Bar & Pub: Pour Cost, Prime Cost und warum Umsatz noch kein Gewinn ist

„An einem Freitagabend dröhnt die Bar: 70.000–80.000 ₴ an einem Abend, alle zwölf Zapfhähne im Einsatz, eine Schlange am Tresen. Und zum Monatsende schaue ich auf den Kontostand und begreife ehrlich nicht, wo das alles geblieben ist“ — so begann Dmytro, Mitinhaber eines Craft-Pubs mit sechzig Plätzen, unser Gespräch.

Der Pub läuft im dritten Jahr. Der Umsatz ist solide — in der Saison fast 1,2 Mio. ₴ im Monat. Die Gäste sind zufrieden, die Bewertungen gut, weder Bar noch Küche stehen lange still. Doch der Gewinn benimmt sich wie ein Gespenst: mal ist er da, mal nicht, und lange sah Dmytro darin überhaupt keine Logik. „Das Schlimmste war nicht, dass das Geld knapp war. Das Schlimmste war, dass ich nicht verstand, wovon es abhing, ob welches da war oder nicht.“

Diese Geschichte kennt fast jeder Barbetreiber. Du kannst an einem Abend tausend Gläser ausschenken und am Morgen feststellen, dass du weniger verdient hast als das Café nebenan an zehn Tischen. Und es liegt fast nie an der Zahl der Gäste. Es liegt daran, dass in einer Bar das Geld im Kleinen versickert: in Gramm, in Überschenken, in „das geht aufs Haus“, in einer Küche, die still im Minus arbeitet. Sehen wir am Beispiel von Dmytro, wie das Geld in einer Bar wirklich funktioniert, wo es versickert — und dann, wie er endlich Ordnung schuf.

Wie Dmytro hinter dem Tresen landete

Dmytro stammt nicht aus einer Gastronomenfamilie. Als Student jobbte er als Barkeeper, dann saß er ein paar Jahre in der IT, und für Craft-Bier „brannte“ er als Gast — er fuhr auf Festivals, kannte die Stile, wusste den Unterschied zwischen einem APA und einem NEIPA besser als seinen eigenen Dienstplan. Als er mit einem Freund beschloss, einen Pub zu eröffnen, schien das Wichtigste gutes Bier, Atmosphäre und die richtige Musik zu sein. „Wir wussten alles über Hopfen und fast nichts über die Kosten eines Glases“, lacht er heute.

Das erste Jahr trug sie der Enthusiasmus und ihre eigenen Ersparnisse. Die Karte stellten sie „nach Gefühl“ zusammen: schauten sich die Preise der Nachbarn an, schlugen etwas drauf, rundeten hübsch. Die Barkeeper schenkten großzügig ein — das galt sogar als Markenzeichen des Lokals, „bei uns wird nicht gegeizt“. Den Gästen gefiel es. Am Ende jedes Monats überschlug Dmytro im Kopf eine grobe Bilanz, und wenn etwas auf dem Konto übrig blieb, nannte er den Monat gut. Wenn nicht, schob er es auf die „tote Saison“, teures Equipment oder die nächste Bierbestellung.

„Wir wussten alles über Hopfen und fast nichts über die Kosten eines Glases. Wir dachten, das Wichtigste seien Geschmack und Atmosphäre, und das Geld käme von allein dazu.“

Das Problem ist: Bei einer Bar geht es nicht um den Geschmack. Genauer: nicht nur. Eine Bar ist eines der wirtschaftlich härtesten Formate der Gastronomie, in dem sich Gewinn oder Verlust in Gramm und Prozenten versteckt, die man mit dem Auge nicht sieht. Und solange du nur auf die Kasse schaust, schaust du auf die Spitze des Eisbergs.

Wie das Geld in einer Bar wirklich funktioniert

Um zu verstehen, wo das Geld verschwindet, musst du aufhören, den Pub als eine Summe zu rechnen, und ihn in ein paar einfache Dinge zerlegen. Es sind nur drei, aber genau sie entscheiden, ob du am Ende im Plus bist oder nicht.

Pour Cost — die Zahl, die über die Bar herrscht

Der Pour Cost (auch Alcohol Cost oder Cost of Pour genannt) ist der Anteil der Kosten eines Getränks an seinem Verkaufspreis. Die Formel ist kinderleicht: Kosten der Portion ÷ Verkaufspreis × 100 %. Beispiel: Eine 700-ml-Flasche Whisky kostet dich 490 ₴, eine Portion von 40 ml ergibt also rund 28 ₴ Kosten. Verkaufst du die Portion für 150 ₴, liegt dein Pour Cost bei 19 %. Das ist ausgezeichnet.

Eine gesunde Bar hält den Pour Cost bei Spirituosen im Bereich 18–22 %, bei Cocktails 20–25 %, bei Fassbier 25–30 % und bei Wein oft 35–40 %. Warum ist das die wichtigste Zahl? Weil jeder zusätzliche Prozentpunkt Pour Cost Geld ist, das du jeden Abend buchstäblich an der Kasse vorbeischüttest. Bei einem Barumsatz von 700.000 ₴ im Monat beträgt der Unterschied zwischen 25 % und 32 % Pour Cost fast 50.000 ₴ jeden Monat. Rein durch Überschenken, Rabatte und Fehlrechnungen, die du nicht siehst.

Free Pour und „Schwund“: wo das Bier versickert

Jetzt das Schmerzhafteste. Wenn ein Barkeeper Spirituosen „nach Augenmaß“ ausschenkt und nicht mit einem Jigger (Messbecher), beträgt das durchschnittliche Überschenken 15–25 % pro Portion. Multipliziere das mit Hunderten Portionen pro Abend — und du verschenkst dem Markt jede Woche mehrere Flaschen. Rechne Comps dazu („das für einen Stammgast“, „geht aufs Haus“), Verschütten, Glasbruch, „auf der Schicht probiert“ — und du bekommst das, was Bars Liquid Loss oder Schwund nennen. Ein normaler Verlust liegt bei 1–3 %. Bei Dmytro lag er, als er es endlich nachrechnete, näher bei 12 %. Und er hatte keine Ahnung, denn diese Zahl lebte nirgends — nicht im Kopf, nicht in einer Tabelle.

„Als ich ausrechnete, dass die ‚großzügige Hand‘ des Barkeepers eine Flasche Gin von je sieben Minus bedeutet, wurde mir eiskalt.“

Die Bar ernährt, die Küche lockt an

Unter einem Dach beherbergt ein Pub zwei völlig verschiedene Geschäfte mit völlig verschiedener Ökonomie. Die Bar hat eine hohe Marge: Das Getränk kostet 20–30 %, der Rest bleibt dir. Die Küche hat eine niedrige Marge: Gerichte kosten 35–45 %, dazu Köche, Gas, abgeschriebene verdorbene Ware und langsamere, teurere Arbeit. Eine Pub-Küche verdient selten für sich allein. Ihre Aufgabe ist eine andere — den Gast länger am Tisch zu halten, damit er noch ein Bier oder einen Cocktail bestellt.

Der große Fehler ist, beide in einen Topf zu werfen. Dann verdeckt eine starke Bar eine schwache Küche, und du siehst nicht, dass du manche Gerichte mit Verlust verkaufst. Oder umgekehrt: Du gerätst in Panik, dass „die Küche sich nicht rechnet“, kürzt die Karte und verlierst damit genau den Grund, aus dem Gäste länger bleiben und mehr trinken. Solange Bar und Küche zu einer Zahl verschmolzen sind, steuerst du keine von beiden — du starrst nur auf die Summe.

Prime Cost pro Schicht — wart ihr heute im Plus?

Der Prime Cost ist die zentrale operative Kennzahl der gesamten Gastronomie. Es sind die Wareneinsatzkosten (Getränke + Speisen) plus die Personalkosten der Schicht (Barkeeper, Küche, Service). Ein gesunder Richtwert ist ein Prime Cost von höchstens 60–65 % des Umsatzes. Liegt er bei 72 %, dann bleiben für alles andere — Miete, Nebenkosten, Marketing, Steuern und deinen eigenen Gewinn — 28 Kopeken von jeder Hrywnja. Und oft reicht das schlicht nicht.

