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Wie Finmap Produktionsbetriebe dabei unterstützt, ihre Finanzen in den Griff zu bekommen
150
18 Min.
26.08.2025
Wie Finmap Produktionsbetriebe dabei unterstützt, ihre Finanzen in den Griff zu bekommen
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Oleksandr Solovei
CEO & Co-founder Finmap
Worauf verlassen Sie sich, wenn Sie eine finanzielle Entscheidung treffen müssen?
Ihr Steuerberater arbeitet nach Steuervorschriften. Ihr Produktionsleiter nach Spezifikationen, Schichtplänen und Produktionsplan. Und Sie als Inhaber? Eine Excel-Datei ohne Datum der letzten Aktualisierung? Eine Nachricht vom Lieferanten im Chat? Ein negativer Kontostand?
In der Produktion bewegt sich täglich Geld: Anzahlungen an Lieferanten, Vorschüsse für Mitarbeitende, unzählige kleine Ausgaben, Zahlungen an Dienstleister, Rohstoffeinkäufe, Miete, Kredite … Ohne System wird daraus schnell ein finanzielles Durcheinander.
Schauen wir uns die wichtigsten finanziellen Herausforderungen von Produktionsunternehmen an — und zeigen, wie Finmap hilft, Ordnung in die Zahlen zu bringen, Chaos zu reduzieren und Entscheidungen sicher zu treffen.
Wie Sie die Finanzen Ihrer Produktion in ein System bringen
In Produktionsunternehmen sammeln sich Finanzdaten an Dutzenden Stellen: Bankkonten, CRM mit Aufträgen, Excel-Tabellen mit Produktionsplänen, Lagerverwaltung, Buchhaltung. Oft kommen auch noch private Karten von Inhabern oder Führungskräften dazu.
Das Ergebnis ist ein zersplittertes Bild: Um zu verstehen, was wirklich passiert, müssen Sie manuell Lagerbestände, Lieferantenbestellungen, Kundenzahlungen und Produktionskosten prüfen.
Warum das für Ihr Unternehmen gefährlich ist:
- Kontrollverlust über das Betriebskapital — jederzeit kann sich herausstellen, dass weniger Geld auf dem Konto ist als erwartet.
- Risiko von Liquiditätslücken — Rohstoffe und Fixkosten werden bezahlt, bevor Kundenzahlungen eingehen.
- Fehler in der Kostenkalkulation — mit unvollständigen Daten lässt sich die tatsächliche Rentabilität einzelner Aufträge oder Produktionslinien kaum erkennen.
- Finanzielles Chaos zwischen Abteilungen — Einkauf, Vertrieb und Produktion führen ihre eigenen Listen, sodass der Inhaber nie eine gemeinsame Wahrheit in den Zahlen sieht.
- Die Zeit des Inhabers wird verschwendet — statt das Unternehmen weiterzuentwickeln, müssen Tabellen zusammengeführt und Kontostände geprüft werden.
Jedes Konto im Griff — von der Bank bis zum Lager
Der erste Schritt zu finanzieller Transparenz besteht darin, alle Unternehmenskonten in einem System zusammenzuführen.
In Finmap können Sie hinzufügen:
- Bankkonten, Einzelunternehmerkonten, Kassen, Karten — und deren Salden in Echtzeit sehen. Nutzen Sie Integrationen mit Banken und Zahlungssystemen, um die Datenerfassung zu automatisieren, sowie Kontoauszugsimporte für Banken ohne direkte Integration.
- Verantwortlich verwaltete Gelder — um Geld nachzuverfolgen, das vorübergehend bei Mitarbeitenden liegt. Fügen Sie Teammitglieder hinzu und vergeben Sie flexible Zugriffsrechte, um zu verstehen, wie jede Abteilung oder jeder Bereich mit Unternehmensgeldern umgeht.
- Ein virtuelles Lagerkonto — das den Wert verfügbarer Produkte oder Rohstoffe in Geldbeträgen zeigt. Verfolgen Sie Lagerbewegungen finanziell und schreiben Sie nur die Kosten der tatsächlich verwendeten Materialien ab.
So sehen Sie sofort, wie viel Geld gerade verfügbar ist, wo es liegt und welcher Teil im Lager „gebunden“ ist. Salden werden automatisch und regelmäßig aktualisiert, und Sie können jede Zahl in Sekunden prüfen — von jedem Gerät und von überall auf der Welt.
Verbinden Sie die Tools, die Ihr Geld beeinflussen — und schaffen Sie volle Transparenz
Für ein vollständiges Finanzbild reichen Kontostände allein nicht aus — Sie müssen auch alle finanziellen Prozesse verstehen, die gerade laufen. In Finmap ist das dank einer offenen API möglich.
