт про прибуток і збитки. У Finmap він автоматично віднімає з усіх доходів за певний період (наприклад, за місяць) усі витрати за цей же період. Таким чином, підприємець бачить, чи є у компанії прибуток чи бізнес зі збитками.

А щоб розібратися, які саме наклейки приносять найбільший прибуток, Микита використовує функціонал Категорій*. За його словами, за 3 місяці обліку у Finmap вони спробували різні варіанти та зараз користуються розподілом на 2 категорії: окремі наклейки та стікер-сети (коли на 1 аркуші багато наклейок). Вносячи кожну суму надходження, зазначають, це було замовлення на окремі наклейки або на сет.

* Категоріями у Finmap користувач може позначити типи доходів та витрат. Це допомагає відстежувати надходження та витрати у кожному конкретному типі. Наприклад, KLEI можуть бачити прибуток тільки від замовлень на стікер-сети.

Поки що команда знаходиться лише на етапі збору інформації. Як каже Микита, вони не поспішають. Він додивляється курс і паралельно відразу намагається всі знання впроваджувати у своїй компанії. Плюс занурюється у можливості Finmap, щоб максимально налаштувати сервіс під свій бізнес та отримувати більше корисних даних.

Що в результаті

✅ KLEI впровадили системний облік фінансів вперше за майже 5 років існування бізнесу.

✅ Побачили свої болючі точки в грошах. Наприклад, через роботу без передоплати накопичується дебіторка, яка в результаті призводить до касових розривів. Тому запровадили правило працювати з передоплати та це значно знизило обсяг боргів із боку клієнтів.

✅ Відстежують фінансовий потік, контролюють, скільки грошей надходить у компанію, а скільки витрачається.

✅ Контролюють прибутковість компанії. Це стало підґрунтям для ухвалення рішення про масштабування.

✅ З’явилося більше часу, який можна присвятити розвитку бізнесу. Адже ведення обліку у Finmap не потребує великих зусиль.

«З’явився Finmap, ми закрили дірки у фінансах і зрозуміли, що можемо робити щось серйозніше», — говорить Микита. А ми вже потираємо руки та чекаємо, коли наклейки від KLEI підкорять цей світ, що диджиталізується

P.S. Чому Микита зареєструвався у Finmap ще влітку, але тягнув із впровадженням до осені, як не хотів відповідати на дзвінок нашого менеджера відділу продажу та яку круту ідею KLEI вже встигли реалізувати після підключення Finmap, дивіться у відео.

P.P.S. Обережно — ролик заряджає позитивним настроєм. Якщо сьогодні ви хочете побути в смутку, не дивіться

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

А дізнатися більше про класні наклейки від KLEI можна тут: https://klei.co

Підписуйтесь!

Регулярні статті та кейси про фінанси зрозумілою мовою

    Всі права захищені. Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Ми збираємо cookie для покращення роботи сайту. Докладніше - Політика конфіденційності.

    Tüm hakları saklıdır. Bir metnin veya bir kısmının kopyalanması ancak sahibinin izni ile mümkündür.

    Todos los derechos reservados. La copia de un texto o de una parte del mismo solo es posible con el permiso del titular.

    Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie tekstu lub jego części jest możliwe tylko za zgodą posiadacza praw autorskich.

    Všechna práva vyhrazena. Kopírování textu nebo jeho části je možné pouze se svolením držitele.

    All rights reserved. Copying a text or a part of it is only possible under the holder’s permission.

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя