Sexshop-Branche: Von manueller Buchhaltung zu 800.000 UAH Umsatz. Die Erfolgsgeschichte von Hot Mamas

Wie baut man ein Business in einer Nische auf, in der Instagram einen schon wegen eines einzigen Bildes shadowbannen kann – und Influencer sich oft nicht trauen, Produkte zu testen? Und was macht man, wenn die Verkäufe plötzlich einbrechen, man aber nicht herausfindet, warum, weil die Buchhaltung „im Kopf“ oder in einem Papiernotizbuch stattfindet?

Heute sprechen wir mit Natalka — Mitgründerin von Hot Mamas, einer edukativen Sex-Toy-Boutique. Es ging um die Normalisierung von Sexualität in der Ukraine, darum, wie man in einer Geschäftspartnerschaft befreundet bleibt, und darum, wie ein systematisches Finanzmanagement den wahren Zustand des Unternehmens plötzlich glasklar sichtbar gemacht hat.

Der Weg: Von einem Glas Wein zu einem sechsköpfigen Team

Wie alles begann

Gegründet wurde der Shop von Natalka und Dana. Damals bauten beide bereits ihre eigenen Instagram-Blogs auf und hatten schon eine beachtliche Medienpräsenz. Genau diese Sichtbarkeit wurde zum Sprungbrett für ihr eigenes Business:

Dana und ich saßen einfach bei ihr, tranken Wein und brainstormten ... Da wir Bloggerinnen waren, schickten uns andere Sexshops Produkte für Werbung. Irgendwann merkte ich, dass ich diese Produkte viel lieber bewarb als zum Beispiel handgemachte Seifen — die damals total im Trend waren. Als mir Sex Toys angeboten wurden, dachte ich: „Super, machen wir, darüber kann ich wirklich sprechen.“ Die Leute hörten uns zu, sie vertrauten uns, und irgendwann sagten wir: „Warum verkaufen wir sie nicht einfach selbst?“ Und so nahm alles seinen Lauf.

Der Name entstand noch am selben Abend. Wichtig war ihnen, keine Klischees wie „Erdbeeren“ oder „Chilis“ zu verwenden. Da Natalka bereits Mutter war und Dana die Patentante ihrer Tochter, passte Hot Mamas einfach perfekt.

Partnerschaft und Team

Kennengelernt haben sich die Gründerinnen bei einem Make-up-Kurs. Bevor sie gemeinsam gründeten, waren sie bereits zwei Jahre befreundet. Die Zusammenarbeit wurde zu einem echten Test für ihre Beziehung:

Am Anfang sieht man alles durch die rosarote Brille. Ich dachte: „Oh mein Gott, sie ist so toll, ich würde sie heiraten!“ Aber dann merkt man, dass man zwei unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen Sichtweisen ist. Man muss lernen, Kompromisse zu finden. Natürlich hatten wir Konflikte, aber ich bin eher der Mensch, der Dinge glättet. Deshalb halten wir eine gesunde Balance.

Heute besteht das Team aus sechs Profis: einer operativen Leiterin, einer Content Creatorin, einer persönlichen Assistentin sowie Managerinnen für Logistik und Kundenservice. Natalka ist CEO und konzentriert sich auf die Zahlen, während Dana das kreative Gesicht der Marke ist und Website sowie Kommunikation betreut.

Marktherausforderungen und Besonderheiten der Nische

Aufklärung als Fundament

Hot Mamas ist mehr als ein Shop; es ist eine Bildungsplattform. Die Gründerinnen behaupten nicht, klinische Expertinnen zu sein. Stattdessen geht es ihnen darum, Gespräche über Sex zu normalisieren:

Es gibt eine riesige Lücke in der Sexualaufklärung. Wir haben angefangen zu erklären, dass Toys nichts mit „Unanständigkeit“ oder „Vulgarität“ zu tun haben — sondern mit Selbsterkundung und Wohlbefinden. Unsere Community hat sich mit uns verbunden gefühlt, weil sie gemerkt hat: „Oh, denen geht es genauso, das kenne ich auch.“ Wir geben Menschen das Gefühl, dass ihre Bedürfnisse normal sind.

Natalka und Dana haben Aufklärung zu einer Lifestyle-Brand gemacht. Ihre offenen und humorvollen Videos helfen dabei, gesellschaftliche Tabus abzubauen. Die Zahlen sprechen für sich: Die Hauptseite auf Instagram @hotmamas_shop hat über 36,6 Tsd. Follower.

Auch ihre persönlichen Seiten haben große Reichweite: Natalka hat 10,3 Tsd. Follower und Dana hat 20,8 Tsd. 

Ihr YouTube-Projekt Hot Mamas Show ist zu einem echten Medienhub für offenen Austausch geworden, mit über 3,5 Tsd. Abonnentinnen und Abonnenten. Ihre Inhalte gehen regelmäßig viral; die erfolgreichsten Videos erreichen über 7 Tsd. Aufrufe — ein klarer Beweis dafür, wie groß die Nachfrage nach moderner Sexualaufklärung ist.

Zensur und Krieg: Navigieren unter erschwerten Bedingungen

Die größte Hürde bleibt die Zensur in sozialen Netzwerken. Selbst globale Marken müssen Produkte verpixeln oder mit „Leetspeak“ arbeiten, um Sperren zu vermeiden.