Den Prime Cost einer Schicht auszurechnen heißt, eine einfache Frage zu beantworten: Hat uns dieser Abend ernährt oder aufgefressen? Und hier taucht noch eine Barfalle auf — das Ungleichgewicht zwischen Wochenende und Wochentagen. Freitag und Samstag ist der Umsatz hoch, und selbst mit voller Besatzung fällt der Prime Cost gesund aus. Aber am Dienstag, mit drei Tischen im Raum, frisst dieselbe Schicht aus Barkeepern und Köchen fast den ganzen Umsatz. Ein schlechter Wochentagabend kann den Gewinn eines ganzen Wochenendes auslöschen — und du merkst es nicht, wenn du den Monat als eine Zahl betrachtest. Wenn du gerade diese Kennzahl vertiefen willst, haben wir separat geschrieben, wie man den Prime Cost pro Schicht rechnet, nicht einmal im Monat.

Das Leben vor Finmap

Bevor er Ordnung schuf, lebte Dmytros Pub ungefähr so — und in diesem Spiegel erkennt sich fast jeder Barbetreiber:

• Der Umsatz wurde als eine Summe gerechnet. Bar und Küche teilten sich einen Topf, also wusste niemand, dass die Küche fast bei null lief und alles an der Marge von Cocktails und Spirituosen hing.
• Pour Cost wurde gar nicht gerechnet. „Wir haben Bier für 80.000 ₴ bestellt — also brauchen wir so viel“ — ohne jeden Bezug dazu, wie viel tatsächlich verkauft wurde und wie viel „verdunstete“.
• Nach Augenmaß eingeschenkt, Comps von niemandem erfasst. Die monatliche Inventur zeigte ein Manko, aber wo genau es entstand, ließ sich nicht ermitteln. Einfach „schon wieder Minus“.
• Lieferantenzahlungen lebten im Kopf und in Chats. Zweimal verpasste er beinahe die Bierrechnung und stand fast ohne Zapfhähne am heißesten Abend der Woche da.
• Event-Anzahlungen wurden „nach Lust und Laune“ genommen. Manchmal vergaß er die Vorauszahlung — und eine geschlossene Feier endete im Minus, weil Alkohol und Ware im Voraus gekauft waren und der Gast es sich „anders überlegte“.
• Den Gewinn sah er erst im Nachhinein. Als die Buchhalterin den Monat abschloss, war es zu spät zu reagieren — das Geld war entweder da oder nicht.

„Ich führte die Bar nach Gefühl. Und Gefühl ist ein schlechter Finanzchef: Es beruhigt dich genau in dem Moment, in dem du Alarm schlagen solltest.“

Das ist der klassische Fall, in dem der Gewinn auf dem Papier da ist, aber kein Geld auf dem Konto: Die Kasse ist jeden Abend voll, doch freies Geld ist gleich null, weil es sich längst in Wareneinsatz, Überschenken und Löhnen aufgelöst hat, die du keiner Stelle zugeordnet hast.

Wie Ordnung in die Bar kam

Die Wende kam nicht durch clevere Software, sondern durch eine einfache Entscheidung: aufhören zu raten und anfangen zu sehen. Dmytro begann mit dem Minimum — er teilte die Buchhaltung in zwei Richtungen, Bar und Küche, und legte Getränkekategorien an: Bier, Cocktails, Spirituosen, Wein, alkoholfrei. Er verband die Bank, damit Zahlungen per Auto-Import einliefen und nichts von Hand abgeglichen werden musste.

Danach wurde jede Zahlung direkt an der Kasse nach Richtung und Kategorie zugeordnet — eine Sache von Sekunden. Comps wurden in eine eigene Kategorie ausgelagert, sodass endlich sichtbar wurde, wie viel die Bar im Monat „verschenkt“. Die Jigger kamen zurück auf den Tresen. Und für den Schichtleiter richteten sie eine eigene Rolle mit Zugriff ein: Er schließt die Kasse ab, erfasst Abschreibungen und Comps, sieht aber nichts Überflüssiges. So hörten die Daten auf, zwischen den Barkeepern verloren zu gehen.

Das Wichtigste: Sie begannen, jede Woche zwei Zahlen zu vergleichen: wie viel aus dem Lager abgeschrieben wurde gegenüber dem, was durch die Kasse lief — pro Kategorie. Genau an dieser Nahtstelle verstecken sich der Pour Cost und der ganze Schwund. Cash Flow und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (P&L) bauten sich nun von selbst auf, und der Zahlungskalender zeigte im Voraus, wann und wie viel für Bier, Miete und Löhne zu zahlen war, um nicht kurz vor dem Wochenende in eine Liquiditätslücke zu geraten.