Sie können Finmap verbinden mit:
- Ihrem CRM-System — damit Deals automatisch in die Finanzübersicht übernommen werden;
- Ihrer Lagerverwaltung — um Einkäufe, Rohstoffabschreibungen und deren Einfluss auf den Cashflow zu erfassen;
- Buchhaltung, Dokumentenmanagement oder anderen Services — wenn Sie weitere Geschäftsprozesse abbilden möchten.
Die Integration kann eigenständig eingerichtet werden oder mit Unterstützung eines offiziellen Finmap-Integrationspartners, der das System an Ihre Unternehmensstruktur anpasst.
Das Ergebnis ist ein einheitliches System, das alles zusammenführt, was Ihre Finanzen beeinflusst: Verkäufe, Ausgaben, Lager, Verbindlichkeiten und Forderungen. Im Zentrum steht Finmap — die wichtigste verlässliche Quelle für alles rund um Ihr Geld.
Kontrolle über Zahlungen von Kunden und an Lieferanten
In der Produktion bewegen sich Geldflüsse selten im gleichen Takt: Rohstoffe, Logistik und Gehälter sind bereits bezahlt — während der Kunde erst in 15–30 Tagen oder noch später überweist.
So entstehen Liquiditätslücken: Geld ist im Unternehmen unterwegs, aber nicht auf dem Konto verfügbar.
Gleichzeitig ist es schwierig, Abrechnungen unter Kontrolle zu behalten. Manche Kunden zahlen verspätet, andere bitten um längere Zahlungsziele. Lieferanten dagegen verlangen Anzahlungen und arbeiten mit festen Fristen.
Ohne systematisches Management übersieht man schnell eine offene Forderung, verwechselt Zahlungstermine oder verliert sogar das Vertrauen eines Partners.
Das führt dazu:
- Sie wissen nicht, wer Ihnen wie viel schuldet — statt einer klaren Schuldnerliste müssen Sie Chats oder Tabellen durchsuchen.
- Sie verpassen eine Zahlung und riskieren einen Lieferanten — weil Verpflichtungen ohne zentralen Zahlungskalender untergehen.
- Dienstleister melden sich, bevor Sie überhaupt an die Rechnung denken — das schadet Ihrer Reputation und erschwert die weitere Zusammenarbeit.
- Sie wissen nicht, wann Geld eingeht und wie Sie Auszahlungen planen sollen — alles basiert auf Bauchgefühl statt auf Zahlen.
Um nicht in die Falle von Liquiditätslücken zu geraten und die Kontrolle über Abrechnungen zu verlieren, sollten Sie sich auf drei wesentliche Schritte konzentrieren.
Das sollten Sie konkret einführen — und so funktioniert es in Finmap:
Warum lohnt es sich, den DSO zu berechnen?
DSO beantwortet eine einfache, aber entscheidende Frage: Wie viele Tage nach einem Verkauf landet das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto?
Je höher der DSO, desto größer der Druck auf Liquidität und Betriebskapital.
Eine Studie der Kaplan Group zeigt:
42 % der Unternehmen haben einen DSO von über 46 Tagen; bei großen Herstellern liegt dieser Anteil sogar bei 70 %.
Wenn sich diese Kennzahl verlängert, ist das nicht nur „Schuld auf dem Papier“ — es ist echtes Geld, das Sie nicht für Rohstoffe, Gehälter oder Wachstum einsetzen können.
DSO-Richtwerte für verschiedene Produktionsbereiche:
Wenn Sie den DSO kontrollieren, kontrollieren Sie Ihre Liquidität. Wenn nicht, arbeiten Sie im Minus — selbst wenn auf dem Papier Gewinn steht.
Was den Gewinn in der Produktion wirklich antreibt
In Produktionsunternehmen ist es oft schwer zu erkennen, welche Produkte, Aufträge oder Geschäftsbereiche tatsächlich Gewinn bringen.
Der Grund ist fehlende Detailerfassung nach Kostenstellen, Verantwortungsbereichen oder Projekten. Direkte und indirekte Kosten — Einkäufe, Gehälter, Logistik, Miete — landen oft auf einem allgemeinen Produktionskonto, ohne Aufschlüsselung nach Produkttyp oder Kundenauftrag.
Die Folge:
- Verlustbringende Produkte „verstecken“ sich zwischen profitablen Produkten und verzerren das Finanzbild.
- Budget fließt in unrentable Linien, die keine Marge bringen.
