Agentur mit EU-/US-Kunden: Multiwährungsbuchhaltung richtig gemacht

Immer mehr ukrainische Agenturen arbeiten mit Kunden im Ausland: Unternehmen in der EU und den USA zahlen in Dollar oder Euro, während Team, Miete und Steuern vollständig in Hrywnja (UAH) anfallen. Das ist großartig für den Umsatz, schafft aber ein eigenes finanzielles Kopfzerbrechen — die Multiwährungsbuchhaltung. Solange Sie alles nur „ungefähr in Hrywnja, über den Daumen gepeilt" führen, wird der Gewinn zur Fiktion: Der Kurs bewegt sich, Umrechnungen fressen Ihr Geld auf, und es ist unklar, wie viel Sie tatsächlich verdient haben.

Schauen wir uns an, warum mehrere Währungen die Buchhaltung verkomplizieren und wie Sie sie führen sollten, um den echten Gewinn zu sehen. Für einen breiteren Blick auf Multiwährung im Geschäftsalltag siehe Multiwährungsbuchhaltung für kleine Unternehmen.

Warum mehrere Währungen die Buchhaltung verkomplizieren

Wenn das gesamte Geld in einer Währung ist, ist die Buchhaltung einfach: Umsatz minus Ausgaben. Sobald die Einnahmen in Dollar und die Ausgaben in Hrywnja anfallen, taucht eine Frage auf, auf die es keine einzige Antwort gibt: In welcher Währung messen Sie das Ergebnis? Ein Dollar heute und ein Dollar in einem Monat sind eine unterschiedliche Anzahl von Hrywnja, sodass dasselbe Projekt je nachdem, wann und zu welchem Kurs Sie es „umrechnen", mehr oder weniger profitabel aussehen kann.

Fügen Sie Konten in verschiedenen Währungen, Umrechnungen zwischen ihnen und Forderungen in Dollar hinzu — und ohne System wird das Bild undurchsichtig.

Problem 1: In welcher Währung der Gewinn gemessen wird

Die zentrale Entscheidung ist die Wahl einer Basiswährung für Ihre Buchhaltung. Für eine ukrainische Agentur ist das fast immer die Hrywnja, weil Sie darin Gehälter, Miete und Steuern zahlen — und Ihr tatsächliches Ergebnis wird in Hrywnja gemessen. Einnahmen in Dollar werden zum Kurs am Transaktionsdatum in Hrywnja umgerechnet. Das gibt Ihnen einen einheitlichen Maßstab, an dem Sie Projekte vergleichen und den Gewinn erkennen können, statt „mal in Dollar, mal in Hrywnja".

Problem 2: Kursdifferenzen

Die zweite Schwierigkeit sind Kursdifferenzen. Ein Kunde unterschreibt ein Projekt für 5.000 $, als der Kurs 40 beträgt, und zahlt, wenn er bei 42 liegt. Sie haben 10.000 Hrywnja mehr erhalten als erwartet — nicht weil Sie bessere Arbeit geleistet haben, sondern wegen des Kurses. Diese Differenzen müssen vom operativen Gewinn getrennt werden; sonst schreiben Sie sich Geld gut (oder verlieren es), das tatsächlich nicht von Ihrer Arbeit, sondern vom Devisenmarkt abhängt.

So führen Sie die Multiwährungsbuchhaltung richtig

Der richtige Ansatz besteht aus drei Dingen. Erstens — führen Sie Konten in ihrer jeweiligen Währung (das Dollarkonto in Dollar, das Hrywnja-Konto in Hrywnja) und vermischen Sie sie nicht. Zweitens — erfassen Sie den Kurs zum Datum jeder Transaktion, damit die Umrechnung in Hrywnja ehrlich ist. Drittens — betrachten Sie Kursdifferenzen als eigene Zeile und nicht als etwas, das über den Gewinn „verschmiert" wird. Dann sehen Sie gleichzeitig, wie viel Sie tatsächlich in der Währung haben, wie viel das in Hrywnja ist und wie viel der Kurs hinzugefügt oder weggenommen hat.

Beispiel: ein Projekt in Dollar, Ausgaben in Hrywnja

Eine Agentur übernimmt ein Projekt über 5.000 $. Die Kosten dafür (Team, Auftragnehmer) betragen 140.000 Hrywnja. Am Starttermin liegt der Kurs bei 40, sodass der Umsatz „auf dem Papier" 200.000 Hrywnja beträgt und der erwartete Gewinn 60.000. Doch der Kunde zahlt net-30, und am Zahlungstermin hat sich der Kurs auf 41 bewegt: Tatsächlich kamen 205.000 herein. Der operative Gewinn bleibt bei 60.000 (das ist das Verdienst der Arbeit), plus eine Kursdifferenz von +5.000 (das ist das Verdienst des Kurses). Trennen Sie das nicht, denken Sie, das Projekt habe „65 verdient", und bauen das in Ihre Erwartungen ein — und beim nächsten Mal zieht der Kurs vielleicht diese 5 wieder ab, und der Plan geht nicht auf. Die Trennung zeigt die Wahrheit: wie viel die Arbeit erbracht hat und wie viel die Währung.

Womit Sie anfangen sollten

Wählen Sie eine Basiswährung für Ihre Buchhaltung (für eine ukrainische Agentur — die Hrywnja), führen Sie Währungskonten in ihrer jeweiligen Währung und erfassen Sie den Kurs zum Datum jeder Transaktion. Allein das gibt Ihnen ein ehrliches Bild des Gewinns. Wie das in der Praxis mit Dollar, Hrywnja und sogar Krypto aussieht, lesen Sie unter Multi-Currency USD/UAH/Crypto in Finmap. Und vergessen Sie nicht, dass die Kosten der Kundenbetreuung ebenfalls in Ihrer Basiswährung berechnet werden müssen (wie das geht).

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