Die Finanzen heute

Innerhalb von drei Monaten änderte sich das Bild so sehr, dass Dmytro es anfangs selbst kaum glaubte. Die allererste Offenbarung war die Pour-Cost-Tabelle nach Kategorie — als alle Getränke nebeneinander standen, wurde offensichtlich, wer der wahre Ernährer der Bar war und wer nur Umsatz erzeugte.

Die Schlussfolgerung las sich von selbst: Das Herz der Marge sind Spirituosen und Cocktails, während Wein und Küche sie nach unten ziehen. Dmytro griff nicht zur Axt. Er hob den Weinpreis leicht an und ergänzte die Karte um ein paar margenstarke Positionen, rückte Cocktails und Spirituosen ins Zentrum der Karte und auf die Angebotstafel, und akzeptierte die Küche bewusst als Köder statt als Gewinnbringer — und hörte auf, sich über ihre niedrige Marge aufzuregen, denn nun sah er, wie viel Bier sie an die Tische „zog“.

Die nüchternen Ergebnisse nach drei Monaten, bei gleichem Umsatz:

• Der gesamte Pour Cost der Bar fiel von ~34 % auf 25 %.
• Liquid Loss (Überschenken + Comps + Bruch) — von ~12 % auf 3 %.
• Prime Cost pro Schicht — von 72 % auf 60 % des Umsatzes.
• Der Nettogewinn — von instabilen 40.000–60.000 ₴ auf stabile 150.000+ ₴ im Monat.

Achte darauf: Es kamen keine Gäste hinzu. Der Umsatz war derselbe. Geändert hat sich nur, dass Dmytro jetzt sieht, wohin jede Hrywnja fließt, und das täglich statt im Nachhinein. Im Kern hörte er einfach auf, dem Markt zu verschenken, was früher unbemerkt versickerte. Es ist dasselbe Prinzip wie beim größeren Thema — wohin das Geld jeden Tag fließt und warum man es nur aus der Nähe sieht.

Die Erkenntnis für Unternehmer

Der Umsatz einer Bar ist die lauteste und trügerischste Zahl der Welt. Die Kasse dröhnt, eine Schlange am Tresen, jeder Zapfhahn im Einsatz — es sieht alles großartig aus. Doch zwischen „eingeschenkt“ und „verdient“ steht eine lange Kette: Pour Cost, Überschenken, Comps, eine Küche im Minus, der Schichtlohn und das Ungleichgewicht zwischen Wochenende und Wochentag. Wenn du nur auf die Kasse schaust, schaust du auf die Spitze des Eisbergs und führst die Bar blind.

„Eine Bar stirbt nicht daran, dass zu wenige Gäste kommen. Sie stirbt an den Gramm, die niemand zählt.“

Ordnung in den Finanzen bedeutet nicht Buchhaltung fürs Finanzamt. Es bedeutet, jeden Morgen eine einfache Sache zu wissen: Hat die gestrige Schicht dich ernährt oder aufgefressen? Und es zu wissen, bevor der Monat vorbei ist und das Geld schon irgendwohin verschwunden ist.

Was du daraus mitnehmen solltest

Du brauchst nicht mehr Gäste. Du musst sehen, was jedes Glas und jede Schicht bringt. Beginne mit drei Dingen, und tu es noch diese Woche: Teile die Buchhaltung in Bar und Küche, rechne den Pour Cost für jede Getränkekategorie aus, leg einen Jigger zurück auf den Tresen. Selbst ohne jede Software werden diese drei Schritte deinen nächsten Monat verändern — einfach weil du anfängst zu sehen, was bisher im Dunkeln versickerte.

Und wenn du das ganze Bild täglich sehen willst — Umsatz nach Richtung, Pour Cost, Prime Cost pro Schicht und den Zahlungskalender an einem Ort — probiere Finmap aus. Die Bank zieht die Zahlungen selbst ein, und du führst die Bar endlich nach Zahlen statt nach Gefühl. Kostenlos, ohne Kartenangabe — schon in der ersten Woche siehst du, welches Getränk und welche Schicht deinen Pub wirklich ernähren.