Wenn wir Staubsauger verkaufen würden, kann ich mir gar nicht vorstellen, wo wir heute stünden. In dieser Nische musst du ständig Neues erfinden, nur um sichtbar zu bleiben. Wir haben versucht, Produktreviews auf YouTube zu machen, und wurden fast sofort gesperrt. Selbst Influencer sind oft zu schüchtern für eine Zusammenarbeit; viele sehen das Thema immer noch als Tabu.

Der Krieg macht alles noch komplexer. Natalka erzählt, wie das „Mama-Gehirn“ versucht, sich an die Dauerkrise anzupassen: Trotz Beschuss und Stromausfällen läuft das Business weiter. 

Morgens kann der Beschuss losgehen, und dann sehe ich eine Shopify-Benachrichtigung — eine neue Bestellung. Das Leben geht weiter.

Kundenprofil und Saisonalität

80 % ihrer Kundschaft sind Frauen. Männer hingegen fühlen sich von den Produkten manchmal bedroht. Natalka erinnert sich an eine Situation, in der der Mann einer Freundin ein ungeöffnetes Geschenk wegwarf:

‍Sie sehen Toys oft als Konkurrenz — statt als Verbündete in einer Beziehung.

Auch die Saisonalität bestimmt den Rhythmus des Geschäfts:

• Hochsaison: Dezember, Valentinstag und Sommer.
• Nebensaison: September und Oktober. „Im September ist es ruhig. Niemand denkt an Sex; alle bringen ihre Kinder wieder in die Schule“, sagt Natalka lachend.

Über die Entwicklung des Marktes sagt Natalka:

Als wir angefangen haben, waren die meisten Shops russischsprachig und hatten eine ziemlich peinliche, altmodische Ästhetik. Heute ist die Branche viel ästhetischer und professioneller geworden. Die Nische wächst zwar, aber für Neueinsteiger ist es heute deutlich schwerer, Fahrt aufzunehmen, als es damals für uns war.

Strategie 2026: Skalierung und internationale Expansion

Natalka scherzt, dass ihre persönliche „Skalierung“ im vergangenen Jahr Schwangerschaft und Mutterschaft bedeutete — doch das Business tritt keineswegs auf die Bremse. Das Team prüft derzeit ein Franchise-Modell, um die Reichweite auszubauen.

Ganz oben auf der Prioritätenliste steht der Eintritt in den polnischen Markt. Laut den Gründerinnen ist die Nachfrage bereits eindeutig da: 

Wir sehen, wie viele unserer Leute im Ausland sind. Sowohl die lokale polnische Community als auch Ukrainerinnen und Ukrainer in Polen kaufen aktiv bei uns. Polen hat zwar eigene Shops, aber wir glauben, dass es dort eine bestimmte Zielgruppe gibt, die genau auf unseren besonderen, edukativen Ansatz anspricht.

Finanzmanagement: Vom Notizbuch zur Automatisierung mit Finmap

Die Zeit davor: Manuelle Buchhaltung

In den Anfangstagen lief das Finanzmanagement eher intuitiv als systematisch. Alles wurde manuell in einem Notizbuch festgehalten.

Ich hatte alles im Kopf und in einem einzigen Notizbuch. Ich habe den gesamten Cashflow verwaltet und Dana einfach gesagt: „Bezahl diese Rechnung, hier ist dein Gehalt, und hier ist meins.“ Das war unsere ganze Buchhaltung.

Der Wendepunkt: „Wo ist mein Notizbuch?“

Der Wunsch nach Veränderung entstand, als die Verkäufe schwankten und die Inhaberinnen die Ursachen verstehen wollten, um sich auf die Skalierung vorzubereiten.

Wir wollten professionelle Beratung in Anspruch nehmen, und das Erste, wonach gefragt wurde, waren unsere Daten. Ich suchte nach meinem Notizbuch, merkte aber: Für ein wachsendes Business reicht das nicht mehr. Dana, die immer auf moderne Lösungen drängt, bestand darauf, dass wir alles vereinfachen und automatisieren. So haben wir Finmap entdeckt.

Das Ergebnis: „Ein echter Augenöffner“

Natalka gibt zu, dass sie anfangs skeptisch war, ob sie die nötige Disziplin für die digitale Erfassung aufbringen würde. Doch das Ergebnis hat alles verändert: 

Meine alten handschriftlichen Notizen mit dem zu vergleichen, was wir jetzt haben, ist wie Tag und Nacht. Heute kann ich jederzeit aufs Handy schauen und sehe genau, was passiert. Alle Konten, Grafiken und Trends habe ich direkt in der Hand. Endlich kenne ich unser exaktes Budget — was wir reinvestieren können und was wir zurücklegen können. Diese innere Ruhe ist unglaublich.

Durch die Automatisierung mit Finmap konnten sie ihre tatsächlichen Margen verfolgen, die zwischen 50 % und 100 % liegen, und ein sechsköpfiges Team planen. Als CEO steuert Natalka die Finanzen des Unternehmens heute mit professioneller Präzision und hat jede Transaktion im Blick.

Finmap gehört in jedes Business! — fasst Natalka zusammen.

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