- Managemententscheidungen werden nach Gefühl getroffen, ohne belastbare Analysen.
Das ist ein systemisches Problem, das Profitabilität auffrisst — selbst wenn Produktions- oder Verkaufsvolumen wachsen.
Laut McKinsey:
Rund 40 % der Führungskräfte verkleinern ihr Produktportfolio, um Komplexität zu reduzieren und die Gesamtprofitabilität zu steigern.
Solche Entscheidungen lassen sich nicht auf Basis von Intuition oder „Bauchgefühl“ treffen — dafür braucht es harte Daten.
Wie Finmap hilft, wirksame projektbasierte Auswertung aufzubauen
Genau dafür gibt es den Projektbericht in Finmap. Sie sehen jeden Geschäftsbereich mit seinen Bestandteilen — den Teilprojekten — als eigene finanzielle Einheit: Umsatz, Ausgaben, Kosten, operativer Gewinn und Rentabilität.
Ein Projekt ist nicht nur ein Geschäftsbereich — in Ihrem Unternehmen kann es auch sein:
- Ein bestimmter Produkttyp — zum Beispiel Küchenmöbel, Kinderbetten oder Metallkonstruktionen.
- Eine Charge für einen bestimmten Kunden — ein Einzelauftrag mit eigenem Budget, eigenen Fristen und Ausgaben.
- Ein Testlauf eines neuen Produkts — um zu prüfen, ob sich eine Skalierung wirtschaftlich lohnt.
- Ein Vertrag oder eine Ausschreibung — etwa die Lieferung an einen öffentlichen Auftraggeber.
- Auftragsfertigung — wenn das Unternehmen für andere Hersteller unter deren Marke produziert.
- Eine eigene Abteilung oder Produktionslinie — um die Effizienz verschiedener Teams zu bewerten.
Die Bedeutung projektbasierter Auswertung ist mehr als Theorie. Forschung von ScienceDirect bestätigt, wie unterschiedlich Produkte die Profitabilität eines Unternehmens beeinflussen:
Typischerweise erwirtschaften nur etwa 20 % der Produkte eines Produktionsunternehmens mehr als 150 % seines Gewinns. Das bedeutet: Die übrigen 80 % bringen wenig Gewinn — oder verursachen sogar Verluste.
Können Sie klar beantworten, welche Produkte in Ihrer Produktion das meiste Geld verdienen?
Ein finanziell starkes Produktionsunternehmen definiert sich nicht über Gesamtumsatz, sondern über Analysen, die zeigen, was skaliert werden sollte — und was gestrichen werden muss.
Vom Excel-Chaos zur systematischen Kontrolle: die Geschichte von Practik
PRACTIK ist ein ukrainischer Hersteller von innovativem Futter für Hunde und Katzen und positioniert sein Produkt als vollwertige Mahlzeit — nicht nur als Tierfutter. Um einen hohen Qualitätsstandard sicherzustellen, baute das Unternehmen zwei Werke in der Ukraine von Grund auf neu auf. Dadurch konnte es jede Produktionsstufe intern kontrollieren.
Das Unternehmen arbeitet in zwei Bereichen — Katzenfutter und Hundefutter. Jeder Bereich hat eigene Produktlinien, die laufend aktualisiert und verbessert werden.
Vor der Einführung von Finmap versuchte das Unternehmen, seine Finanzen in Excel zu verwalten. Doch mit dem Wachstum des Geschäfts und der steigenden Zahl an Einnahmequellen kamen die Tabellen nicht mehr mit — es wurde unmöglich, den Prozess zu automatisieren und das Gesamtbild zu sehen.
Automatisierung war aber nicht das einzige Problem. Es gab tieferliegende Gründe für den Wechsel zu systematischem Finanzmanagement:
- Cashflows ließen sich manuell nicht mehr nachverfolgen — Einnahmen aus verschiedenen Bereichen wurden ohne Aufschlüsselung in einem Strom vermischt.
- Keine zentrale Analyse für Entscheidungen — Ausgaben wurden nicht in einem einheitlichen System erfasst.
- Unsicherheit über Salden und verfügbare Mittel für Investitionen — verfügbare Ressourcen ließen sich schwer prognostizieren.
- Verschiedene Geschäftsbereiche — ein System: Immobilienvermietung, Investitionen und B2C-Verkäufe brauchten eine einheitliche Finanzoberfläche.
- Bedarf an Delegation — Finanzen wurden von einem der Partner betreut, was das Wachstum begrenzte.
Nachdem das Unternehmen beschlossen hatte, systematische Finanzkontrolle einzuführen, wandte es sich an einen Finanzmanager aus dem Finmap-Team. Er half, die passende Managementstruktur aufzubauen und zentrale Prozesse einzurichten — unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Geschäfts.
