Agencia con clientes de la UE/EE. UU.: contabilidad multidivisa bien hecha

Cada vez más agencias ucranianas trabajan con clientes en el extranjero: empresas de la UE y de los EE. UU. pagan en dólares o euros, mientras que el equipo, el alquiler y los impuestos están todos en grivnas (UAH). Eso es estupendo para los ingresos, pero crea un dolor de cabeza financiero particular: la contabilidad multidivisa. Mientras lleve todo «aproximadamente en grivnas, a ojo», el beneficio se convierte en ficción: el tipo de cambio se mueve, las conversiones se comen su dinero y no queda claro cuánto ha ganado realmente.

Vamos a desentrañar por qué varias divisas complican la contabilidad y cómo llevarla para que pueda ver el beneficio real. Para una mirada más amplia sobre la multidivisa en los negocios, consulte Contabilidad multidivisa para pequeñas empresas.

Por qué varias divisas complican la contabilidad

Cuando todo el dinero está en una sola divisa, la contabilidad es simple: ingresos menos gastos. En el momento en que los ingresos llegan en dólares y los gastos salen en grivnas, aparece una pregunta que no tiene una respuesta única: ¿en qué divisa mide el resultado? Un dólar hoy y un dólar dentro de un mes son una cantidad diferente de grivnas, así que el mismo proyecto puede parecer más o menos rentable según cuándo y a qué tipo de cambio lo «convierta».

Añada cuentas en distintas divisas, conversiones entre ellas y cuentas por cobrar en dólares, y sin un sistema el panorama se vuelve opaco.

Problema 1. En qué divisa medir el beneficio

La decisión clave es elegir una moneda base para su contabilidad. Para una agencia ucraniana, casi siempre es la grivna, porque en ella paga los salarios, el alquiler y los impuestos, y es en grivnas donde se mide su resultado real. Los ingresos en dólares se convierten a grivnas al tipo de cambio de la fecha de la transacción. Eso le da un único patrón con el que puede comparar proyectos y ver el beneficio, en lugar de «algo en dólares, algo en grivnas».

Problema 2. Diferencias de cambio

La segunda dificultad son las diferencias de cambio. Un cliente firma un proyecto por 5000 $ cuando el tipo de cambio es 40, y paga cuando es 42. Ha recibido 10 mil grivnas más de lo esperado, no porque haya trabajado mejor, sino por el tipo de cambio. Estas diferencias hay que separarlas del beneficio operativo; de lo contrario, se atribuye (o pierde) dinero que en realidad no depende de su trabajo, sino del mercado de divisas.

Cómo llevar correctamente la contabilidad multidivisa

El enfoque correcto se reduce a tres cosas. Primero: mantenga las cuentas en su propia divisa (la cuenta en dólares en dólares, la cuenta en grivnas en grivnas), sin mezclarlas. Segundo: registre el tipo de cambio en la fecha de cada transacción, para que la conversión a grivnas sea honesta. Tercero: vea las diferencias de cambio como una línea separada, en lugar de «diluidas» dentro del beneficio. Así verá, al mismo tiempo, cuánto tiene realmente en la divisa, cuánto es eso en grivnas y cuánto añadió o quitó el tipo de cambio.

Ejemplo: un proyecto en dólares, gastos en grivnas

Una agencia acepta un proyecto de 5000 $. Sus costos (equipo, contratistas) son 140 mil grivnas. En la fecha de inicio el tipo de cambio es 40, así que los ingresos «sobre el papel» son 200 mil grivnas, y el beneficio esperado es 60 mil. Pero el cliente paga a 30 días, y en la fecha de pago el tipo de cambio ha subido a 41: realmente entraron 205 mil. El beneficio operativo sigue siendo esos mismos 60 mil (eso se debe al trabajo), más una diferencia de cambio de +5 mil (eso se debe al tipo de cambio). Si no los separa, pensará que el proyecto «ganó 65» y lo incorporará a sus expectativas, y la próxima vez el tipo de cambio podría restar esos 5, y el plan no cuadrará. Separarlos muestra la verdad: cuánto aportó el trabajo y cuánto la divisa.

Por dónde empezar

Elija una moneda base para su contabilidad (para una agencia ucraniana, la grivna), mantenga las cuentas en divisas en su propia moneda y registre el tipo de cambio en la fecha de cada transacción. Solo con eso ya obtendrá una imagen honesta del beneficio. Para ver cómo funciona en la práctica con el dólar, la grivna e incluso las criptomonedas, lea Multidivisa USD/UAH/cripto en Finmap. Y no olvide que el costo de atender a un cliente también debe contabilizarse en su moneda base (cómo hacerlo).

En Finmap, las cuentas en distintas divisas, los tipos de cambio en las fechas de las transacciones y las diferencias de cambio se gestionan de forma automática, de modo que el beneficio real se ve tanto en la divisa como en grivnas. Pruébelo gratis durante 7 días.