Danach wurden Finanzkontrolle und -management an die interne Spezialistin Nataliia delegiert. Heute ist sie für die Finanzen verantwortlich und teilt ihre Erfahrung mit Finmap:
Seit wir alle Geldeingänge und -ausgänge an einem Ort sehen, sind Entscheidungen viel einfacher geworden. Jetzt verstehen wir, wie viel Geld verfügbar ist, wo Überausgaben entstehen und wie sich Preise von Monat zu Monat verändern.
Was sich nach dem Wechsel zu Finmap verändert hat
Mit Finmap bekam das Unternehmen nicht nur ein bequemes Tool, sondern ein vollwertiges System für Finanzmanagement. Das hat sich in der Praxis verändert:
- Nach der Einführung von Finmap gewann Practik volle Kontrolle über seine Finanzen. Heute sind alle Ein- und Auszahlungen in einem System — mit klaren Analysen und transparenten Salden.
- Das Management sieht, wie viel Geld für Investitionen verfügbar ist, wo Überausgaben entstehen, wie sich Einkaufspreise verändern — und trifft Entscheidungen auf Basis von Zahlen statt Annahmen.
- Finanzprozesse wurden systematisch: Jeden Monat prüft das Team Berichte, analysiert Ausgaben und plant das Budget anhand erkennbarer Trends.
- Liquiditätslücken kommen nicht mehr überraschend — sie werden eingeplant, und das Unternehmen ist darauf vorbereitet. Durch die Delegation der Finanzkontrolle konnten sich die Inhaber außerdem auf die Expansion konzentrieren.
Mit Finmap haben wir Ordnung in die Zahlen gebracht — und gleichzeitig in das gesamte Unternehmen. Das gibt uns Sicherheit, Stabilität und die Möglichkeit, weiter voranzukommen. — fasst das Practik-Team zusammen
Finmap — ein Tool für Kontrolle, Sicherheit und Wachstum
Finanzmanagement beantwortet alltägliche Fragen:
- Können wir diesen Einkauf heute tätigen?
- Reicht das Geld für die Gehälter?
- Welches Produkt sollten wir in der Produktion skalieren — und welches einstellen?
In der Produktion sind solche Entscheidungen teuer. Und Fehler passieren nicht wegen fehlender Erfahrung — sondern wegen fehlender Daten.
Finmap hilft, alle Finanzinformationen in einem System zusammenzuführen, das Bild in Echtzeit zu sehen, Prognosen zu erstellen und kritische Fehler zu vermeiden. Deshalb entscheiden sich Unternehmen für Finmap, die strukturiert wachsen wollen — statt im Blindflug.
Buchen Sie eine kostenlose Beratung mit einem Finmap-Spezialisten und sehen Sie, wie das in Ihrem Unternehmen funktionieren kann.
Häufig gestellte Fragen
1. Warum von Excel weggehen, wenn es funktioniert?
Excel liefert keine aktuelle Übersicht — Daten veralten schnell, Informationen aus mehreren Quellen lassen sich schwer zusammenführen, und Automatisierung fehlt. Bis zu einem gewissen Punkt funktioniert es, danach bremst es Wachstum aus.
2. Woher weiß ich, wie viel Geld ich investieren kann und wie viel ich für laufende Kosten zurücklegen muss?
Sie brauchen ein System, das verfügbare Salden und künftige Verpflichtungen zeigt. So treffen Sie fundierte Investitionsentscheidungen, ohne Ihre Zahlungen zu gefährden.
3. Unsere Rohstoffpreise ändern sich ständig. Wie verfolgen wir, wann und warum Kosten steigen?
Regelmäßige, strukturierte Kostenerfassung hilft Ihnen, Einkaufstrends zu beobachten und rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren.
4. Wie finden wir heraus, wo Geld verloren geht, wenn der Umsatz stabil ist, der Gewinn aber nicht wächst?
Sie brauchen eine Auswertung, die Ausgaben nach Kategorien und Geschäftsbereichen zeigt. So erkennen Sie Überausgaben, versteckte Kosten oder ineffiziente Prozesse.
5. Kann Finanzmanagement delegiert werden, wenn das Unternehmen keinen CFO hat?
Ja. Entscheidend ist, die Kontrollstruktur richtig aufzusetzen. Danach kann eine verantwortliche Person das Management übernehmen — zum Beispiel Buchhaltung, Assistenz oder Office Management. Die Geschäftsführung erhält dann Berichte in einem praktischen Format.
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